15.05.2023
4 Powerhacks für die perfekte Volltextsuche

Mit der Volltextsuche in DocuWare finden Sie Dokumente so schnell und flexibel wie Informationen im Web. Hier erfahren Sie, mit welchen Tricks Sie die Trefferlisten einer Volltextsuche optimal verfeinern.
Jeder Suchdialog in DocuWare enthält standardmäßig das Suchfeld Volltext, wenn für das Archiv, in dem gesucht wird, die Volltextsuche aktiviert ist.
Wie bei einer Suchmaschine im Internet können Sie hier beliebige Begriffe eingeben, um nicht nur die Indexbegriffe, sondern den gesamten Inhalt aller Dokumente im Archiv zu durchsuchen.

Sobald Sie ein Dokument aufrufen, erkennen Sie die im Dokument gefundenen Begriffe an farbigen Markierungen. Der erste im Dokument gefundene Suchbegriff ist rot markiert, alle weiteren gelb. So sehen Sie sofort, in welchem Kontext die Suchbegriffe stehen.

Die Volltextsuche bietet maximale Flexibilität für eine schnelle Suche, kann aber zu sehr langen Trefferlisten führen. Oder es werden keine Treffer angezeigt, weil der Suchbegriff im Suchfeld anders geschrieben wurde als im Dokument.
Nutzen Sie in solchen Fällen die folgenden Tipps, um die Ergebnisse der Volltextsuche einzugrenzen.
1. Nach Wortfolgen suchen
Mit der Phrasensuche können Sie gezielt nach zusammenhängenden Wortfolgen in Dokumenten suchen. Geben Sie dazu im Feld Volltext die gesuchten Begriffe in Anführungszeichen ein: Wenn Sie z.B. nach "Frosch groß" suchen, werden nur Dokumente angezeigt, die genau diese Wortfolge enthalten.

2. Logische Operatoren einsetzen
Mit den Operatoren AND, OR und NOT können Sie mehrere Suchbegriffe logisch miteinander verknüpfen, um eine Volltextsuche gezielt einzuschränken. Geben Sie z.B. München Messe AND 2022 OR 2023 ein, werden alle Dokumente angezeigt, die die Begriffe München, Messe, 2022 oder München, Messe, 2023 enthalten. Mit NOT schließen Sie Begriffe aus.

3. Volltext- und Schlagwortsuche kombinieren
Darüber hinaus können Sie das Volltextfeld wie gewohnt mit anderen Indexfeldern kombinieren. Wenn Sie z.B. nur Dokumente benötigen, die in einem bestimmten Zeitraum abgelegt wurden, grenzen Sie diesen Zeitraum über die Datumsfelder ein und nutzen das Volltextfeld für inhaltliche Suchbegriffe.

4. Platzhaltersuche mit ? und *
Wenn Sie die Schreibweise eines Suchbegriffs nicht genau kennen, ersetzen Sie einfach ein einzelnes Zeichen durch ein Fragezeichen oder mehrere Zeichen durch ein Sternchen: So findet die Suche nach Ma?r Dokumente, in denen Mair und Mayr vorkommen, weil das Fragezeichen genau ein Zeichen ersetzt. Die Suche nach Ma*r hingegen findet neben Mair und Mayr auch Mayer und Maier, da das * beliebig viele Zeichen ersetzt.
