23.01.2023

Alleskönner Stempel: Ganz einfach eingerichtet

Stempel in DocuWare können viel mehr als ihre analogen Vorgänger: Sie lassen sich ein- und ausblenden, steuern Abläufe oder dienen als Unterschrift. Und das Beste: Sie sind im Handumdrehen erstellt und können auf Wunsch von vielen Kolleginnen und Kollegen genutzt werden.

Voraussetzung

In der Standardeinstellung kann jeder DocuWare-Benutzer Stempel für sich selbst anlegen, z.B. mit eingescannter Unterschrift. Um Stempel auch für Kollegen nutzbar zu machen, benötigen Sie das Funktionsrecht Stempel konfigurieren (DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung).

Los geht‘s

Öffnen Sie über das DocuWare-Hauptmenü die DocuWare-Konfiguration und klicken dort im Bereich Zusammenarbeit auf das Stempel-Symbol. Die Schaltfläche Neuer Stempel fordert Sie auf, eine Entscheidung zu treffen: Textstempel oder Bildstempel. Wie der Name schon sagt, enthält der Bildstempel ein Bild, zum Beispiel das Firmenlogo, eine eingescannte Unterschrift oder einfach ein Häkchen-Symbol. Als Formate werden PNG, JPG und GIF unterstützt. Ein Textstempel kann verschiedene Arten von Text enthalten: fest vorgegebenen Text, Texteingabefelder und Felder mit hinterlegten Auswahllisten. Beide Stempelarten können mit Datum, Uhrzeit und Benutzername versehen werden, also mit Informationen darüber, wann und von wem der Stempel gesetzt wurde.

Bildstempel

Fügen Sie die Bilddatei einfach per Drag&Drop in die Konfiguration ein. Mit der Option Transparent entfernen Sie den Hintergrund, so dass die weiße Fläche des Stempels später nicht das Dokument überdeckt.

Wenn der Stempel die Indexierung nicht verändern soll und nur für Sie bestimmt ist, sind Sie schon fertig. Speichern Sie die Konfiguration, laden Sie den Web Client im Browser neu (Browser Refresh oder F5) und schon ist der Stempel im Viewer einsatzbereit:

Ein kleiner rechtlicher Hinweis am Rande:
Dieser Signaturstempel gilt als einfache Signatur. Wenn Sie fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen benötigen, nutzen Sie bitte den DocuWare Signature Service.

Textstempel

Wie bereits erwähnt, kann ein Textstempel mehrere Arten von Text enthalten:

  • Fester Text: Diesen geben Sie einfach in das Designer-Feld ein. Im rechten Bereich Primäre Stempelschrift legen Sie die Schriftart und-größe fest.
  • Texteingabefeld: Klicken Sie auf Benutzereingabe hinzufügen, geben Sie dem Feld eine Bezeichnung und wählen als Feldtyp Text. Bei Bedarf können Sie noch eine Feldmaske auswählen, z.B. für IBAN oder ähnliches.
  • Eintrag aus Auswahlliste: Auch hier beginnen Sie mit Benutzereingabe hinzufügen und geben Sie dem Feld eine Beschriftung. Als Feldtyp nehmen Sie aber Auswahlliste und wählen eine aus Ihrem System aus.

Was der Benutzer beim Setzen des Stempels eingibt oder auswählt, kann für die Indexierung des Dokuments verwendet werden. Das bringt uns zum nächsten Schritt der Konfiguration.

Indexierung

Die Einstellungen hier sind besonders wichtig für Stempel, die Dokumente durch Prozesse leiten sollen.

Beispiel:
Sie verwenden einen Stempel mit hinterlegter Auswahlliste, um Rechnungen dem entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen zuzuordnen. Beim Setzen des Stempels muss der Benutzer die entsprechende Kostenstelle aus der Liste auswählen. Der Wert wird dann in das entsprechende Indexfeld geschrieben und die Rechnung erscheint sofort in der Liste des Kostenstellenverantwortlichen zur weiteren Bearbeitung. Zusätzlich muss der Status der Rechnung geändert werden.

Um die Indexierung zu konfigurieren, wählen Sie zuerst das Archiv und dann die betreffenden Indexfelder aus. In diesem Fall soll das Indexfeld ‚Kostenstelle‘ mit der Benutzereingabe über die Auswahlliste des Stempels gefüllt werden, das Indexfeld ‚Status‘ erhält den festen Wert ‚zur Freigabe‘.

Verhalten

In diesem Schritt legen Sie z.B. fest, ob das Dokument nach dem Stempeln geschlossen werden soll und ob der Stempel als Unterschrift verwendet werden soll. Die Infotexte neben dem i-Symbol erläutern die Details der einzelnen Optionen.

Berechtigungen

Wie bei anderen DocuWare-Konfigurationen können Sie Stempel Benutzern direkt oder über Profile zuweisen. Als zusätzliche Sicherheitsoption gibt es den Passwortschutz. Beim Setzen des Stempels muss der Benutzer dann sein DocuWare-Passwort eingeben. Wenn Sie Single-Sign-On für die ‚normale‘ Anmeldung an DocuWare verwenden, beachten Sie bitte, dass die Benutzer ihr DocuWare-Passwort unter Umständen nicht kennen.

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