28.02.2024
Arbeiten mit Anmerkungsebenen: Antworten auf die 7 häufigsten Fragen
Ob Stempel, Markierung oder Notiz: Im DocuWare-Viewer können Sie ein Dokument auf bis zu fünf Ebenen mit Anmerkungen versehen und diese flexibel ein- und ausblenden. In diesem Artikel erfahren Sie alles über das Arbeiten mit Anmerkungsebenen.
Was sind Anmerkungsebenen?
Anmerkungsebenen ermöglichen es Ihnen, Stempel, Textmarker & Co. auf ein im Viewer geöffnetes Dokument aufzubringen, ohne das Dokument selbst zu verändern. Die Annotationen erscheinen zwar optisch auf dem Dokument, sind aber von diesem unabhängig. DocuWare stellt insgesamt fünf solcher Ebenen zur Verfügung, die einzeln ein- und ausgeblendet werden können.
Wann sind mehrere Anmerkungsebenen sinnvoll?
Die Verwendung mehrerer Annotationsebenen ist z.B. dann sinnvoll, wenn ein Dokument sowohl mit internen Notizen als auch mit Kundeninformationen versehen werden soll. Verschiedene Abteilungen können Anmerkungen auf unterschiedlichen Ebenen anbringen. Aber auch wenn ein Dokument bereits mit mehreren Stempeln versehen ist, kann es praktisch und übersichtlicher sein, weitere Anmerkungen auf einer neuen Ebene hinzuzufügen. Beim Versenden, Herunterladen und Drucken eines Dokuments aus DocuWare kann dann gezielt entschieden werden, ob und welche Anmerkungsebenen übernommen werden sollen.
Wie kann ich mehrere Anmerkungsebenen verwenden?
Die „Schaltflächen“ zum Ein- und Ausblenden der Anmerkungsebenen befinden sich in der Symbolleiste des Viewers unter “Anzeige”. Um eine Anmerkungsebene ein- oder auszublenden, klicken Sie einfach auf die entsprechende Nummer:
Standardmäßig wird in der Viewer-Symbolleiste nur die Schaltfläche für eine Anmerkungsebene angezeigt. Weitere Anmerkungsebenen können von jedem Benutzer auf einfache Weise hinzugefügt werden. Öffnen Sie dazu im DocuWare-Hauptmenü “Profil und Einstellungen” und wählen Sie den Reiter “Viewer”. Im Bereich “Anzeige” können Sie nun bis zu vier weitere Anmerkungsebenen über das Augen-Symbol aktivieren. Das zentrale Einblenden der Ebenen über die Administration ist nicht möglich.

Auf welcher Anmerkungsebene werden Workflow-Stempel platziert?
Stempel, die bei der Bearbeitung eines Dokuments innerhalb eines Workflows automatisch erzeugt werden, stehen immer auf der ersten Anmerkungsebene.
Wie erkenne ich, welche Anmerkungsebene eingeblendet und zur Bearbeitung aktiviert ist?
Die eingeblendeten Anmerkungsebenen sind an dem hellblauen Hintergrund der entsprechenden Schaltfläche zu erkennen. Ob auf einer Ebene Anmerkungen vorhanden sind, ist an der unterstrichenen Zahl auf der Schaltfläche zu erkennen. Der Editierstift neben der Zahl zeigt an, welche Ebene gerade zur Bearbeitung aktiviert ist.
Im folgenden Beispiel ist Ebene 1 die aktivierte Bearbeitungsebene. Ebene 2 wird ebenfalls angezeigt. Die Ebenen 3, 4 und 5 sind nicht sichtbar. Auf Ebene 3 befinden sich weitere Anmerkungen, die durch Anklicken der Schaltfläche eingeblendet werden.
Wie kann ich steuern, welche Anmerkungsebenen beim Senden übernommen werden?
Beim Versenden, Drucken oder Herunterladen von Dokumenten aus DocuWare können Sie wählen, ob dies mit oder ohne Anmerkungen geschehen soll. Wenn Sie gezielt steuern möchten, welche Anmerkungsebenen übernommen werden, rufen Sie über die Viewer-Symbolleiste die Funktion „Senden“ auf und wählen hier die Option „PDF mit sichtbaren Anmerkungen“.
Über das Kontextmenü der Ergebnisliste, des Briefkorbs, des Ordners oder der Liste steht Ihnen hingegen die Option „Als PDF mit allen Anmerkungen senden“ zur Verfügung.
Welche Berechtigungen gibt es für Anmerkungen und Anmerkungsebenen?
Es gibt verschiedene Rechte für Annotationen, nämlich das Einfügen, Löschen und Ändern von Annotationen sowie das Ausblenden von Stempeln und grafischen Elementen. Alle diese Rechte sind Archivrechte. So ist es beispielsweise möglich, Dokumente im Rechnungsarchiv zu kommentieren, nicht aber im Vertragsarchiv. Für Dokumente im Briefkorb stehen immer alle Anmerkungsfunktionen zur Verfügung.
Die vergebenen Rechte beziehen sich immer auf alle fünf Anmerkungsebenen. Es ist also nicht möglich, Benutzer A nur Rechte für Anmerkungsstufe 1, Benutzer B nur für Stufe 2 usw. zu vergeben.