26.04.2023

Arbeiten wie gewohnt: DocuWare als Windows-Ordner

Sie arbeiten gerne in der Ordnerstruktur von Windows? Dann nutzen Sie diese auch für Ihre DocuWare-Archive und Briefkörbe und lassen sie sich als Windows-Ordner anzeigen. So archivieren Sie Ihre Dokumente einfach per Drag & Drop. Der Windows-Explorer-Client macht’s möglich - und noch viel mehr.

Für Ihre Arbeit mit DocuWare steht Ihnen neben dem Web Client eine zweite Sicht auf Ihre Archive und Briefkörbe zur Verfügung: Mit dem Windows Explorer Client werden sie als Windows-Ordner dargestellt. Ist DocuWare in diese Windows-Struktur eingebettet, können Sie komfortabel mit Ihren Dokumenten arbeiten, ohne Ihre gewohnte Arbeitsoberfläche verlassen zu müssen.

DocuWare als Ordner im Windows-Explorer
DocuWare erscheint in der Ordnerstruktur von Windows als eigener Knoten, darunter sehen Sie Ihre Briefkörbe und Archive.

DocuWare als Ordner im Windows Explorer

DocuWare erscheint in der Ordnerstruktur von Windows als eigener Knoten, darunter sehen Sie Ihre Briefkörbe und Archive.

Über Windows Explorer mit Dokumenten in DocuWare umgehen

Mit DocuWare-Ordnern arbeiten Sie wie mit anderen Ordnern im Windows-Explorer. Sie können sie in den Schnellzugriff oder in das Startmenü legen, Verknüpfungen zu Archiven erstellen, Unterordner für sie anlegen oder Dokumente über das Kontextmenü als E-Mail-Anhang versenden. Der gesamte Funktionsumfang von DocuWare steht Ihnen zur Verfügung.

Um Dokumente in DocuWare abzulegen, haben Sie drei Möglichkeiten:

  • Per Drag & Drop: Sie ziehen Ihre Dokumente in einen Ordner.
  • Per Copy & Paste: Sie kopieren Ihre Dokumente in einen Ordner.
  • Per Speichern unter: In dem Programm, in dem Sie ein Dokument erstellen, wählen Sie mit dieser Funktion den entsprechenden DocuWare-Ordner aus.

Möchten Sie ein in DocuWare abgelegtes Dokument öffnen, bietet Ihnen der Windows-Explorer-Client ebenfalls drei Möglichkeiten:

  • Öffnen im Standardprogramm: Ein Doppelklick auf ein Dokument öffnet es im hinterlegten Standardprogramm, z.B. ein PDF im Adobe Reader oder ein DOCX in Word.
  • Öffnen im DocuWare-Viewer: Mit einem Rechtsklick auf das Dokument wählen Sie im Kontextmenü Öffnen im Web Client Viewer.
  • Öffnen in anderem Programm: Wie gewohnt im Windows Explorer wählen Sie über die Option Öffnen mit... ein bestimmtes Programm zum Öffnen einer Datei aus.

Dieses Kontextmenü erscheint, wenn Sie im Windows Explorer einen Rechtsklick auf ein Dokument machen, das in DocuWare archiviert ist.

Windows Explorer Client einrichten

Den DocuWare Windows Explorer Client installieren Sie oder Ihr Administrator über die DocuWare Desktop Apps direkt auf Ihrem Rechner: Gehen Sie im DocuWare Web Client im Hauptmenü auf Desktop Apps > Desktop Apps installieren. Im Client-Setup wählen Sie dann den Windows Explorer Client aus.

Die Archive, die Sie im Windows Explorer Client nutzen möchten, müssen entsprechend konfiguriert sein. Ihr Administrator richtet dazu im Dialog Ordneransicht die genaue Struktur ein, in der Ihre Archive mit den Dokumenten dargestellt werden sollen. Dabei legt er auch die Indexfelder fest, deren Einträge für die Ordnernamen im Windows Explorer Client verwendet werden.

Client der Wahl nutzen

Ob und wann Sie mit dem Windows Explorer Client oder dem Web Client arbeiten, entscheiden Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen je nach Bedarf. Es handelt sich lediglich um verschiedene Möglichkeiten, auf die gleichen Archive, Briefkörbe und Dokumente zuzugreifen.

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