11.09.2023

Archivsystem: Auf was Sie achten sollten

Archivsystem - das klingt für Sie zunächst nach endlosen Regalreihen, verstaubten Kisten, Akten und flackerndem Neonlicht? Nicht ganz. Natürlich gibt es analoge Varianten der Medienaufbewahrung, aber auch das von moderner Technik geprägte Archivsystem 2.0, das für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen gleichermaßen aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken ist. Welche Archivsysteme es gibt, was sie leisten müssen und welche Vorteile sie bieten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein Archivsystem und welche Arten gibt es?

Ein Archivsystem ist ein unverzichtbares Instrument für die geordnete und effiziente Verwaltung von Informationen, Dokumenten und Medien. Es ermöglicht Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Einrichtungen die langfristige Aufbewahrung, die leichte Auffindbarkeit und die sichere Speicherung in physischer oder digitaler Form. Durch die strukturierte Organisation, die Vergabe von Metadaten und die gezielte Bereitstellung bietet ein Archivsystem zudem die Möglichkeit, wertvolles Wissen zu bewahren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und effizient auf Informationen zuzugreifen.

Je nach Art der zu archivierenden Medien und den individuellen Anforderungen kommen unterschiedliche Arten von Archivsystemen zum Einsatz. Ein Überblick:

Physische Archivsysteme: Diese umfassen die Aufbewahrung physischer Objekte wie Papierdokumente, Bücher, Artefakte oder Fotografien. Sie erfordern oft eine spezielle Lagerung, Schutz und Konservierung, um die langfristige Erhaltung der Objekte zu gewährleisten.

Digitale Archivsysteme: Diese Systeme dienen der Archivierung digitaler Dateien, Dokumente, Multimedia-Inhalte und anderer elektronischer Ressourcen. Diese können in verschiedenen Formaten wie Text, Bild, Audio und Video vorliegen. Digitale Systeme ermöglichen nicht nur eine sichere Speicherung, sondern auch eine effiziente Verwaltung und intelligente Suchfunktionen.

Web-Archivierungssysteme: Diese Systeme erfassen und archivieren Webseiten und deren Inhalte, um eine Momentaufnahme des World Wide Web zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erstellen. Sie sind für die historische und wissenschaftliche Forschung unverzichtbar.  

Bibliotheks-Archivsysteme: Dies sind spezialisierte Archivsysteme, die hauptsächlich für die Verwaltung und Organisation von Büchern, Zeitschriften, wissenschaftlichen Arbeiten und anderen schriftlichen Werken verwendet werden.

Regierungs- und Behördenarchivsysteme: Diese Systeme werden von Regierungsstellen und Behörden zur Archivierung von Regierungsakten, Gesetzen, Verordnungen und historischen Dokumenten verwendet.

Im Folgenden werden wir uns auf die elektronische Archivierung und die entsprechenden Systeme konzentrieren.

Warum ist ein Archivsystem wichtig?

Ein Archivsystem spielt für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen gleichermaßen eine wichtige Rolle und sorgt für:

Compliance und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Viele Branchen müssen gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und Dokumenten erfüllen. Ein Archivsystem hilft dabei, die strengen betrieblichen Standards in Bezug auf Dokumentensicherheit, Datenschutz, Aufbewahrungsrichtlinien und Offenlegung von Informationen zu erfüllen.

Rückverfolgbarkeit und Transparenz
Ein Archivsystem macht den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments lückenlos nachvollziehbar. Es ist möglich, auf frühere Versionen zuzugreifen, Änderungen rückgängig zu machen oder ältere Versionen wiederherzustellen. Dies verbessert nicht nur die Revisionssicherheit, sondern auch die gesamte Koordination des gemeinsamen Zugriffs auf Dokumente oder Dateien.

Wissensmanagement
Unternehmen sammeln im Laufe der Zeit eine Fülle von Wissen und Informationen an. Ein effektives Archivierungssystem organisiert dieses Wissen und macht es den Mitarbeitenden langfristig zugänglich. So gehen keine wertvollen Informationen verloren.

Ressourceneffizienz
Durch die systematische Organisation von Dokumenten und Informationen werden weniger Zeit und Ressourcen für die Suche und Verwaltung benötigt. Das steigert die Effizienz der Mitarbeitenden, spart Zeit und senkt langfristig die Kosten.

Geschäftskontinuität
Ein Archivierungssystem hilft, wichtige Dokumente und Informationen bei Notfällen, Naturkatastrophen, Cyberangriffen oder anderen Störungen zu sichern. So kommen Unternehmen nach einer Krise schnell wieder auf die Beine.

Kooperation und Kommunikation
Ein gut organisiertes Archivsystem fördert die Zusammenarbeit und den Informationsfluss, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort auf relevante Dokumente und Informationen zugreifen können. Gerade in Zeiten hybrider Arbeit ist dies ein unverzichtbarer Faktor.

Worauf kommt es bei der Auswahl an?

Ein geeignetes Archivsystem besteht zunächst aus drei Komponenten:

  • Der entsprechenden Hardware, bestehend aus einem Archivserver und einem geeigneten Speichersystem. Alternativ bietet sich eine Cloud-Lösung an, die flexibler und besser skalierbar ist.
  • Archivsoftware, idealerweise ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Suite für Enterprise Content Management (ECM).
  • Geeignete Dateiformate für die Archivierung. Hier empfiehlt sich die Beschränkung auf Standardformate, da so in der Regel auch nach vielen Jahren noch ein Zugriff möglich ist und eine Migration der Dokumente vermieden werden kann.

Die Archivierungssoftware, die entweder inhouse oder flexibel in der Cloud betrieben wird, muss in der Lage sein, zu archivierende Dokumente aus unterschiedlichen Kanälen zu verarbeiten - beispielsweise gescannte Papierdokumente, elektronisch erzeugte PDFs oder E-Mails und deren Anhänge. Die Dokumente und Informationen werden dann sicher, geordnet und jederzeit auffindbar gespeichert. Darüber hinaus sollte es möglich sein, Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und Projekten übersichtlich an einem Ort zu bündeln.  

Als Teilkomponenten einer DMS- oder ECM-Lösung ist es zudem relevant, die zu archivierenden Dokumente möglichst automatisch zu verschlagworten und die Dokumente so aufzubereiten, dass aus ihren Inhalten Metadaten gewonnen werden können. Die enthaltenen Texte werden entweder während der Bearbeitung hinterlegt oder - beispielsweise bei gescannten Dokumenten - nachträglich mit Hilfe intelligenter OCR-Technologie ergänzt. Über eine integrierte Suchfunktion können die archivierten Dokumente dann über Schlagworte oder per Volltextsuche gefunden werden.  

Stichwort Revisionssicherheit: Über ein detailliertes Berechtigungssystem steuert und protokolliert das Archivsystem, wer zu welchem Zeitpunkt auf Dokumente und Informationen zugreifen und diese bearbeiten oder löschen darf. Falls eine Bearbeitung erfolgt ist, kann diese jederzeit anhand der entsprechenden Dokumentversionen nachvollzogen werden.

Und last but not least - gerade im digitalen Bereich sorgen die Schnelllebigkeit und immer neue Innovationen für Herausforderungen. So verlieren manche Dateiformate an Popularität, können nicht mehr von jeder Software gelesen werden oder sind nicht ausreichend gegen Datenverlust geschützt. Ein Archivsystem muss sich daher langfristig an neue Techniken, Standards, aber auch an neue Gesetze und Richtlinien anpassen können und die Lesbarkeit und Verfügbarkeit der Informationen sicherstellen.

Wie lässt ein digitales Archivsystem implementieren?

Die Implementierung eines digitalen Archivierungssystems erfordert sorgfältige Planung, geeignete Ressourcen und Technologien. Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, die bei der Implementierung eines digitalen Archivierungssystems zu beachten sind:

1. Bedarfsanalyse
Ermitteln Sie Ihre spezifischen Anforderungen. Welche Materialien sollen archiviert werden? Welche Zugriffsrechte werden benötigt? Welche Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien sind zu berücksichtigen?

2. Auswahl der Technologie
Wählen Sie die geeignete Software bzw. Plattform aus. Dies kann ein spezialisiertes Archivsystem, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine spezielle Datenbank sein.

3. Definition der Metadatenstruktur
Entwickeln Sie eine klare Struktur für Metadaten, um Informationen, Dokumente und Medien effizient zu organisieren und zu identifizieren. Metadaten sind z.B. Titel, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Beschreibung oder Schlagwörter.

4. Datenmigration
Wenn Sie bereits über physische oder digitale Materialien verfügen, müssen Sie in der Lage sein, diese in das neue Archivsystem zu migrieren. Dies kann die Konvertierung von Formaten und die Erfassung von Metadaten beinhalten.

5. Zugriffsrechte und Sicherheit
Definieren Sie klare Zugriffsrechte für verschiedene Benutzergruppen. Welche Nutzer haben Lese- und Schreibrechte? Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Zugriffsprotokollierung.

6. Schulung und Einführung
Bieten Sie Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, damit diese das Archivsystem richtig nutzen können. Erklären Sie dabei Funktionalitäten, Zugriffsrechte und Best Practices.

7. Tests
Führen Sie umfassende Tests des Systems durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Starten Sie das Archivsystem in einer eingeschränkten Umgebung, um Benutzerfeedback zu sammeln und mögliche Probleme zu identifizieren. Der nächste Schritt ist die Skalierung.

8. Wartung und Aktualisierung
Halten Sie das System regelmäßig auf dem neuesten Stand und sorgen Sie für eine effiziente Backup- und Disaster-Recovery-Strategie, damit Ihre archivierten Dokumente und Informationen im Falle eines Datenverlusts oder eines Notfalls geschützt sind.

Fazit

Was auf den ersten Blick wenig spannend klingt, ist für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen ein wichtiges Werkzeug zur effizienten Verwaltung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten. Archivsysteme leisten damit einen wesentlichen Beitrag zu Produktivität und Effizienz, Wissensmanagement und Datensicherheit.

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