03.08.2023
Aus analog wird digital: So gelingt die Prozessdigitalisierung
In Zeiten des digitalen Wandels ist die Digitalisierung von Prozessen ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um effizienter, transparenter und wettbewerbsfähiger zu werden. Die Umstellung von manuellen Prozessen auf digitale Workflows bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Wie Prozessdigitalisierung funktioniert, was es dabei zu beachten gilt und warum die richtige Software der Grundstein für den Erfolg ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Die Prozessdigitalisierung beschreibt die Umwandlung analoger oder manueller Geschäftsprozesse in digitale Workflows. Dabei werden Informationen, Dokumente und Daten elektronisch erfasst, verarbeitet und gespeichert. Hauptziele der Prozessdigitalisierung sind die Steigerung der Effizienz, Transparenz und Produktivität im Unternehmen, die Minimierung von Fehlern und die Verbesserung der Zusammenarbeit. Innovative Technologien und Softwarelösungen unterstützen Unternehmen bei der Transformation und helfen, sich an die Anforderungen der digitalen Welt anzupassen.
Welche Vorteile bietet Prozessdigitalisierung?
Digitale Prozesse sind wichtig, um die eigene Zukunftsfähigkeit zu sichern. Konkret profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen
Kundenerwartungen erfüllen
Ob B2B oder B2C, die Digitalisierung hat großen Einfluss auf nahezu alle Branchen. Damit steigen auch die Ansprüche der Kunden - sei es an ein innovatives Kundenerlebnis oder an nahtlose, digitale Prozesse bei der Kaufabwicklung. Unternehmen müssen sich diesen Bedürfnissen stellen und sicherstellen, dass sie die Erwartungen ihrer Kunden nicht nur erfüllen, sondern sie auch langfristig an sich binden.
Wettbewerbsfähig bleiben
Märkte verändern sich schneller als je zuvor. Alte Geschäftsmodelle, die jahrzehntelang erfolgreich waren, werden überholt und durch neue ersetzt. Manuelle, repetitive Prozesse haben dabei ausgedient, denn sie bieten nicht mehr die notwendige Agilität und Flexibilität. Wer also langfristig im Wettbewerb bestehen will, muss auf anpassungsfähige, digitale Prozesse umstellen.
Attraktivität für Fachkräfte
Der Fachkräftemangel und der damit verbundene „War for Talents“ sind allgegenwärtig. Hier haben die Unternehmen die Nase vorn, die ihren Mitarbeitenden ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld bieten - gerade für Millennials und die Generation Z ein entscheidendes Kriterium.
Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Eingefahrene, analoge Prozesse oder manuelle, repetitive Tätigkeiten führen häufig zu Frustration. Digitale und automatisierte Prozesse schaffen Abhilfe und Raum für strategische oder kreative Aufgaben. Unternehmen profitieren zudem von motivierteren und produktiveren Mitarbeitenden. Zudem können Teams im Rahmen moderner hybrider Arbeitskonzepte problemlos von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Sie profitieren von einer besseren Work-Life-Balance und sind insgesamt zufriedener.
Welche Herausforderungen gilt es zu beachten?
Auch wenn die Vorteile der Prozessdigitalisierung überwiegen, gibt es einige Herausforderungen, die mit einer durchdachten Digitalisierungsstrategie leicht zu bewältigen sind. Ein Überblick:
- Widerstand gegen Veränderungen seitens der Mitarbeiter, die an gewohnten Arbeitsweisen festhalten wollen
- Nahtlose Integration neuer Softwarelösungen und Technologien in bestehende Systeme
- Reibungslose Datenmigration bei der Umstellung von analogen auf digitale Prozesse
- Datenschutzverletzungen und Sicherheitsrisiken durch die vermehrte Speicherung und Verarbeitung von Daten
- Hohe Investitionen durch die Anschaffung neuer Softwarelösungen, Lizenzen oder die Schulung von Mitarbeitenden
- Abhängigkeit von technischer Infrastruktur
Wie funktioniert Prozessdigitalisierung?
Die Digitalisierung von Prozessen erfolgt in der Regel in mehreren Phasen, die je nach Unternehmen und Anforderungen variieren können. Um einen reibungslosen Ablauf von Digitalisierungsprojekten zu gewährleisten, werden jedoch folgende Schritte empfohlen:
Analyse und Planung: Im ersten Schritt werden die bestehenden Geschäftsprozesse gründlich analysiert, um manuelle Prozesse, Engpässe und ineffiziente Bereiche zu identifizieren. Diese Analyse bildet die Grundlage für die konkrete Zielsetzung und die anschließende Planung der verschiedenen Digitalisierungsmaßnahmen.
Auswahl geeigneter Software: Ist die Planungsphase abgeschlossen, wählen Unternehmen eine geeignete Softwarelösung aus, die den Anforderungen der digitalen Prozesse gerecht wird. Dabei ist darauf zu achten, dass sich bestehende Systeme gut in die neue Lösung integrieren lassen.
Digitalisierung der Daten: In diesem Schritt werden analoge Informationen, Dokumente und Daten in digitale Formate überführt. Dies kann durch das Einscannen von Papierdokumenten, die Eingabe von Daten in elektronische Formulare oder die automatische Erfassung von Informationen erfolgen.
Automatisierung und Workflow-Design: Viele manuelle Prozesse können automatisiert werden. Hier werden die digitalen Prozesse gestaltet und Workflows definiert, die den Ablauf der Aufgaben steuern.
Digitale Kompetenz fördern: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen auf die neuen digitalen Prozesse vorbereitet und entsprechend geschult werden. Dabei geht es vor allem darum, neue Softwarelösungen richtig anzuwenden und zu lernen, mit digitalen Workflows effizient zu arbeiten.
Testphase und Optimierung: Vor der vollständigen Umstellung sollten die digitalen Prozesse getestet und gegebenenfalls optimiert werden. Dabei werden mögliche Fehler und Anpassungsbedarfe identifiziert, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos funktionieren.
Implementierung und Monitoring: Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase werden die digitalisierten Prozesse implementiert. Während der Implementierung werden die Fortschritte überwacht und gegebenenfalls weitere Anpassungen vorgenommen.
Kontinuierliche Optimierung: Die Digitalisierung von Prozessen ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten daher alle digitalen Workflows regelmäßig überprüfen und optimieren, um auch in Zukunft den aktuellen Anforderungen und Entwicklungen gerecht zu werden.
Tipps für einen erfolgreichen Start
Die Digitalisierung aller Prozesse im gesamten Unternehmen klingt nach einer Mammutaufgabe? Das muss nicht sein. Die folgenden Tipps helfen, den richtigen Weg einzuschlagen:
1. Klein anfangen
Beginnen Sie mit kleinen Routineprozessen wie dem Rechnungseingang, um erste Erfahrungen zu sammeln. So gewöhnen sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell an die neue Arbeitsweise. Im nächsten Schritt können Sie weitere Prozesse digitalisieren.
2. Hausaufgaben machen
Nehmen Sie alle relevanten Prozesse kritisch unter die Lupe. Zum einen können Prozesse nur dann effizient digitalisiert werden, wenn alle Arbeitsschritte, Schnittstellen und Beteiligten bekannt sind. Zum anderen gilt: Nur Prozesse, die bereits analog reibungslos funktionieren, werden dies auch digital tun. Beschäftigen Sie sich also intensiv mit dem IST-Zustand, bevor Sie mit der Digitalisierung beginnen.
3. Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein.
Sie wissen oft am besten, welche Prozesse gut laufen und welche Probleme bereiten. Nutzen Sie dieses Wissen und binden Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an ein. So schaffen Sie auch mehr Akzeptanz für neue Tools und Arbeitsweisen.
4. Abteilungsübergreifend denken
In vielen Unternehmen beginnt die Digitalisierung schleichend, zum Beispiel wenn einzelne Abteilungen Lösungen implementieren, die für das Team gut funktionieren, aber nicht unternehmensweit genutzt werden können und so die Zusammenarbeit erschweren. Achten Sie darauf, dass Sie eine Lösung wählen, die abteilungsübergreifend genutzt werden kann und über die notwendigen Schnittstellen verfügt.
Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützen?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist nicht nur eine praktische Softwareanwendung, sondern bildet die Basis für die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen:
Prozesse digitalisieren
Nahezu alle Prozesse beginnen mit oder beinhalten Dokumente. Ein DMS löst den klassischen Austausch von Dokumenten in Papierform vollständig ab und ermöglicht die digitale Weiterleitung, Bearbeitung, Freigabe und Archivierung. So greifen alle Mitarbeitenden auf die gleichen Dokumente zu und Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.
Workflows automatisieren
Die Automatisierung von Prozessen bringt viele Vorteile, wichtig ist jedoch, dass Medienbrüche durch die Verwendung von Papier vermieden werden. Mit Hilfe eines DMS liegen alle Dokumente digital vor und können an andere Anwendungen übergeben werden. So entstehen vollautomatische Workflows - zum Beispiel bei der Rechnungsverarbeitung.
Entscheidungen datenbasiert treffen
Liegen Dokumente und die zugrunde liegenden Daten digital vor, lassen sie sich mit Analysewerkzeugen auswerten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um wichtige Geschäftsentscheidungen datengestützt zu treffen.
Effizienz steigern
Sparen Sie sich die mühsame Suche nach wichtigen Dokumenten. Mit einer intelligenten Suche finden Sie die gewünschten Informationen mit wenigen Klicks.
Mehr Flexibilität
Alle Dokumente stehen rund um die Uhr zur Verfügung - unabhängig vom Standort, über mobile Anwendungen oder im Offline-Modus ohne Internetverbindung. So arbeiten Teams flexibler und einfacher zusammen.
Compliance sicherstellen
Alle Dokumente werden sicher archiviert. So schützen Sie sich nicht nur vor Datenverlust, sondern halten auch Aufbewahrungsfristen sicher ein. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, wer welches Dokument wann und wie bearbeitet hat.
Fazit
Die Digitalisierung von Prozessen ist mehr als nur ein Trend. Sie bietet Unternehmen die Chance, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit deutlich zu steigern. Durch weniger manuelle Tätigkeiten, schnellere Prozesse und bessere Datenverfügbarkeit können Unternehmen ihre Ressourcen besser nutzen und ihren Kunden einen besseren Service bieten.