05.04.2023
Aus jedem Programm: Dokumente per Tastaturkürzel aufrufen
Sie möchten aus Ihrer Finanzbuchhaltung, einem Chat oder einer beliebigen Webseite direkt auf die passenden Dokumente in DocuWare zugreifen? Wir verraten Ihnen, wie Sie Shortcuts definieren, die Rechnungen, Lieferscheine und Co. aus jedem Kontext hervorzaubern.
Zahl oder Wort als Suchbegriff markieren, Tastaturkürzel drücken und schon erscheint das passende Dokument in DocuWare: Die Funktion, die Ihnen das ermöglicht, heißt Highlight Search und lässt sich in wenigen Schritten individuell einrichten. So können Sie beispielsweise alle Dokumente zu einer Rechnungsnummer aufrufen, egal wo Sie sie markiert haben - in Ihrem ERP-System, in Outlook, in einer Excel-Tabelle oder wie hier in Teams:

Markieren, Tastaturkürzel und Dokument erscheint
Welche Kriterien eine Highlight Search auslösen, bestimmen Sie über eine einfache Konfiguration. Die drei Parameter, die Sie für den (fast) magischen Zugriff definieren, sind: ein DocuWare-Archiv, ein Suchdialog und ein Indexfeld. Außerdem legen Sie fest, welche Tastenkombination die Suche auslöst. Das war’s. Passende Dokumente erscheinen, sobald das Indexfeld die markierte Zeichenfolge enthält - also wie bei einer Platzhaltersuche mit Sternchen. Für die oben markierte Rechnungsnummer ergibt die Tastenkombination [Strg] + [Alt] + [R] beispielsweise folgende Treffer:

Eigene Highlight Search einrichten – so einfach geht’s
Die Highlight Search-Funktion ist in jeder DocuWare Cloud-Anwendung enthalten. Kunden mit einem On-Premise-System benötigen das Modul Smart Connect.
- Öffnen Sie die Konfigurationen über das Hauptmenü und klicken Sie im Bereich „Integrationen“ auf „Smart Connect“. Wenn Sie den Button „Smart Connect“ nicht sehen, haben Sie keine Berechtigung. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren DocuWare-Administrator.
- Wählen Sie unter „Neue Konfiguration“ die Option „Highlight Search“:

Wählen Sie nun das Archiv, den Suchdialog und das Indexfeld aus. Definieren Sie auch das Tastaturkürzel nach Ihren Wünschen.

- Über den Reiter „Berechtigungen“ können Sie die Highlight Search weiteren Benutzern oder Rollen zur Verfügung stellen.
- Um die Highlight Search nutzen zu können, muss lediglich die Desktop App Smart Connect installiert und verbunden sein.
Definieren Sie beliebig viele Tastaturkürzel. Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind z.B. eine Highlight-Suche, die alle Dokumente eines Lieferanten aufruft. Oder eine universelle Volltextsuche in DocuWare, die Sie aus jedem Kontext heraus starten können. Ausprobieren lohnt sich!