07.02.2023

Automatisierte Rechnungsverarbeitung: So finden Sie die richtige Lösung!

Finanzabteilungen stehen heute unter großem Druck. Auf der einen Seite verlangen begrenzte Budgets und Ressourcen von den Finanzverantwortlichen fundierte Einblicke und eine klare strategische Ausrichtung, auf der anderen Seite gilt es, die Effizienz und Produktivität zu maximieren, indem Informationen leichter zugänglich gemacht und das Potenzial des eigenen Teams besser ausgeschöpft wird.
Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen, die die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, ermöglichen digitale Arbeitsabläufe. So können Unternehmen ihre Produktivität steigern, die volle Kontrolle behalten und die laufenden Kosten senken. Wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Manuelle, zeitaufwändige und papierbasierte Prozesse

Die Kreditorenbuchhaltung hat weit mehr Aufgaben als nur das Bezahlen von Rechnungen.
Teams gleichen Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen ab, pflegen Lieferantenbeziehungen und verhandeln Kreditkonditionen. Zeitaufwändige, manuelle und papierbasierte Prozesse haben in diesem Szenario nichts zu suchen.

Doch gerade beim Thema Eingangsrechnungen besteht in vielen Unternehmen Handlungsbedarf:

  • Es fehlt die notwendige Transparenz der Abläufe und der zu erledigenden Aufgaben.
  • Daten werden manuell erfasst, oft in unterschiedlichen Programmen. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig.  
  • Dubletten oder falsch ausgestellte Rechnungen gelangen in den Bearbeitungsprozess und verursachen zeitaufwändige Nacharbeiten. Daten für Abschlüsse oder Reportings können nicht rechtzeitig oder fehlerhaft geliefert werden. So können aufgrund fehlender Informationen keine validen Aussagen für Planungsprozesse getroffen werden.
  • Rechnungen werden in Pendelmappen – oft standortübergreifend – zur Prüfung weitergeleitet. Die Freigabe dauert dadurch mehrere Tage.
  • Digitale Rechnungen werden wie Papierbelege ausgedruckt und weitervearbeitet. Der Zugriff auf die Rechnungen ist dabei nur lokal möglich – sowohl für die Personen, die die Freigabe erteilen, als auch für die Buchhaltung.
  • Durch den langwierigen Freigabeprozess können Skonti und Rabatte verloren gehen..
  • Rechnungen werden physisch in Archiven aufbewahrt oder ausgelagert, was Zeit, Platz und Kosten verschlingt.

Diese Herausforderungen wirken sich nicht nur auf die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung, sondern auf das gesamte Unternehmen aus. Durch Automatisierung mittels geeigneter Software können manuelle Tätigkeiten eliminiert und Prozesse effizienter gestaltet werden. So bleibt mehr Zeit für strategische Themen.

Rechnungsverarbeitung – automatisiert und transparent

Mit der vollautomatischen Rechnungsverarbeitung können Sie jeden Schritt genau definieren - von der Datenerfassung über den Freigabeprozess bis hin zur Erstellung eines Transaktionsdatensatzes für die direkte Verbuchung. Genehmigungsworkflows, die auf Ihren Geschäftsregeln basieren, stellen eine genaue und schnelle Verarbeitung sicher. Die Lösung sollte auch in der Lage sein, Pflichtdaten, Bestellungen und Dubletten zu prüfen und neue Lieferanten schnell zu integrieren. Eine direkte Integration in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System ist ebenfalls notwendig, um doppelte Dateneingaben und Fehler zu vermeiden. Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung können Ihre Teams

  • Rechnungen automatisiert erfassen: Die Leistungsfähigkeit unserer Lösung basiert auf der DocuWare Intelligent Indexing, die mittels maschineller Lernverfahren zentrale Informationen jeder Rechnung wie Lieferant, Datum oder Betrag versteht und extrahiert. Diese Indexdaten bilden die Grundlage für Ihre Workflows. Auf diese Weise ersparen sich Teams das mühsame und fehleranfällige Abtippen von Rechnungsdaten - unabhängig davon, ob die Rechnungen digital oder auf Papier vorliegen.
  • Rechnungen zügig prüfen und buchen: Rechnungen können anhand definierter Regeln direkt zur Buchung freigegeben oder über Genehmigungsworkflows an die Verantwortlichen weitergeleitet werden. Ausnahmen werden schnell und transparent bearbeitet, so dass Sie während des gesamten Prozesses stets den Überblick behalten. Den fertigen Buchungssatz können die Teams anschließend direkt an das ERP-System übergeben, so dass auch hier eine aufwändige Datenerfassung entfällt.
  • Rechnungen sicher speichern und archivieren: Alle Rechnungen werden in einem sicheren digitalen Archiv abgelegt und auf Basis der erfassten Indexdaten strukturiert. So erfüllen Sie automatisch die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD, bereiten Dokumente lückenlos für Audits vor oder übernehmen Analysen zur Prozessoptimierung. Zudem profitieren Sie vom Zugriff zu jeder Zeit, von jedem Ort und von jedem Endgerät.

Automatisierte Workflows als Schlüssel zum Erfolg

Wenn sich Teams nicht mehr mit der manuellen Dateneingabe, Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten beschäftigen müssen, können sie sich auf gewinnbringende Aufgaben mit Innovationspotenzial konzentrieren. Digitale Workflows bieten dabei volle Transparenz über Ihre Buchhaltungsprozesse und ermöglichen es Ihnen, ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus zu verfolgen. Umfangreiche Reportingfunktionen geben Ihnen jederzeit Auskunft darüber, wie viele Dokumente sich in welchem Prozessschritt befinden.

Bei der Rechnungsbearbeitung sollten die entsprechenden Workflows automatisch Rechnungsdubletten erkennen oder feststellen, ob ein Lieferant bereits im System vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, sollte die Lösung dies automatisch nachholen.

Die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ermöglicht auch eine reibungslose Informationsweitergabe an alle Teammitglieder, die Einblick in den jeweiligen Workflow benötigen. Per E-Mail können neue Aufgaben zugewiesen, eskaliert oder Ausnahmen konfiguriert werden. Manager wiederum sehen auf einen Blick, welche Schritte bereits erledigt oder welche Aufgaben noch offen sind.

Der Schutz sensibler Daten hat oberste Priorität - vor allem, wenn Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Mit einer rechtskonformen Dokumentenablage, einer transparenten Genehmigungshistorie, einem detaillierten Berechtigungskonzept und einer starken Verschlüsselung lassen sich wichtige Compliance-Anforderungen im Handumdrehen erfüllen. Zudem ermöglichen starke Sicherheits- und Backup-Maßnahmen die Wiederherstellung von Informationen im Notfall.

Das sollte eine geeignete Lösung leisten

Die folgenden Funktionen sind besonders wichtig:

  • Erfassung von Rechnungen per Scanner, MVP, E-Mail, einem Ordner oder per Drag & Drop vom Desktop.
  • Überwachung der Zahlungsfristen sowie der Versand von Zahlungserinnerungen.
  • Validierung und Weiterleitung von Rechnungen auf der Grundlage der von Ihnen definierten Geschäftsprozesse und Regeln.
  • Abrufen von Dokumenten direkt aus dem DMS, ohne andere Programme wie z.B. Ihr Buchhaltungssystem verlassen zu müssen.
  • Rechnungsprüfung, GL-Codierung und Genehmigungsverfahren.
  • Stets verfügbare Daten zum Herunterladen für Ihr Buchhaltungssystem.
  • Mobiler Zugriff zur Freigabe von Rechnungen von jedem Endgerät und zu jeder Zeit.
  • Nahtlose Integration in E-Mail-, CRM-, ERP—und HR-Systeme sowie in Teamportale und selbst entwickelte Software.
  • Automatisierte Rechnungsverarbeitung ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs.

Benutzen Sie unser Kontaktformular, um mehr über die automatisierte Rechnungsverarbeitung zu erfahren.

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