21.08.2023
Betriebsprüfung: Relevante Unterlagen schnell bereitstellen
Steht eine Steuer- oder sonstige Betriebsprüfung bevor, bleibt oft nur wenig Zeit, um alle prüfungsrelevanten Unterlagen vollständig zusammenzustellen. Wie das mit DocuWare im Handumdrehen gelingt, erfahren Sie hier.
Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung muss weder zeitaufwendig noch mühsam sein. Sind die angeforderten Dokumente wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Verträge in DocuWare abgelegt, lassen sie sich per Request-Export in wenigen Schritten für den externen Recherche- und Lesezugriff zusammenstellen und übergeben.
Belege inklusive Suchfunktion und Workflow-Historie exportieren
Mit einem Request-Export speichern Sie ausgewählte oder alle Dokumente eines Archivs in einer eigenständigen Datei, die einen Browser zur komfortablen Suche und Anzeige der Dokumente mitbringt. Diese Datei übertragen Sie dann z.B. auf einen USB-Stick, den Sie für die Prüfung zur Verfügung stellen. So ist es möglich, auch offline und ohne DocuWare-Zugriff auf die steuerrelevanten Dokumente zuzugreifen und die jeweilige Workflow-Historie nachzuvollziehen.
DocuWare Request erstellen und nutzen am Beispiel „Buchhaltungsbelege 1999-2022“
Um einen Request-Export zu erstellen, benötigen Sie Administratorrechte.
Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Request-Export zu erstellen: über die Optionen einer Ergebnisliste oder in der Konfiguration (dort gibt es noch feinere Filteroptionen). Im Folgenden wird der erste, direktere Weg beschrieben.
1. Angenommen, Sie müssen Buchhaltungsbelege für die Jahre 2019 bis einschließlich 2022 vorlegen, dann rufen Sie diese über eine Suche im entsprechenden Archiv auf. Klicken Sie anschließend auf Export als DocuWare-Anforderung.
2. Im nächsten Schritt öffnet sich die Request-Konfiguration, die Sie entsprechend benennen und anpassen. Standardmäßig werden die Dokumente im Originalformat exportiert. Sollen die Stempel der Dokumente mit exportiert werden, ändern Sie diese Einstellung auf In PDF mit Anmerkungen konvertieren.
Außerdem sind die Optionen Volltextsuche und Übernahme der Workflow-Historie aktiviert, was im Rahmen einer Betriebsprüfung optimal ist.
3. Auf der Registerkarte Zeitplan legen Sie fest, wann der Export ausgeführt werden soll. Mit einem Klick auf Speichern wird die Exportkonfiguration erstellt. Can now use the Schedule tab to specify when an export should be executed. Klicken Sie auf Speichern, um die Exportkonfiguration zu erstellen.
4. Ihr Export ist nun in der DocuWare-Konfiguration im Bereich Request verfügbar. Sobald Sie mit der Maus über den Eintrag fahren, erscheint die Download-Option.
5. Entpacken Sie abschließend die heruntergeladene Zip-Datei und speichern Sie den entpackten Ordner an einem Ort oder auf einem Datenträger Ihrer Wahl. Über die im Ordner enthaltene Anwendung DocuWareRequest.exe lassen sich alle exportierten Dokumente inklusive der Workflow-Historie komfortabel suchen und anzeigen.
6. Filtern Sie gezielt nach bestimmten Dokumenten oder rufen Sie direkt alle Dokumente auf, indem Sie ohne weitere Eingaben auf das gelbe Suchfeld klicken.
Wenn Sie in der Ergebnisliste auf ein Dokument klicken, öffnet sich dieses in einem separaten Fenster. Die Workflow-Historie erscheint jeweils durch Klick auf das blaue Info-Icon ganz links in der Liste.
DocuWare Request ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten. Kunden mit einer lokalen DocuWare-Installation benötigen das entsprechende Zusatzmodul.
DocuWare Request ist aber auch für viele andere Szenarien sinnvoll - immer dann, wenn es darum geht, Dokumente unabhängig von DocuWare für die externe Nutzung bereitzustellen oder offline auf Dokumente zuzugreifen.