22.11.2023
Blitzsuche: Zu jedem Vorgang das passende Dokument aus dem Archiv aufrufen
Per Tastendruck holen Sie genau das Dokument aus dem DocuWare-Archiv auf den Bildschirm, das Sie gerade benötigen - zum Beispiel die Rechnung zu einem Buchungssatz im ERP. Die DocuWare-Highlight-Suche erspart lästiges Springen zwischen Programmen und ist in wenigen Minuten eingerichtet.
Integrieren Sie DocuWare so einfach wie nie zuvor in Ihre Anwendungen: Text markieren, Tastenkombination drücken, passendes Dokument wird angezeigt - fertig! In fünf Minuten eingerichtet, erleichtert Ihnen die Highlight Search die Arbeit enorm. Diese Funktion von DocuWare Smart Connect funktioniert universell und erfordert nur eine einmalige Konfiguration.
Markieren, Tasten drücken und da ist das Dokument!
Egal, in welchem Programm Sie arbeiten: Mit der Highlight Search markieren Sie einfach einen Begriff oder eine Zahl mit der Maus und lösen per Tastenkombination im Hintergrund eine Suche in DocuWare aus. Ergebnis: Das passende Dokument wird im DocuWare-Viewer angezeigt.
Wenn Sie etwa in einem Buchhaltungsprogramm (links) arbeiten, markieren Sie dort zum Beispiel eine Nummer oder einen Artikel und geben das Tastenkürzel ein. Schon wird das zugehörige Dokument in DocuWare, hier der Lieferschein, angezeigt (rechts).
Einmal kurz einrichten – täglich verwenden
Um eine Highlight Search anzulegen, gehen Sie in die DocuWare Konfiguration und öffnen unter Integrationen den Bereich Smart Connect.
Unter „Neue Konfiguration“ wählen Sie „Highlight Search“ aus.
Für eine Highlight Search benötigen Sie nur wenige Einstellungen.
Für die Suche im Hintergrund wählen Sie einfach das gewünschte Archiv und das Indexfeld aus. Um den Inhalt der Dokumente in die Suche einzubeziehen, wählen Sie das Volltextfeld aus. Anschließend legen Sie nur noch das Tastaturkürzel fest, wobei Sie die Tasten beliebig kombinieren können, und schon sind Sie fertig.
Ab Version 7.9 geben Sie zusätzlich an, inwieweit der markierte Begriff oder die markierte Nummer mit dem Indexfeldeintrag des gesuchten Dokuments übereinstimmen soll. Sie können zum Beispiel mit dem Begriff beginnen. Bis DocuWare Version 7.8 wird ein Dokument grundsätzlich dann gefunden, wenn das Indexfeld den Suchbegriff enthält, also wie bei der Platzhaltersuche mit Sternchen.
Wenn Sie die Highlight-Suche für eine andere Person freigeben möchten, wählen Sie diese unter Berechtigungen aus.
Nach einem Neustart können Sie die Highlight Search in allen Anwendungen nutzen.
So funktioniert die Highlight Search
Im Hintergrund wird in DocuWare eine Suche nach der markierten Zeichenfolge durchgeführt. Wenn Sie die Suche genauer definieren, stehen Ihnen diese Optionen zur Verfügung:
- enthält: Entspricht einer Suche mit Sternchen am Anfang und Ende.
- ist gleich: Der Indexbegriff muss exakt mit dem Suchbegriff übereinstimmen.
- beginnt mit: Entspricht einer Suche mit Stern am Ende.
- endet mit: Entspricht einer Suche mit Wildcard am Anfang.
Wenn Sie das Volltextfeld angeben, ist keine Auswahl erforderlich. Sinnvollerweise wird dann immer eine Enthält-Suche durchgeführt.
In Viewer oder Ergebnisliste
Entspricht nur ein Dokument den Suchkriterien, wird es automatisch im Viewer geöffnet. Entspricht der Suchbegriff mehreren Dokumenten im Archiv, wird eine entsprechende Trefferliste angezeigt. Wenn Sie die Option aktiviert haben, können Sie sich auch immer eine Liste anzeigen lassen.
Die Highlight-Suche steht allen Cloud-Kunden zur Verfügung. Wenn Sie mit DocuWare als lokal installierte Software arbeiten, benötigen Sie eine Smart Connect Lizenz.