06.12.2022
Content Services: Begriffsklärung, Nutzen und Einsatzzweck

„Content Services“ ist ein noch junger Begriff, der bisher vor allem in den USA Fuß gefasst hat. Was verbirgt sich dahinter und wie unterscheiden sich Content Services vom etablierten Enterprise Content Management? Antworten finden Sie in diesem Artikel!
Begriffsklärung: Was sind Content Services?
Einfach ausgedrückt ist eine Content Services Platform (CSP) ein Werkzeug, mit dem ein Unternehmen alle Daten, Prozesse, APIs und Services einfach verwalten und bearbeiten kann.
Gartner definiert eine CSP wie folgt:
„Eine Content Services Platform ist eine Sammlung von Services und Microservices, die entweder als integrierte Produktsuite oder als separate Anwendungen konzipiert sind. Sie teilen sich gemeinsame APIs und Repositories, um verschiedene Arten von Inhalten zu nutzen und verschiedene Zielgruppen und zahlreiche Anwendungsfälle in einem Unternehmen zu unterstützen.“
Content Services sind ...
- skalierbar. In jedem Unternehmen wachsen die Datenmengen von Jahr zu Jahr. Ein CSP kann selbst die größten Datenfluten aufnehmen und sinnvoll verwalten.
- individuell anpassbar. Eine 08/15 oder One-fits-all-Lösung ist heute weder zeitgemäß noch effizient. Als offenes, vernetzbares System können alle im Unternehmen eingesetzten Anwendungen über Content Services integriert werden. Das macht ein CSP praxistauglicher für den Unternehmensalltag.
- flexibel. CSPs unterstützen alle Arten von Inhalten, die im Unternehmen anfallen, und können darüber hinaus um verschiedene Komponenten erweitert werden, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Das macht Unternehmen unabhängiger von bestimmten Technologien oder Hardware.
- intelligent. Selbst der strukturierteste Mensch schafft es früher oder später nicht mehr, den Überblick über die Datenmengen zu behalten. Eine KI übernimmt die Organisation und kümmert sich sowohl um das Input- als auch um das Output-Management.
Content Services umfassen also im Grunde alles, was die Anwenderinnen und Anwender von einem ECM-System kennen.
Der Unterschied zwischen Enterprise Content Management und Content Services
Um auch große Mengen an Dokumenten und Daten zu verwalten, ist der Einsatz eines ECM-Systems für viele Unternehmen selbstverständlich. Der große Vorteil von ECMS liegt darin, dass alle digitalen Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit auf die Informationen zugreifen, die sie gerade benötigen. Allerdings hat die AIIM bereits 2017 in einer Umfrage festgestellt, dass 52 Prozent der befragten Unternehmen drei oder mehr ECM-Systeme einsetzen. Hier wird eine Schnittstelle benötigt, damit alle Systeme zusammenarbeiten können.
Hinzu kommen immer mehr Anwendungsfälle: Vertragsmanagement, Leadmanagement, elektronische Aktenführung - und fast jeder Aufgabenbereich im Unternehmen setzt auf ein anderes Tool und sammelt dort Daten.
Die Content Services Plattform stellt sich als Erweiterung des ECM-Systems dar. Sie hilft, alle Systeme sinnvoll miteinander zu verknüpfen, damit Unternehmen auch bei steigender Anzahl von Daten und Anwendungen weiterhin auf das bewährte ECM-System setzen können.
Im Folgenden erhalten Sie einen genaueren Überblick, wie Content Services ECM ergänzen.
Inhaltsmanagement: Content Services machen Inhalte aller Repositories nutzbar
Ein ECM-System funktioniert wie ein zentrales Verzeichnis. Seine Aufgabe ist es, Daten zu erzeugen, sinnvoll zu speichern und zu verwalten. Befinden sich die Daten in unterschiedlichen Repositories, müssen sie unabhängig voneinander verwaltet werden. Content Services bzw. ECM-Systeme wie DocuWare fungieren hier als zentrale Anlaufstelle, über die jeder Anwender mit jedem Endgerät auf die Daten der verknüpften Verzeichnisse zugreifen kann. So werden Dokumente, Informationen, Prozesse etc. unternehmensübergreifend, flexibel und schnell verfügbar.
Content Services optimieren Workflows und Prozesse im Unternehmen
Hand in Hand mit dem Content Management geht die Workflow-Optimierung, die ein modernes ECM-System bzw. eine Content Services Platform mit sich bringt. Die Verknüpfung von Daten aus externen Anwendungen schafft mehr Transparenz.
Die Handhabung der Nutzerrechte bleibt bestehen
Wie bei ECM können Administratoren auch bei Content Services Plattformen gezielt Zugriffsrechte vergeben oder verweigern, sowohl auf Benutzer- oder Gruppenebene als auch für bestimmte Daten. Damit gewährleisten beide Systeme Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
Mit einer CSP können Unternehmen öffentliche, hybride und private Cloud-Speicher flexibel nutzen
Der Trend bei der Datenspeicherung geht stark in Richtung Cloud. Die offene Architektur von Content-Services-Plattformen ermöglicht es Unternehmen, flexibel in die Cloud zu wechseln, das bestehende ECM-System zu erweitern oder um neue Funktionen zu ergänzen.
Der große Vorteil der Content Services Platform ist auch die Personalisierbarkeit
Beim Systemdesign kann die Plattform vollständig an die Bedürfnisse von IT und Business angepasst werden und unterstützt so jeden Unternehmensbereich. Beim Input-Management kann genau definiert werden, wie geschäftsrelevante Daten erfasst und gespeichert werden. Im Rahmen des Output-Managements können Einschränkungen, wie z.B. dass manche Output-Systeme nur für bestimmte Kommunikationskanäle oder IT-Systeme geeignet sind, umgangen werden.
Das ECM ist tot – lang lebe die CSP?
Nein, ganz so drastisch ist es nicht! Content Services sind kein Ersatz für Enterprise Content Management. Dafür sind sich ECM und CSP einfach zu ähnlich. Das Marktforschungsunternehmen Gartner, das den Begriff „Content Services“ in den USA durchgesetzt hat, ordnet beispielsweise das ECM DocuWare im Gartner Magic Quadrant den Content Services zu. Die Grenze verschwimmt also - was früher unter dem Begriff „Enterprise Content Management System“ lief, kann heute schon als „Content Services“ bezeichnet werden.
Verstehen Sie Content Services daher eher als zukunftsweisende Weiterentwicklung, mit der Ihr ECM den aktuellen Anforderungen gerecht wird. Content Services erweitern das klassische ECM um neue Funktionen, die das digitalisierte Arbeiten noch einfacher, noch effizienter und noch produktiver machen. Dies geschieht in erster Linie durch die Erweiterung des Einsatzbereichs.
Denn eines ist klar: Der Trend, immer mehr Technologien in die Arbeitsabläufe zu integrieren, wird so schnell nicht aufhören. Genauso wenig wie die wachsende Menge neuer Daten. Mit einem modernen ECMS gelingt es Unternehmen, sich für die Herausforderungen der Digitalisierung zu wappnen und alle Daten, Archive, Versionen, Prozesse und Verknüpfungen geordnet im Blick zu behalten.