12.04.2023

Datenbankeinträge: Wieso, weshalb, warum?

Sie kennen Dokumente im DocuWare-Archiv, aber auch Datenbankeinträge? Wo liegen die Unterschiede? Wie werden Datenbankeinträge angelegt? Und wofür kann man sie verwenden? Alle Antworten finden Sie hier.

Was ist ein Datenbankeintrag im DocuWare Archiv?

Ein Datenbankeintrag besteht aus einer Reihe von Indexbegriffen. Welche Indexbegriffe angegeben werden müssen, hängt vom Archiv und den Indexfeldern ab. Es ist im Grunde wie die Indexierung eines Dokuments - nur ohne Dokument.

Für Personalstammdaten in einem Audit-Szenario könnten dies z.B. folgende Daten sein:

Vorname | Name | Kostenstelle | Freigabelimit | Vorgesetzter

Wie erstellt man einen Datenbankeintrag?

Klicken Sie in einem beliebigen Briefkorb in den freien Bereich, der „Ablegen“-Knopf ändert sich zu „Datensatz erstellen“:

Wählen Sie anschließend das Archiv, in dem Sie den Datenbankeintrag erstellen möchten, und den entsprechenden Ablagedialog. Hier geben Sie die erforderlichen Daten ein. Im Grunde unterscheidet sich der Vorgang kaum vom Ablegen eines Dokuments aus dem Briefkorb, nur der Viewer bleibt leer:

Anwendung 1: Als Steuerungsdaten im Workflow

Verwenden Sie Datenbankeinträge als Hintergrundinformationen in Workflows. Beispielsweise ‚schaut‘ der Workflow in einem bestimmten Schritt in den Personalstammdaten nach, wie hoch das Freigabelimit des Kostenstellenverantwortlichen ist. Wenn die freizugebende Rechnung einen höheren Betrag hat, wird sie automatisch auch an den Vorgesetzten zur Freigabe geschickt.

Anwendung 2: Basis für Auswahllisten

Auswahllisten enthalten Indexierungsvorschläge, die die Indexierung erleichtern und für einheitliche Indexbegriffe sorgen. Praktisch z.B. für Kostenstellen oder Lieferantendaten. Grundlage für solche Auswahllisten können Datenbankeinträge in einem separaten Archiv sein. Haben Sie z.B. einen neuen Lieferanten, legen Sie mit wenigen Klicks einen entsprechenden Datenbankeintrag an und schon ist der Firmenname in der Auswahlliste, bei Ihnen und auch bei allen Kollegen.

Anwendung 3: Dokument später anhängen

Sie können einen Geschäftsvorfall oder Workflow auch schon vor dem ersten Dokument mit einem Datenbankeintrag starten. Liegt das entsprechende Dokument später vor, ziehen Sie es per Drag & Drop aus dem Briefkorb auf den Eintrag in der Trefferliste. Das Dokument erhält dabei die Indexbegriffe des Datenbankeintrags, dieser wird durch das archivierte Dokument ersetzt.

Tipps

Und zum Schluss noch zwei Praxis-Tipps zum Arbeiten mit Datenbankeinträgen:

  • In der Ergebnisliste erkennen Sie einen Datenbankeintrag an dem Datenbanksymbol:
  • Zum Ändern eines Datenbankeintrags klicken Sie einfach doppelt auf den Eintrag. Es öffnet sich direkt der Indexdialog, wo Sie Werte ergänzen oder ändern können.

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