22.11.2023

Datensilos aufbrechen: Wie Unternehmen Daten effizient nutzen

In einer zunehmend digitalisierten Welt sind Daten das wertvollste Gut eines Unternehmens. Doch allzu oft sind sie in so genannten Datensilos gefangen, die zu einem entscheidenden Hindernis für ein effizientes Datenmanagement werden, denn: Diese isolierten Bereiche in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens erschweren den reibungslosen Austausch und die Integration von Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen. Dadurch entstehen Engpässe bei der Datennutzung und -analyse, die die betriebliche Effizienz beeinträchtigen. Wie Datensilos entstehen und wie man sie erfolgreich aufbricht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind Datensilos?

Datensilos sind abgeschottete Bereiche in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens, in denen Daten isoliert gespeichert und verwaltet werden. In der Regel stehen diese Daten nur einer bestimmten Gruppe innerhalb des Unternehmens zur Verfügung, während der Rest keinen oder nur eingeschränkten Zugriff darauf hat. Diese isolierten Bereiche erschweren somit die effiziente Nutzung und Integration von Daten im gesamten Unternehmen.

Wie entstehen Datensilos?

Datensilos können absichtlich oder unabsichtlich entstehen. Absichtliche Datensilos sind jedoch eher selten und treten vor allem dann auf, wenn Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen. Unbeabsichtigte Datensilos entstehen in der Regel aufgrund organisatorischer und technischer Gegebenheiten. Dazu gehören

Isolierte Abteilungen
Vor der digitalen Transformation waren individuelle Prozesse und Richtlinien pro Abteilung die Regel. Trotz aller Digitalisierung gibt es in vielen Unternehmen immer noch Abteilungen, die an ihren individuellen Arbeitsweisen festhalten, unzureichend kommunizieren und so Datensilos schaffen.

Unterschiedliche technische Lösungen
Verschiedene Abteilungen nutzen unterschiedliche Tools und Software für ihre tägliche Arbeit. Schnittstellen sind nicht immer vorhanden und gerade ältere Systeme sind nicht unbedingt für den Datenaustausch ausgelegt. So bleiben Silos auch nach einer Standardisierung der Softwarelösungen bestehen.  

Mangelndes Datenmanagement
Ohne einheitliches Datenmanagement entwickelt jede Abteilung ihre eigenen Regeln für den Umgang mit Daten. Die Folge: Daten landen in den jeweiligen Silos, ohne dass die notwendigen Compliance-Richtlinien eingehalten werden. So sind die Daten weder rechtssicher gespeichert noch für andere Teammitglieder zugänglich.

Konkurrenzorientierte Unternehmenskultur
In manchen Unternehmenskulturen arbeiten Abteilungen gegeneinander statt miteinander. So können unterschiedliche Ziele miteinander kollidieren, was dazu führt, dass Informationen und Daten zurückgehalten werden.

Warum sind Datensilos ein Problem?

Datensilos sind ein Faktor, den Unternehmen dringend im Auge behalten und aktiv angehen sollten, um zu verhindern, dass sie sich nach und nach negativ auf alle Arbeitsprozesse auswirken. Je größer ein Unternehmen wird und je mehr Daten es sammelt, desto stärker werden die Silos. Dies führt zu Problemen in verschiedenen Anwendungsfällen - von der Datenanalyse über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität. Die Auswirkungen von Datensilos auf einen Blick:

  • Datensilos verhindern eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen. Ohne ein vollständiges Verständnis der Geschäftsprozesse und der Performance haben die Mitarbeitenden nur einen begrenzten Einblick und können mögliche Verbesserungspotenziale nicht erkennen.
  • Teamübergreifende Zusammenarbeit findet nicht statt. Statt gemeinsame Ziele zu verfolgen, halten Teams Daten zurück. Die abteilungsübergreifende Transparenz ist dadurch stark eingeschränkt.
  • Informationen in Datensilos sind nur schwer zugänglich. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Suche nach Informationen, die möglicherweise schon veraltet sind, bevor sie gefunden werden.
  • Datensilos beeinträchtigen die Datenintegrität. Oft existieren im Unternehmen mehrere Versionen derselben Daten, was zu Versionskontrollproblemen und ungenauen Berichten führt.
  • Durch die Duplizierung von Daten an verschiedenen Orten verschwenden Unternehmen Speicherplatz und Geld im Vergleich zu einem zentralen, einheitlichen Datenspeicher.
    Datensilos sind anfälliger für Cyber-Angriffe, da die Daten nicht ausreichend geschützt sind.

So brechen Sie Datensilos auf

Wo früher Datenintegration nicht oder nur mit großem Aufwand möglich war, ermöglichen heute gezielte Tools und Maßnahmen eine schnelle Informationsintegration und ein intelligentes Datenmanagement:

Cloud-basiertes Data Warehouse
Ein Data Warehouse bietet Anwendern ein organisiertes Datenmanagement. Alle relevanten Unternehmensdaten werden im Data Warehouse zusammengeführt, so dass Daten für Analysen oder datenbasierte Entscheidungen einfach und zentral abrufbar sind. Durch die Anbindung an eine Cloud bleiben Unternehmen flexibel und können bei wachsendem Speicherbedarf skalieren.

Unternehmensweiter Datenkatalog
Mit Hilfe eines Datenkatalogs können sich insbesondere Unternehmen, in denen viele Daten bisher nur in nicht-digitaler Form vorliegen, einen Überblick verschaffen. Auch eine Kategorisierung der vorhandenen Assets ist sinnvoll, um Daten zu klassifizieren und hinsichtlich ihrer Relevanz zu bewerten. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen unterstützen die Katalogisierung.

Kultureller Wandel und offene Kommunikation
Stichwort: Digitale Führung. Allen Mitarbeitern sollte bewusst sein, dass Datensilos gravierende Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben können. Führungskräfte sollten daher die Vorteile einer gemeinsamen Datennutzung kommunizieren und die möglichen Probleme von Datensilos aufzeigen. Es liegt in der Verantwortung der Führungskräfte, diese Veränderungen anzustoßen und einen Kulturwandel einzuleiten.

Die Bedeutung von Dokumentenmanagementsystemen

Die Einführung eines leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystems bedeutet eine zentrale Plattform für die Datenverwaltung sowie die geordnete Ablage, Suche und gemeinsame Nutzung von Informationen.

Zentralisierung der Dokumente und Informationen
Statt Dokumente in verschiedenen Ordnern auf dem Server zu organisieren, übernimmt das DMS die Zuordnung der Dokumente selbstständig. Durch gemeinsame Kriterien und automatisierte Klassifizierung und Verschlagwortung werden die Dokumente in digitalen Akten abgelegt.  

Vermeidung von Dokumentenverlusten
Sobald ein Dokument in das DMS übernommen wird, wird es verschlagwortet. Dadurch kann es anhand des Textinhalts und weiterer Begriffe wie z.B. der Dokumentenart leicht wiedergefunden werden. Darüber hinaus verfügt jedes hochwertige Dokumentenmanagementsystem über eine OCR-Texterkennung, mit der auch Bilddateien wie PDF durchsucht werden können.

Versionierung
Ein DMS setzt auf eine Versionierung, bei der alle Änderungen an einem Dokument detailliert dokumentiert und protokolliert werden. Auf diese Weise ist der Status eines Dokuments für alle Beteiligten jederzeit eindeutig nachvollziehbar. Zusätzliche Notizen, z.B. Protokolle von Kundengesprächen, können ebenfalls mit dem Dokument verknüpft werden.

Kollaboratives Arbeiten
Die Software kann individuell an die spezifischen Arbeitsabläufe eines Unternehmens angepasst werden und ganze Workflows abbilden. So ist es beispielsweise möglich, eine Rechnung automatisch dem zuständigen Teammitglied zur Freigabe nach Eingang und anschließend der Buchhaltung zuzuordnen.

Fazit

Datensilos sind eine Herausforderung für Unternehmen, die ihre Daten effizient nutzen wollen. Eine gezielte IT-Transformation und der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems unterstützen Unternehmen dabei, diese Silos aufzubrechen und Daten unternehmensübergreifend gewinnbringend zu nutzen.

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