22.11.2022

Digitale Vertragsverwaltung leicht gemacht: Worauf es dabei ankommt

Pflichten, Rechte und Chancen - Verträge enthalten viele unternehmensrelevante Informationen, die es im Blick zu behalten und zu verwalten gilt. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Aufgaben das Vertragsmanagement hat, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um Ihr Vertragsmanagement effizienter zu gestalten.

Vertragsverwaltung – was bedeutet das genau?

Die Definition der Vertragsmanagement ist schnell gegeben. Dahinter verbergen sich alle Prozesse, die sich mit der Zusammenfassung und Strukturierung von Vertragsinhalten beschäftigen, um daraus relevante Informationen zu gewinnen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • die Art des Vertrages
  • Vertragspartner
  • Verantwortliche im Unternehmen
  • Aktualität des Vertrages (Löschfristen)
  • Laufzeit und Kündigungsfristen sowie im Vertrag enthaltene Termine

Ein sauberes Vertragsmanagement in Unternehmen jeder Größe ist notwendig, um den Überblick zu behalten, Entscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren.

Dabei ist zu unterscheiden zwischen:

  • Vertragsmanagement - d.h. die Erfassung und Verwaltung von Verträgen
  • Vertragscontrolling – d.h. die Kategorisierung von Vertragsdaten, die Übernahme in die Budgetplanung, die Bewertung von Vertragspartnern etc.
  • Vertragsmanagement/Contract Management als Oberbegriff für alle Aktivitäten rund um die Verträge in einem Unternehmen

Die grundlegenden Aufgaben der Vertragsverwaltung

Dass die Grenzen zwischen Vertragscontrolling und Vertragsmanagement oft fließend sind, wird besonders deutlich, wenn man die Aufgaben des Vertragsmanagements näher betrachtet.

Die Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass Verträge zum Unternehmensziel beitragen

Der Aufgabenbereich beginnt mit der Festlegung der Unternehmensziele, die mit dem Vertrag erreicht werden sollen. Welche Erwartungen ergeben sich aus diesen Zielen für den oder die Vertragspartner? Welche Leistungen müssen dafür gefordert bzw. erbracht werden? Welche Risiken können sich daraus ergeben? Darüber hinaus befasst sich das Vertragsmanagement in dieser Phase mit dem Vergleich von Angeboten verschiedener Anbieter, um herauszufinden, wer die Unternehmensziele am besten erfüllt und am wirtschaftlichsten agiert.

Die Abwicklung von Verträgen gehört zum Tagesgeschäft

Der zweite Aufgabenbereich umfasst die Vertragsgestaltung. Hier muss das Vertragsmanagement darauf achten, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind und die gesetzlichen bzw. unternehmensrechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden.

Drittens steht die Verhandlung zwischen den Vertragsparteien im Mittelpunkt. Dabei geht es auch um die transparente Darstellung der Preisstruktur, aber auch um Rechte, Pflichten und Bedingungen.

Sind die Vorarbeiten abgeschlossen und alle Dokumente erstellt, geht es in die Vertragsgenehmigung und -abwicklung. Nun folgt das Output-Management, also die Bereitstellung der jeweils relevanten Informationen für Mitarbeiter, Stakeholder und Partner. Darüber hinaus sollte das Vertragsmanagement die internen Zuständigkeiten festlegen.

Mit Prüfungen und Audits trägt die Vertragsverwaltung zur Einhaltung von Pflichten bei

Wenn der Vertrag erst einmal läuft, kann man ihn natürlich nicht einfach laufen lassen. Deshalb stehen Überprüfungen und Audits auf der To-Do-Liste des Vertragsmanagements. Werden Verantwortlichkeiten und Termine auf beiden Seiten eingehalten? Kommen beide Vertragspartner ihren Verpflichtungen nach?

Dann geht es an die Bewertung. Hat der Vertrag dem Unternehmen geholfen, seine Ziele zu erreichen? Sind unvorhergesehene Risiken aufgetreten? Welche Lehren können aus diesem Vertrag für zukünftige Verträge gezogen werden? Je nach Ergebnis muss das Vertragsmanagement auch Verlängerungs- oder Kündigungsfristen beachten und entsprechend handeln. Das Aufgabengebiet endet mit der Rechnungsstellung und Archivierung.

Verträge zielführend verwalten – auf diese Voraussetzungen kommt es an

Damit das Vertragsmanagement all diese Aufgaben erfüllen kann, muss es natürlich bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehören zum einen klar definierte und standardisierte Prozesse, um Informationsverluste und unklare Zuständigkeiten zu vermeiden.

Letzteres wiederum erfordert eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Es stellt sich auch die Frage, wer die Vollständigkeit der Daten überprüft, z.B. ob alle erforderlichen Unterschriften geleistet wurden oder ob noch Einträge, Anlagen etc. fehlen.

Mit zunehmender Anzahl von Verträgen wird es für das Vertragsmanagement schwierig, alle oben genannten Aufgaben manuell zu erledigen. Eine geeignete Softwarelösung, die ein effizientes Vertragsmanagement ermöglicht, ist daher in jedem modernen Unternehmen Pflicht. Sie stellt die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Auffindbarkeit und Vollständigkeit der Vertragsinformationen sicher.

Damit leistet sie einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und spart zeitliche Ressourcen. Eine zentrale Vertragsablage mit automatischer Datenaktualisierung hilft zudem, Prozesse im gesamten Unternehmen zu optimieren. Denn die Software zeigt auf einen Blick, wo es hakt und ob sich die Zusammenarbeit mit bestimmten Partnern überhaupt noch lohnt.

Best Practices für die Prozessoptimierung im Vertragsmanagement

In direktem Zusammenhang mit der Frage nach den Voraussetzungen steht die Frage nach der Umsetzung. Lassen Sie uns daher abschließend einige Best Practices auflisten, die Ihnen bei der erfolgreichen Einführung oder Optimierung des Vertragsmanagements in Ihrem Unternehmen helfen können.

Tipp 1: Beginnen Sie mit den grundlegenden Fragen

Unabhängig davon, ob es sich um eine Neueinführung oder um eine Überarbeitung handelt, erzielen Sie die besten Ergebnisse, wenn Sie in einem ersten Schritt den Status quo ermitteln. Sammeln und beantworten Sie daher alle Fragen rund um das Vertragsmanagement:

  • Was ist Ihr Ziel und mit welcher Strategie wollen Sie es erreichen?
  • Welche Anforderungen stellen verschiedene Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung oder Rechtsabteilung an das neue Vertragsmanagement?
  • Wie sehen die bisherigen Prozesse rund um Verträge aus?
  • Welche Vertragsarten und -volumina werden verwaltet?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Gibt es bereits Rückmeldungen, dass einige Prozesse in der bisherigen Form zu aufwändig oder nicht zielführend sind?

Im Hinblick auf die zukünftige elektronische Aktenführung sind auch folgende Fragen relevant:

  • Benötigt Ihr Unternehmen eine barrierefreie Nutzung?
  • Wer steht als Ansprechpartner zur Verfügung – sowohl für die Einführung als auch für den laufenden Support?
  • In welchen Sprachen soll die Software verfügbar sein?

Tipp 2: Augen auf bei der Nutzerfreundlichkeit der neuen-Lösung

Nicht selten wird der Einführung eines digitalen Tools grundsätzlich mit Skepsis begegnet. Zu groß ist oft die Angst, dass Arbeitsplätze wegfallen könnten. Andere Mitarbeiter wiederum sind wenig motiviert, sich mit etwas Neuem auseinanderzusetzen. Hier sind die Führungskräfte gefordert.

Sie müssen die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements kommunizieren. So entfällt beispielsweise die lästige manuelle Eingabe von Vertragsmetadaten, wodurch mehr Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt.

Darüber hinaus sollte bei der Auswahl der Software auf eine intuitive Bedienbarkeit geachtet werden. Sie sollte im Vergleich zur manuellen Arbeit keinen Mehraufwand bedeuten. Hier ist es hilfreich, im Vorfeld einige Mitarbeiter als Ansprechpartner zu schulen oder sich Unterstützung vom Softwarepartner zu holen. So gibt es immer eine Person, an die sich die Mitarbeiter bei Fragen oder Schwierigkeiten wenden können. Dies erhöht auch die Chance, dass das neue Tool akzeptiert und genutzt wird.

Tipp 3: Gewährleisten Sie die Anbindung an vorhandene Systeme

Ein digitales Vertragsmanagement ist aber nur dann langfristig effizient, wenn es nicht für sich alleine steht. Damit alle Verantwortlichen und Beteiligten jederzeit Zugriff auf die benötigten Vertragsdaten haben, braucht es eine nahtlose Anbindung an CRM, ERP, ECM (idealerweise in der Cloud) oder jede andere Form von Aktenplan, den Ihr Unternehmen einsetzt.

Der Aufwand lohnt sich

Ob in der Vertragsverwaltung, im Datenschutz oder in jedem anderen Unternehmensbereich: Die manuelle Verwaltung von Daten ist die häufigste Ursache für Fehler. Diese führen im besten Fall nur zu einer weiteren Korrekturschleife - im schlimmsten Fall zu teuren Bußgeldern. Allein unter diesem Gesichtspunkt lohnt es sich also, den Aufwand auf sich zu nehmen und das Vertragsmanagement zu digitalisieren. Darüber hinaus setzt sie Ressourcen frei, spart Zeit, entlastet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und eröffnet unentdeckte Optimierungspotenziale. Wann starten Sie mit dem Projekt?

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