04.09.2023
Digitalisierungsstrategie: So wird sie effektiv!
Der digitale Wandel lässt sich nicht aufhalten, daher ist eine durchdachte Digitalisierungsstrategie für Unternehmen unerlässlich. Sie dient als Leitfaden für die Integration von Technologien, Prozessen und Innovationen und sorgt dafür, dass Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben und erfolgreich in unserer digitalen Welt agieren. Wie Sie in sieben Schritten eine effektive Digitalisierungsstrategie entwickeln, welche Tools dabei entscheidend sind und wie Sie den Erfolg Ihrer Strategie messen können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist eine Digitalisierungsstrategie?
Die Digitalisierungsstrategie bildet die Grundlage für die digitale Transformation eines Unternehmens und die damit verbundenen Digitalisierungsprojekte. Sie gibt die Richtung für die notwendige Veränderung grundlegender Arbeitsstrukturen und Prozesse vor und bildet damit den Rahmen für die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle.
Eine Digitalisierungsstrategie hat das große Ganze im Blick, vernetzt Fachabteilungen und Technologiebereiche und behält die strategischen Unternehmensziele im Auge. Dazu zählen beispielsweise die Steigerung von Produktivität und Effizienz, die Sicherung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit oder die langfristige Bindung talentierter Fachkräfte an das Unternehmen.
Dabei kommen verschiedene Technologien wie künstliche Intelligenz, Datenanalyse, Cloud Computing, Automatisierung und andere digitale Lösungen zum Einsatz.
Warum ist eine Digitalisierungsstrategie wichtig?
Eine solide und flexible Digitalisierungsstrategie stellt sicher, dass Unternehmen in der heutigen digitalisierten Welt wettbewerbsfähig bleiben. Sie ermöglicht es Unternehmen, sich auf den digitalen Wandel vorzubereiten, digitale Kompetenzen aufzubauen und sich als Vorreiter (Digital Leadership) in ihrer Branche zu etablieren. Und das ist wichtig, denn: Unternehmen, die ihre Geschäftsmodelle nicht an aktuelle technologische Entwicklungen anpassen, laufen Gefahr, von innovativeren Wettbewerbern überholt zu werden.
Zudem führt eine solide Digitalisierungsstrategie langfristig zu
- Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung und Reduktion manueller Tätigkeiten.
- mehr Raum für Innovationen bei Produkten, Dienstleistungen und Geschäftsmodellen, die Kunden anziehen und Unternehmen helfen, sich vom Wettbewerb abzuheben
- individuelle und nahtlose Kundenerlebnisse.
- Nutzung und Analyse von Daten, um fundiertere Entscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und Geschäftsstrategien kontinuierlich zu optimieren.
- Mehr Flexibilität und Agilität bei sich ändernden Marktbedingungen.
- Zugang zu neuen Märkten durch Online-Plattformen und globale Vernetzung.
Wie entsteht eine Digitalisierungsstrategie?
Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie erfordert nicht nur eine sorgfältige Planung, Analyse und Abstimmung mit den Geschäftszielen, sondern auch eine enge Zusammenarbeit zwischen Management, IT und anderen relevanten Abteilungen. Die folgenden sieben Schritte sollten Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Strategie beachten:
1. Analyse des Status quo
Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse, Technologien, Ressourcen und Kompetenzen. Identifizieren Sie Bereiche, die digitalisiert werden können, um Effizienzsteigerungen, Innovationen oder ein besseres Kundenerlebnis zu ermöglichen. Beantworten Sie dazu Fragen wie: Wer sind die Zielgruppen? In welche Richtung entwickelt sich die Konkurrenz? Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es? Was soll im Rahmen der Digitalisierungsstrategie verändert werden? Schauen Sie sich auch an, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens Sie digital gut aufgestellt sind - auch mit Blick auf die entsprechenden Technologien - und ermitteln Sie, wo Optimierungsbedarf besteht.
2. Ziele definieren
Definieren Sie klare Ziele für die Digitalisierung, die im Einklang mit den übergeordneten Geschäftszielen stehen. Diese Ziele können Umsatzsteigerung, Kosteneinsparungen, Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder Markterweiterung sein. Wie muss die Digitalisierungsstrategie aussehen, um diese Ziele zu erreichen? Welche Schritte sind dazu notwendig? Fragen Sie sich auch, warum Sie diese Schritte unternehmen. Nur wenn Sie darauf eine schlüssige Antwort haben, können Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitnehmen. Denn eine digitale Transformation ist gleichzeitig immer auch eine kulturelle Transformation, die das Selbstverständnis jedes Unternehmens hinterfragt.
3. Technologien und Ressourcen prüfen
Identifizieren Sie die digitalen Technologien und Ansätze, die am besten zu den Zielen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Dazu gehören Technologien wie künstliche Intelligenz, Datenanalyse, Cloud Computing, Automatisierung und vieles mehr. Bestimmen Sie auch die notwendigen Ressourcen wie Budget, Personal und Zeit, die für die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erforderlich sind.
4. Entwicklung eines Umsetzungsplans
Entwickeln Sie einen klaren Plan für die Umsetzung der Strategie. Legen Sie Meilensteine, Zeitpläne und Zuständigkeiten fest. Berücksichtigen Sie dabei auch Aspekte des Change Managements, um die Mitarbeitenden auf die Veränderungen vorzubereiten. Priorisieren Sie dabei die zu digitalisierenden Prozesse und Projekte nach ihrer strategischen Bedeutung und den möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen. Tipp: Beginnen Sie klein, um erste Erfahrungen zu sammeln und schnell Erfolge zu erzielen.
5. Setzen Sie auf starke Kommunikation und Schulungen.
Kommunizieren Sie die Digitalisierungsstrategie intern, um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubeziehen und ihnen die Bedeutung und Vorteile der Veränderungen zu vermitteln. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, damit alle Beteiligten die neuen Technologien und Prozesse verstehen und effektiv nutzen können.
6. Fortschritte verfolgen
Richten Sie ein Monitoringsystem ein, um den Fortschritt der Digitalisierungsinitiativen zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Sammeln Sie dazu Daten und messbare Kennzahlen. Auf Basis dieser Auswertung kann die Strategie angepasst und optimiert werden.
7. Entwickeln Sie die Strategie kontinuierlich weiter.
Digitalisierung ist ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess. Halten Sie Ihre Digitalisierungsstrategie agil und passen Sie sie regelmäßig an technologische Entwicklungen und neue Marktbedingungen an.
Welche Tools können bei der Erstellung einer Digitalisierungsstrategie helfen?
Eine Digitalisierungsstrategie ohne digitale Werkzeuge ist undenkbar, denn im Rahmen der Strategieentwicklung und -umsetzung werden analoge Prozesse in digitale umgewandelt. Dies gilt für alle Unternehmensbereiche, von IT und Finanzen über den Kundenservice und die Produktion bis hin zur Personalabteilung.
Bei der Auswahl geeigneter Technologien geht es vor allem darum, den Mitarbeitenden ein produktiveres Arbeiten von jedem Ort aus zu ermöglichen und sie von zeitintensiven und fehleranfälligen Routinetätigkeiten zu befreien. Auf diese Weise können sich die Mitarbeitenden Aufgaben zuwenden, die direkt zur Wertschöpfung und damit zum Unternehmenserfolg beitragen. Dazu werden im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie zunächst analoge Prozesse auf den Prüfstand gestellt und auf ihre Effizienz hin untersucht. Im zweiten Schritt werden analoge Routineprozesse softwaregestützt digitalisiert. Im dritten Schritt können digitale Prozesse zu Workflows automatisiert werden, bei denen einzelne Prozessschritte automatisch ausgelöst werden, sobald der Workflow initialisiert wird.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt dabei eine wichtige Rolle:
- Es ermöglicht die zentrale Ablage, Organisation und Verwaltung von Dokumenten, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell online auf benötigte Informationen zugreifen können - unabhängig von Ort und Zeit.
- Verschiedene Versionen von Dokumenten werden gespeichert, Änderungen lassen sich leicht nachvollziehen.
- Funktionen wie Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Authentifizierung schützen vertrauliche Daten. Auch strenge Vorschriften und Compliance-Richtlinien lassen sich durch die Dokumentation und den Nachweis entsprechender Maßnahmen leichter einhalten.
- Die Zusammenarbeit wird gefördert, da Teams in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Feedback geben und Änderungen verfolgen können.
- Ein DMS ermöglicht die Automatisierung von dokumentenbezogenen Arbeitsabläufen und Prozessen. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert, Fehler minimiert und Genehmigungsprozesse beschleunigt.
- Die gesammelten Metadaten von Dokumenten können für Analysen genutzt werden und so wertvolle Einblicke in Nutzungsverhalten, Trends und Bereiche mit Optimierungspotenzial generieren.
- In Zeiten hybrider Arbeit gewährleistet ein DMS den reibungslosen Austausch von Informationen und Dokumenten.
Wie kann man die Erfolge einer Digitalisierungsstrategie messen?
Die Erfolge einer Digitalisierungsstrategie lassen sich anhand verschiedener Kennzahlen und Indikatoren messen und bewerten. Dazu zählen unter anderem Umsatz- und Gewinnsteigerungen, Kostensenkungen, eine höhere Kundenbindung und -zufriedenheit oder schnellere Time-to-Market-Prozesse. Aber auch Indikatoren wie die Nutzung und Akzeptanz digitaler Lösungen oder die generelle Position im Wettbewerb sind wichtige Kriterien.
Wichtig ist, dass die Erfolgsmessung regelmäßig durchgeführt wird, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die gewählten Indikatoren sollten im Einklang mit den strategischen Zielen der Digitalisierung stehen und können im Laufe der Zeit angepasst werden, um den tatsächlichen Fortschritt widerzuspiegeln.
Fazit
Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie ist der Schlüssel zur Bewältigung des digitalen Wandels. Unternehmen, die sich als Digital Leader etablieren wollen, müssen ihre digitalen Kompetenzen ausbauen, Digitalisierungsprojekte gezielt umsetzen und sich auf den hybriden Arbeitsplatz vorbereiten.