Direkt in Microsoft Teams mit DocuWare arbeiten

DocuWare-Listen und -Aufgaben jetzt in einen Teams-Chat oder Channel einbinden. Neue Funktionen der DocuWare Teams App machen es möglich. Alle, die überwiegend in Teams arbeiten, haben so ihre aktuellen ToDo's besser im Blick und können diese direkt aus Teams heraus erledigen.

Seit Januar 2023 sorgt eine Schnittstelle zu Microsoft Teams für die nahtlose Verbindung zwischen der Kommunikationsplattform und DocuWare und unterstützt so die Zusammenarbeit von Kolleginnen und Kollegen. Dokumente werden schnell gefunden, sicher archiviert und einfach in Chats oder Channels geteilt.

Mit dem November-Update der DocuWare App für Microsoft Teams können Sie DocuWare-Listen als Registerkarten in Ihre Teams-Umgebung einfügen. Dies gilt sowohl für Listen in Form von Archivdialogen als auch für Aufgabenlisten in Verbindung mit Workflows. Gerade für Personen, die nur gelegentlich mit DocuWare arbeiten, ist dies eine gute Möglichkeit, schnell auf aktuelle Dokumente zuzugreifen und Workflow-Aufgaben direkt im Team zu bearbeiten.

Aktuelle Dokumente einer DocuWare Liste direkt aus Teams heraus öffnen und bearbeiten

Fügen Sie z.B. eine Liste der aktuellen Produktbroschüren als Tab in den Team-Channel des Vertriebs ein, damit die Dokumente direkt dort zur Verfügung stehen, wo sich die Kolleginnen und Kollegen viel austauschen.

Oder binden Sie die Workflow-Aufgaben als Tab in Ihren Abteilungskanal in Teams ein. Innerhalb der Abteilung sieht jeder Nutzer dort die ihm zugewiesenen Aufgaben und alle haben einen guten Überblick über die der Abteilung zugewiesenen Aufgaben. Praktisch: Die Aufgaben können direkt aus den Teams heraus bearbeitet werden.

Zentrale Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten, Aufgaben und Listen stehen Ihnen direkt in Microsoft Teams zur Verfügung. Im Einzelnen sind dies

• Im Browser öffnen: Dokument wird im Viewer in einem neuen Browser-Tab geöffnet, die gewohnten Viewer-Funktionen sind verfügbar  
• Dokument-Link in Zwischenablage kopieren
• In Teams teilen  
• Download 

• Im Browser öffnen: Workflow-Aufgabe wird zusammen mit dem Dokument im Viewer in einem neuen Browser-Tab geöffnet, die gewohnten Funktionen im Aufgaben-Formular und im Viewer sind verfügbar.  
• Dokument-Link in Zwischenablage kopieren  
• In Teams teilen  
• Download  

• Sortierung  
• Im Browser öffnen Komplette Liste in neuem Browser-Tab öffnen  

Der Funktionsumfang, der dem einzelnen Benutzer zur Verfügung steht, entspricht natürlich den in DocuWare vergebenen Rechten.

Die App wird den Nutzern von Microsoft Teams im Bereich Apps von Teams zur Verfügung gestellt. Kunden, die die App bereits nutzen, müssen diese aktualisieren, um die neuen Funktionen nutzen zu können.  

Die App kann sowohl mit der DocuWare Cloud als auch mit der On-Premises-Lösung genutzt werden. Bei einem lokal installierten DocuWare-System ist für die Integration mit Microsoft Teams wie bisher das Modul DocuWare Connect to Teams erforderlich.