24.05.2023

DocuWare – Ihr Multitalent für alle Business-Prozesse

DocuWare ist so vielseitig wie ein Schweizer Taschenmesser. Nutzen Sie es neben der Rechnungsverarbeitung auch für Ihr Vertragsmanagement, Ihre Personalakte etc. statt auf einzelne Speziallösungen zu setzen. Hier die drei wichtigsten Vorteile.

Sie haben Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung mit DocuWare optimiert? Dann stehen vielleicht schon die nächsten Digitalisierungsprojekte auf der Unternehmensagenda, etwa Prozesse aus den Bereichen HR, Legal oder Quality. Auch für solche Einsatzszenarien ist DocuWare bestens geeignet. Statt für jeden Anwendungsfall und jede Abteilung eine eigene Software-Lösung anzuschaffen, ist DocuWare das Werkzeug für alle unternehmensweiten Prozesse rund um Ihre Dokumente.

Vorteil 1: Abteilungsübergreifende Vernetzung

Sie benötigen zu einem Vertrag die dazugehörige Rechnung, zu einer Neueinstellung die Bestellung des Laptops, zu einem Bauteil die Qualitätsdokumentation und den Lieferschein? Die wenigsten Prozesse betreffen nur eine Abteilung. Mit jeweiligen Speziallösungen stößt man schnell an Grenzen. „Insellösung“ ist dann der treffendere Begriff.

Im günstigsten Fall müssen Sie ‚nur‘ das Werkzeug wechseln, d.h. sich einloggen und das passende Dokument suchen. Im ungünstigsten Fall haben Sie aber gar keinen Zugriff auf das andere System, weil es nur Benutzerlizenzen für die jeweilige Kernabteilung gibt. Also das entsprechende Team kontaktieren und um Hilfe bitten. Was so einige Stunden dauern kann, ist mit DocuWare nur wenige Klicks entfernt. Denn über passende Indexbegriffe rufen Sie zusammengehörige Dokumente auch aus verschiedenen Archiven direkt auf, die benötigten Informationen stehen sofort zur Verfügung.

Vorteil 2: Saubere Software-Landschaft

Wenn jede Abteilung nach dem Motto „Ist ja nur für uns“ schnell einen Softwarevertrag abschließt, entsteht in relativ kurzer Zeit ein Tohuwabohu in der Softwarelandschaft des Unternehmens. Nicht nur die IT-Abteilung verliert schnell den Überblick, sondern auch der Compliance-Verantwortliche. Sowohl organisatorisch als auch rechtlich stellen sich viele

Fragen, zum Beispiel:

  • Wo werden die Daten gehostet? Verlassen zum Beispiel Daten eines Unternehmens in Europa den europäischen Datenschutzraum?
  • Werden die Daten innerhalb des Systems datenschutzkonform verarbeitet?
  • Wer hat mit welchen Rechten Zugriff auf welche Daten?
  • Wer übernimmt die Benutzerverwaltung? Die IT oder der Fachbereich?
  • Ist eine Benutzersynchronisation mit einem Active Directory möglich?
  • Ist Single Sign-On realisierbar?

Mit DocuWare als zentralem System sind Sie deutlich besser aufgestellt. Und wenn Ihnen die Eigenständigkeit der einzelnen Abteilungen wichtig ist, vergeben Sie einfach Archivrechte an die Teamleiter, damit diese Archive für ihre Abteilung anlegen und bei Bedarf anpassen können.

Vorteil 3: Niedrigere Kosten

Auf den ersten Blick sind Speziallösungen günstig, insbesondere wenn sie mit kleinen Starterpaketen werben. Oft muss aber schnell aufgerüstet werden, weil das Limit an Benutzern, Dokumenten/Akten/Prozessen oder Datenvolumen erreicht ist. Und mit steigender Anzahl solcher vermeintlich kleiner Tools summiert sich das - „Kleinvieh macht auch Mist“ lässt grüßen.
Bei DocuWare gibt es natürlich verschiedene Lizenzpakete, bei der Cloud-Lösung gestaffelt nach Nutzern und Dokumentenvolumen. Braucht aber beispielsweise der Compliance-Beauftragte bei Speziallösungen drei User-Lizenzen, wenn er Verträge verwalten, Rechnungen freigeben und seine Personalakte einsehen will, reicht bei DocuWare als zentraler Anwendung eine.

Fazit

Wenn in Ihrem Unternehmen weitere Prozesse digitalisiert und automatisiert werden sollen, weisen Sie die verantwortlichen Kolleginnen und Kollegen darauf hin, dass das passende Werkzeug bereits im Haus ist. Ihr DocuWare-Ansprechpartner erläutert Ihnen gerne die Möglichkeiten des Dokumenten-Managements im jeweiligen Anwendungsszenario und berät Sie bei der Umsetzung der Prozesse.

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