06.12.2023

Dokumente per Druckbefehl archivieren: So richten Sie DocuWare Printer ein

Mit DocuWare Printer archivieren Sie Dokumente in Sekundenschnelle über das Druckmenü Ihres ERP-, CRM- oder Office-Programms - inklusive Verschlagwortung. Wir zeigen Ihnen, wie einfach Sie eine Printer-Konfiguration erstellen.

Die Ablage per Druckbefehl ist besonders praktisch für Standarddokumente, die Indexinformationen an den gleichen Stellen enthalten, wie z.B. ausgehende Angebote, Rechnungen oder Bestellungen. Hier können die Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen werden und die Archivierung erfolgt vollautomatisch. Voraussetzung für die Nutzung der Funktion ist die Installation der DocuWare Desktop Apps, zu denen auch der Drucker gehört.

Eine Printer Konfiguration anlegen

Öffnen Sie über das Hauptmenü die DocuWare-Konfiguration, gehen Sie zu Dokumentverarbeitung und klicken Sie auf Neue Konfiguration.

Beispieldokument als Muster

Geben Sie der Konfiguration einen Namen, in unserem Beispiel „Angebot“.

Wählen Sie auf der Registerkarte Quelle den Bereich Drucker aus. Laden Sie anschließend ein Beispieldokument hoch. Es dient als Muster für die Kriterien, nach denen die Archivierung per Druckbefehl für Ihre Dokumente ablaufen soll.

Ziel für Ablage festlegen

Unter Ziel legen Sie fest, in welchen Briefkorb oder in welches Archiv die Dokumente abgelegt werden. Hier können Sie auch weitere Einstellungen vornehmen, z.B. ob jedes per Druckbefehl abgelegte Dokument gleichzeitig per E-Mail versendet werden soll.

Wie Dokumente beim Drucken indexiert werden

Bei der Bearbeitung legen Sie fest, welche Indexierung die Dokumente bei der Ablage im Archiv erhalten. Dazu können Sie feste Werte oder Lesebereiche auf dem Dokument definieren. In die Indexfelder auf der rechten Seite können Sie feste Einträge eintragen, z.B. den Dokumenttyp Angebot, oder Sie können Werte oder Zeichen aus dem Dokument auslesen lassen, wie hier den Firmennamen. Klicken Sie dazu links auf das Textfeldsymbol, ziehen Sie einen Rahmen auf und verbinden Sie diesen mit einem Pfeil mit dem Indexfeld. So markieren Sie die Stellen im Dokument, aus denen später die Werte ausgelesen werden.

Anker helfen, die Konfiguration dynamischer zu gestalten. In unserem Beispiel wird der Firmenname relativ zum Anker darüber, also zum Adressblock-Briefkopf, ausgelesen. Der Adressblock kann also an beliebiger Stelle stehen und im Vergleich zum Beispieldokument auch verschoben sein. Er wird trotzdem erkannt und ausgelesen. DocuWare Printer sucht nach einem bestimmten Text, hier der Adresse, und liest relativ dazu die definierten Elemente aus.

Auslöser dafür festlegen, dass Konfiguration angewendet wird

Im letzten Schritt legen Sie ebenfalls in der Bearbeitung unter Identifizieren die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit die Konfiguration ausgeführt wird. In unserem Beispiel ist dies der Fall, wenn im ausgewählten Feld das Wort „Angebot“ steht. Selbstverständlich können hier auch mehrere Felder und auch Anker verwendet werden.

Wenn Sie die Konfiguration für eine andere Person erstellen, weisen Sie ihr diese abschließend unter Berechtigungen zu. Fertig.

DocuWare Printer auswählen und loslegen

Sobald Sie ein Dokument, wie hier ein Angebot, in Office oder Ihrem ERP-System erstellen, können Sie es direkt über das Drucken-Menü in DocuWare ablegen und indexieren. Wenn Sie mehrere Druckerkonfigurationen angelegt haben, zum Beispiel eine für Angebote und eine für Verträge, „weiß“ Ihr Programm automatisch, wo diese Dokumente abgelegt und wie sie indiziert werden sollen.  

Übrigens: Mit der Highlight Search, einer Art Blitzsuche, können Sie auch aus Ihren Anwendungen heraus genau das Dokument aufrufen, das in DocuWare gerade benötigt wird.

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