15.01.2024
E-Rechnungen: 5 Vorteile beim Import von Einzelposten
Nutzen Sie die Daten aus den XML-Rechnungen gezielt, um Ihren Rechnungsworkflow zu verfeinern. Mit den Einzelposten in Indextabellen realisieren Sie detaillierte Freigaben und Mengenabgleiche mit Lieferscheinen.
Beim Import von XML-Rechnungen können Sie nun auch die Daten der aufgelisteten Einzelposten automatisch erfassen und in Indextabellen übertragen.
Schneller Prozess mit XML-Rechnungen
Die Verwendung des Einzelpostenimports hat mehrere Vorteile:
- Die Einzelpostendaten der Rechnung werden häufig für einen 2- oder 3-Wege-Abgleich (mit Bestellung und/oder Lieferschein) benötigt.
- Die Positionen können einfach verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden.
- Andere Beteiligte oder Kostenstellenverantwortliche können detaillierte Freigaben vornehmen.
- Für XML-Rechnungen kann der Prozess genauso detailliert sein wie für Papier- und PDF-Rechnungen, bei denen Intelligent Indexing die einzelnen Positionen in die Indextabelle überträgt.
- Alle Rechnungsinformationen stehen in DocuWare zur Verfügung und können bei Bedarf auch exportiert werden.
Einzelposten erfassen: So richten Sie es ein
Ihre XML-Beispielrechnung muss mindestens zwei Positionen enthalten. Es genügt, die Daten einer Position mit einer Zeile der Indextabelle zu verknüpfen, damit alle anderen Positionen der Rechnung automatisch in die Tabelle übertragen werden.
Die Erfassung der Einzelposten richten Sie in einer Konfiguration für Dokumentverarbeitung unter „Indexieren“ ein.
Ihre XML-Rechnungen können in jedem von DocuWare unterstützten Format vorliegen (z.B. ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA oder FacturX).
Was Sie über XML-Rechnungen wissen sollten
XML ist eine Auszeichnungssprache, mit der hierarchisch strukturierte Daten in Form einer Textdatei dargestellt werden können. Diese Datei kann nicht nur von Maschinen, sondern auch von Menschen gelesen werden. Wer jedoch nicht täglich damit zu tun hat, denkt beim Betrachten einer XML-Datei zunächst an reinen Code.
DocuWare zeigt Ihnen XML-Rechnungen komfortabel wie normale Dokumente an, hier ein Beispiel:
Mit DocuWare sind alle Arten von XML-Rechnungen optimal lesbar
Zum Hintergrund: Die europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931) regelt die Anforderungen an die XML-Struktur von elektronischen Rechnungen (z.B. XRechnung, Factur-X). Diese Struktur wird durch die Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) abgebildet.
In DocuWare werden XML-Rechnungen, die der CII-Syntax folgen, auch direkt in der in den Organisationseinstellungen gewählten Sprache visualisiert. Dies gilt für die Spracheinstellungen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Schwedisch.
Für alle anderen Organisationssprachen wird die XML-Rechnung in Englisch angezeigt. Die visuelle Darstellung von CII-Rechnungen hat somit die gleiche hohe Qualität wie bei UBL-Rechnungen.
Ab DocuWare Version 7.9
Die beschriebenen Funktionen stehen ab DocuWare Version 7.9 zur Verfügung. Wenn Sie mit einem lokal installierten DocuWare-System arbeiten, benötigen Sie die Zusatzlizenzen DocuWare Import und Workflow Manager.