Effiziente Dokumentenerfassung: Tipps und Best Practices

Täglich werden Dokumente erstellt, bearbeitet, gedruckt und archiviert. Im digitalen Zeitalter stellt sich jedoch schnell die Frage, wie diese Dokumente effizient in digitale Formate umgewandelt und für die jeweiligen Geschäftsprozesse genutzt werden können. Hier kommt die digitale Dokumentenerfassung ins Spiel. Was darunter zu verstehen ist, welche Arten es gibt und welche Vorteile Sie für Ihr Unternehmen daraus ziehen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Dokumentenerfassung beschreibt den Prozess der Erfassung, Extraktion und Speicherung von Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten in einem elektronischen Format. Ziel ist es, die relevanten Informationen zu extrahieren und in strukturierter Form zugänglich zu machen. Die Dokumentenerfassung kann sich auf verschiedene Arten von Dokumenten beziehen, wie z.B:

• Das Scannen von Papierdokumenten, um sie in digitale Dateien umzuwandeln. Dies ist beispielsweise bei Briefen, Verträgen, Rechnungen oder Formularen der Fall.
• die Verarbeitung digitaler Dokumente wie PDFs, Word-Dokumente oder E-Mails  
• die Extraktion von Informationen aus multimedialen Inhalten wie Bildern, Videos oder Audiodateien  

Die Dokumentenerfassung wird daher häufig in Unternehmen eingesetzt, um die Datenverwaltung zu verbessern, die Suche, die Analyse und den Zugriff auf Informationen zu erleichtern und damit die Effizienz zu steigern. Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), automatische Klassifizierung, Texterkennung und maschinelles Lernen helfen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und die Genauigkeit der Datenextraktion zu verbessern.

Eine effektive Dokumentenerfassung bietet viele Vorteile, die für Unternehmen in der heutigen digitalen Welt entscheidend sind. Hier ein Überblick:

Steigerung der Effizienz
Die Umwandlung von physischen Dokumenten in digitale Formate erleichtert den Zugriff, die Speicherung und die Verwaltung von Informationen erheblich. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit, da sie digitale Dokumente schneller suchen, organisieren und abrufen können.  

Einsparung von Ressourcen
Ein wesentlicher Vorteil ist die Kostenersparnis, die durch die Reduzierung manueller Prozesse und die Minimierung von Papier- und Druckkosten entsteht. Ein weiterer Vorteil ist die Platzersparnis, da durch die Umstellung auf digitale Dokumente physischer Stauraum eingespart wird und somit der Bedarf an physischen Aktenlagern und Lagerflächen entfällt.

Verbesserte Datenintegrität
Elektronische Dokumente können durch automatisierte Prozesse besser gesichert und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Dies trägt zur Datenintegrität und Datensicherheit bei.

Schnellere Verfügbarkeit von Informationen  
Digitale Dokumente ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen - unabhängig von Ort und Zeit. Dies erleichtert die digitale Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen - auch über Standorte hinweg.

Such- und Analysemöglichkeiten
Digitale Dokumente können nicht nur einfach und schnell durchsucht werden, was Zeit und Aufwand spart. Die automatisierte Erfassung von Dokumenten führt auch zu einer höheren Datengenauigkeit, da menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert werden. Unternehmen profitieren so von einem besseren Einblick in ihre Geschäftsprozesse und einer datengestützten Entscheidungsfindung.  

Compliance und Regulierung
Die digitale Dokumentation kann Unternehmen auch dabei helfen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Compliance-Risiken zu minimieren. Dies ist insbesondere in regulierten Branchen von Bedeutung.

Automatisierte Arbeitsabläufe  
Mit fortschrittlichen Dokumentenerfassungs-Tools können Arbeitsabläufe automatisiert und manuelle Aufgaben eliminiert werden. Auf diese Weise sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen, während sich die Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Die Erfassung der Dokumente kann manuell oder automatisiert erfolgen. Bei der manuellen Variante erfolgt die Erfassung manuell durch Mitarbeitende. Bei der automatisierten Variante übernimmt eine Software die Erfassung selbständig. Die Dokumentenerfassung umfasst sowohl strukturierte Daten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer) als auch unstrukturierte Daten (z.B. Text aus einem Bericht oder einer E-Mail).

Bei der automatisierten Dokumentenerfassung werden verschiedene Technologien eingesetzt, um den Inhalt von Dokumenten zu extrahieren und in ein digitales Format umzuwandeln. Am häufigsten werden die folgenden Verfahren eingesetzt, oft auch in Kombination:

Optical Character Recognition (OCR) erkennt gedruckten oder handgeschriebenen Text auf Dokumenten und wandelt ihn in elektronischen Text um. Auf diese Weise können Informationen aus gescannten Dokumenten automatisiert extrahiert werden.

Maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz: Systeme lernen, Muster in Dokumenten zu erkennen und sich an unterschiedliche Dokumenttypen anzupassen, um die Erfassung und Analyse zu verbessern.

Intelligente Dokumentenerkennung (IDR) kombiniert verschiedene Technologien wie OCR, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um komplexe Dokumente zu analysieren, Muster zu erkennen und relevante Informationen zu extrahieren.

Natural Language Processing (NLP) verwendet maschinelles Lernen und linguistische Modelle, um die Bedeutung und den Kontext von Texten zu verstehen. Diese Technologie kann helfen, Informationen aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails oder Berichten zu extrahieren und zu kategorisieren.

Barcodes und QR-Codes auf Dokumenten ermöglichen die automatische Identifikation und Erfassung von Informationen, wenn sie gescannt werden.

Formularerkennung und -ausfüllung: Diese Technologie erkennt vordefinierte Formulare oder Vorlagen und kann automatisch Daten in die entsprechenden Felder einfügen oder Informationen ausfüllen.

DocuWare setzt auf Intelligent Indexing, das die zentralen Informationen eines Dokuments sofort erkennt und als Indexbegriffe in hochstrukturierte, auswertbare Daten umwandelt. Dabei merkt sich die Machine-Learning-Technologie jedes Dokument inklusive eventueller Korrekturen der Indexbegriffe. Auf diese Weise funktioniert die automatische Indexierung bereits nach wenigen Dokumenten zuverlässig. Und mit jedem weiteren Dokument steigen Geschwindigkeit und Genauigkeit.

Die Dokumentenerfassung in Unternehmen ist ein wesentlicher Prozess, der die Effizienz steigert, den Zugang zu Informationen optimiert und die Produktivität in Unternehmen erhöht. Eine effiziente Dokumentenerfassung ist daher in der heutigen digitalen Geschäftswelt unverzichtbar.