06.09.2023
Elektronischer Rechnungsaustausch: Diese E-Reporting-Modelle sollten Sie kennen
Das europäische Mehrwertsteuerrecht wird reformiert. In allen Mitgliedstaaten müssen Unternehmen ihre Steuererklärungen demnächst elektronisch auf der Grundlage der elektronischen Rechnungsstellung an die Steuerbehörden übermitteln. Hier ein Überblick über die Meldeformate, die auf Sie zukommen können.
Der elektronische Rechnungsaustausch beinhaltet die elektronische Meldung an die Finanzbehörden in Echtzeit. Damit will der Staat den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Die Unternehmen müssen ihre Systeme kurzfristig und zum Teil mit erheblichem Aufwand anpassen. Langfristig ist jedoch mit Kosteneinsparungen durch das E-Reporting zu rechnen.
E-Reporting wird vom Trend zum Standard
Das derzeitige System der Zusammenfassenden Meldungen soll bis 2028 durch ein elektronisches Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze ersetzt werden. Dabei erfolgt die Meldung an die Behörden transaktionsbasiert mit der Rechnungsstellung, wodurch Informationen über erwartete Umsätze schneller und in besserer Qualität erfasst werden können. Betroffen sind alle Umsätze, die derzeit auch im Rahmen der Zusammenfassenden Meldung gemeldet werden müssen.
EU: VAT in the Digital Age
Unter dem Titel VAT in the Digital Age (kurz ViDA) hat die Europäische Kommission im Dezember 2022 eine Verordnung vorgeschlagen, die elektronische Meldepflichten im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung vorsieht. Damit soll ein EU-weites Meldesystem für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) eingeführt werden, bei dem Unternehmen Daten aus elektronischen Rechnungen in Echtzeit an die Behörden übermitteln. Nach der Umsetzung in nationales Recht können die Mitgliedstaaten so den Weg der eingenommenen Mehrwertsteuer genau verfolgen und bei Verdacht auf betrügerische Praktiken einschreiten.
Zentrale Freigabeplattformen der Behörden
Das transaktionsbasierte E-Reporting für Rechnungen wird bereits in vielen Ländern sowohl für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor (Business to Government, B2G) als auch für Transaktionen zwischen Unternehmen (Business to Business, B2B) eingesetzt. Zuerst wurde dieses E-Reporting in Lateinamerika eingeführt, wodurch die so genannte Mehrwertsteuerlücke in Ländern wie Chile, Mexiko oder Brasilien teilweise um 50 Prozent reduziert werden konnte. Es folgte China mit seinem Golden Tax Project. In Afrika ist Tunesien Vorreiter beim E-Reporting.
Auch die Hälfte der EU-Mitgliedstaaten, darunter Ungarn, Spanien, Italien und zuletzt Frankreich, haben bereits eine Variante des E-Reporting eingeführt. In vielen nordeuropäischen Ländern, wie z.B. Deutschland, ist es in Planung.
Der Trend geht weg vom Post-Audit-Verfahren hin zu zentralen Freigabeplattformen der Finanzbehörden. Insgesamt steigt damit auch die Bedeutung internationaler Standards und Netzwerke wie Peppol.
Zwei Modelle: V und Y
Auf welche Meldemodelle müssen sich Unternehmen in Ländern einstellen, die noch kein E-Reporting-System haben, und wie funktionieren sie? In Europa gibt es zwei führende Konzepte für elektronische Rechnungsübermittlungssysteme, die als V und Y bezeichnet werden. Die Buchstaben stehen für die unterschiedliche Anzahl von Kontaktpunkten, über die Unternehmen miteinander und mit den Steuerbehörden beim Rechnungsaustausch kommunizieren.
Das V-Modell hat drei, das Y-Modell vier Kontaktpunkte.
In Europa dominiert derzeit das V-Konzept, auch Clearing-Modell genannt: In Italien beispielsweise müssen Unternehmen ihre Rechnungen über einen zentralen Server der Finanzbehörden an ihre Geschäftspartner schicken und dürfen dafür keine privaten Kanäle nutzen.
Bei der Y-Struktur können die Unternehmen die Rechnungen alternativ auch über private Kanäle wie z.B. EDI versenden. Damit ist auch die dezentrale Übermittlung im Zusammenspiel mit IT-Dienstleistern zulässig, so dass die Unternehmen die Wahlfreiheit hinsichtlich der Plattform und des Nutzerkanals haben. Sie können den Dienstleister frei wählen und bestehende Strukturen optimal nutzen. Das Y-Modell wird beispielsweise in Frankreich eingesetzt.