08.03.2023
Fehlerfrei indexieren mit einem Klick
Das Werkzeug “One Click Indexing” ist ideal, wenn bei der Archivierung noch Indexbegriffe vergeben werden müssen. Auch die manuelle Eingabe von langen Namen oder Zahlenkombinationen ist damit im Handumdrehen erledigt. Selbst wenn es sich um den längsten amtlichen Ortsnamen Europas handelt. .
Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch ist ein kleines Dorf in Wales, das vor allem wegen seines 58 Buchstaben langen Namens bekannt ist. One-Click-Indexing ist ein Standardwerkzeug im DocuWare-Viewer, mit dem sich auch knifflige Zeichen- und Zahlenfolgen als korrekte Indexwerte übernehmen lassen. Ganz ohne lästiges Abtippen!
So funktioniert One Click Indexing
Sobald Sie in einem im DocuWare-Viewer geöffneten Dokument auf einen Begriff klicken, wird dieser automatisch in das aktive Feld des Ablagedialogs eingetragen. Anschließend springt der Cursor automatisch in das nächste Indexfeld des Ablagedialogs, so dass Sie sofort den nächsten Begriff per Mausklick übernehmen können. Um mehrere Begriffe - z.B. Vor- und Nachname gleichzeitig - zu übernehmen, markieren Sie diese mit gedrückter linker Maustaste. Mit gedrückter [Strg]-Taste können Sie auch Wörter, Daten und Zahlenfolgen an verschiedenen Stellen im Dokument markieren und entsprechend in ein Indexfeld übernehmen. .

Ist One Click Indexing bereits aktiviert?
One Click Indexing ist in DocuWare immer im Funktionsumfang enthalten. Ob die Funktion aktiviert ist, erkennen Sie daran, dass Begriffe farbig hinterlegt werden, sobald Sie mit dem Mauszeiger über ein im Viewer geöffnetes Dokument fahren. Ist dies nicht der Fall, aktivieren Sie die Funktion über das ABC-Symbol in der Viewer-Symbolleiste. .

Fehlt das ABC-Symbol in Ihrer Viewer Werkzeugleiste, können Sie dieses über das Hauptmenü im Bereich Profil & Einstellungen und Viewer einblenden.
Auch im Indexdialog, in Tabellen und bei Aufgaben verfügbar
One Click Indexing funktioniert nicht nur im Ablagedialog, sondern auch beim Ändern oder Ergänzen von Indexbegriffen in einem bereits archivierten Dokument und beim Ausfüllen von Feldern in Workflow-Aufgaben. Auch Beträge und einzelne Rechnungspositionen in Tabellenfeldern lassen sich einfach per Mausklick erfassen.
Dateieigenschaften als Indexbegriff übernehmen
Auch die Dateieigenschaften, die in der Fußzeile des Viewers angezeigt werden, können einfach in ein Indexfeld übertragen werden. Dateiname, Dateityp und Dateidatum sind anklickbare Felder.
Intelligent Indexing optimal antrainieren
Verwenden Sie One Click Indexing, wenn Sie mit Intelligent Indexing arbeiten und noch Indexfelder ausfüllen oder korrigieren müssen. Auf diese Weise lernt Intelligent Indexing schneller, als wenn Sie die Begriffe selbst eingeben. .