04.10.2023
Funktionen und Sicherheit für Ihr System – die Organisationseinstellungen
Einmal eingerichtet, gelten sie für Ihr gesamtes DocuWare-System und alle Benutzer, die damit arbeiten: Die organisatorischen Einstellungen reichen von der Passwortsicherheit bis zur Aktivierung von Collaboration-Funktionen. Was nicht nur DocuWare-Administratoren wissen sollten.
In den Organisationseinstellungen legen Sie die Grundlagen für den Einsatz von DocuWare in Ihrem Unternehmen fest. Da hier auch Sicherheitsfragen wie Single-Sign-On und Passwortrichtlinien geregelt werden, haben nicht alle DocuWare-Anwender Zugriff auf diesen Teil der DocuWare-Konfiguration, sondern nur Anwender mit der Berechtigung System- oder Organisationsadministrator. Wenn Sie Anregungen aus diesem Artikel in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, aber nicht über die entsprechenden Berechtigungen in DocuWare verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihre DocuWare-Administration.
Kollaboration
Zwei Funktionen, die die Zusammenarbeit an Dokumenten in DocuWare erleichtern, müssen zunächst in den Organisationseinstellungen auf der Registerkarte Allgemein aktiviert werden, damit Ihre Kolleginnen und Kollegen sie nutzen können.
Mit der Funktion Bearbeiten in Office für das Web können Sie archivierte Microsoft-Office-Dokumente live mit Ihren Kolleginnen und Kollegen bearbeiten. Bei einem abteilungsübergreifenden Projekt beispielsweise tragen alle Beteiligten während der Statusbesprechung den aktuellen Stand ein, egal ob direkt im Besprechungsraum oder remote vom Home-Office aus. Und auch wenn Sie alleine an einem Word-Dokument arbeiten möchten, ist dies mit „Office for the Web“ schnell erledigt.
Integration in Microsoft Teams: Der direkte Austausch von Links auf archivierte Dokumente mit Microsoft Teams ist Bestandteil der Integration. Nutzen Sie diese Funktion beispielsweise, um in einer Projektgruppe das Angebot eines Lieferanten zu teilen. Dazu müssen Sie DocuWare nicht verlassen, und die in DocuWare definierten Berechtigungen gelten weiterhin. Denn Sie versenden nicht das Dokument selbst, sondern nur einen Link darauf. Das Dokument selbst bleibt sicher in DocuWare.
Arbeitszeit und regionale Einstellungen
Die organisationsweiten Einstellungen im Bereich Zeit & Sprache sind für automatisierte Prozesse, also Workflows, relevant. Sie betreffen E-Mails, die im Rahmen der Prozesse versendet werden und beeinflussen die Berechnung von Eskalationsfristen. Deaktivieren Sie beispielsweise im Rahmen der Einführung einer 4-Tage-Woche den Freitag als Arbeitstag, werden Erinnerungsmails entsprechend früher versendet.
Gut zu wissen: Die Einstellungen hier sind unabhängig von den Spracheinstellungen, die jeder Benutzer selbst für die Benutzeroberfläche vornehmen kann.
Für die Codierung von CSV-Dateien, die aus DocuWare exportiert werden können, gibt es regional unterschiedliche Standards. Geben Sie hier an, welche Kodierung in Ihrem Unternehmen grundsätzlich verwendet werden soll. Für den CSV-Export von Ergebnislisten und den DocuWare-Export kann individuell eine andere Kodierungsart gewählt werden.
Tab Sicherheit
Hier geht es um die Sicherheit Ihres DocuWare-Systems, nehmen Sie also keine unüberlegten Änderungen vor. Die meisten Optionen betreffen die Anmeldung am System:
- Single Sign-On: Für die Verbindung mit Ihrem Identity Provider, damit sich die Benutzer auch in DocuWare mit ihrem Firmen-Benutzernamen und -Passwort anmelden können. Möglich mit allen Identity Providern, die das Open ID Connect-Protokoll unterstützen.
- Gast-Anmeldung: Ermöglicht den Zugriff auf DocuWare als Gast ohne Eingabe von Zugangsdaten. Wenn Sie diese Option nutzen, schränken Sie die Rechte des hinterlegten Gastbenutzers entsprechend Ihren Anforderungen ein.
- Passwortrichtlinie: Legt die Anforderungen an DocuWare-Passwörter in Ihrem System fest, wie z. B. Passwortlänge und Gültigkeitsdauer.
- Passphrase: Für die Verschlüsselung von URLs bei URL-Integrationen. Über eine verschlüsselte URL mit enthaltenem Benutzernamen und Passwort ist auch eine automatische Anmeldung am Web Client möglich.
- Timeout: Zur automatischen Abmeldung eines Benutzers bei Inaktivität.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Dateitypen generell für Ihr DocuWare-System zu sperren. Entsprechende Dateien können dann weder in Briefkörbe importiert noch in Archiven abgelegt werden. Dabei können Sie ganze Dateitypen ausschließen, wie z. B. Audiodateien, oder die Definition gezielt über Dateiendungen vornehmen.