25.05.2023

Hybride Arbeitsmodelle: Potenziale, Herausforderungen und Umsetzung

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Mit dem Aufkommen neuer Technologien im Zuge des digitalen Wandels und der pandemiebedingten Verlagerung ins Homeoffice sind Unternehmen dazu übergegangen, sukzessive hybride Arbeitsmodelle zu implementieren. Doch was genau sind hybride Arbeitsmodelle und wie funktionieren sie? Welche Vor- und Nachteile haben sie und wie können sie erfolgreich umgesetzt werden? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Wie ist der Status Quo in Deutschland?

Laut einer aktuellen Studie des IT-Dienstleisters Ring Central in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsunternehmen Ipsos arbeiten in Deutschland knapp 50 Prozent der Beschäftigten Vollzeit im Büro (2021: 49 Prozent). Rund 42 Prozent befinden sich in hybriden Arbeitsmodellen (2021: 28 Prozent), während knapp 9 Prozent der Befragten komplett remote arbeiten (2021: 23 Prozent). Vergleicht man die Zahlen mit den Werten von 2021, wird deutlich, dass viele Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle umgestellt haben.

Ausschließlich im Büro vor Ort zu arbeiten, ist in Deutschland aber nach wie vor das häufigste Arbeitsmodell. Heißt das aber auch, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne wieder an ihren physischen Arbeitsplatz zurückkehren? Nein. Die meisten schätzen zwar die Möglichkeit, wieder ins Büro zu gehen, wollen dies aber nicht an fünf Tagen in der Woche tun. Tatsächlich geben dies nur knapp neun Prozent der Befragten an. 16 Prozent bevorzugen 100 Prozent Telearbeit. Die große Mehrheit plädiert für ein Hybridmodell und möchte selbst entscheiden, an welchen Tagen sie ins Büro geht und an welchen Tagen sie von zu Hause aus arbeitet.

Was sind hybride Arbeitsmodelle?

Hybride Arbeitsmodelle basieren auf einer Kombination von virtuellen und physischen Arbeitsumgebungen. Die Mitarbeitenden haben die Flexibilität, ihre Aufgaben sowohl im Büro als auch an einem anderen Ort zu erledigen. Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgen über digitale Tools und Lösungen sowie eine entsprechende Hardware-Ausstattung.

Welche Modelle gibt es?

Tatsächlich verbergen sich hinter dem Begriff „hybrides Arbeitsmodell“ verschiedene Möglichkeiten. In der Praxis entscheidet jedoch der Arbeitsort über die Art der hybriden Arbeit. Eine Klassifizierung:

  • „Office First“: Gearbeitet wird bevorzugt im Büro, Homeoffice und Co. gibt es nur in Ausnahmefällen.
  • Teilflexibel: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, einige Tage im Monat von zu Hause aus zu arbeiten.
  • Vollflexibel: Mitarbeitende können ihren Arbeitsort frei wählen.
  • „Remote First“: Home-Office bzw. Remote-Arbeitsplatz ist Standard, Besprechungen im Büro sind selten.

Erweitert um den Faktor Arbeitszeit ergeben sich weitere Varianten:

  • Feste Arbeitszeit: Hier ist fest vorgegeben, zu welcher Tageszeit und wie viele Stunden pro Tag gearbeitet wird.
  • Teilflexibel: Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit in einem gewissen Rahmen flexibel zu gestalten - zum Beispiel durch ein Gleitzeitmodell.
  • Vollflexibel: Bei diesem Modell spielt es keine Rolle, wann und wie lange gearbeitet wird. Der/die Beschäftigte kann frei entscheiden.

Welche Vorteile bieten hybride Arbeitsmodelle?

Hybride Arbeitsmodelle bieten sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die Mitarbeitenden profitieren von einer besseren Work-Life-Balance, da sie ihre Arbeitszeit flexibler gestalten können. Sie sparen Zeit und Kosten für den täglichen Arbeitsweg und können ihre Arbeit in dem Umfeld erledigen, in dem sie sich am wohlsten und produktivsten fühlen.

Das Unternehmen wiederum profitiert von einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter und einer größeren Auswahl an Talenten, da geografische Beschränkungen gelockert werden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Darüber hinaus ergeben sich erhebliche Einsparpotenziale durch die Reduzierung von Büroflächen und Mietausgaben. Gleiches gilt für die Büroausstattung, da beispielsweise im Rahmen eines Desk-Sharing-Modells weniger Arbeitsplätze benötigt werden.

Welche Herausforderungen sind mit hybriden Arbeitsmodellen verbunden?

Trotz der vielen Vorteile bringen hybride Arbeitsmodelle auch Herausforderungen mit sich. Eine der größten ist die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Büro und denjenigen, die von einem anderen Standort aus arbeiten. Dies erfordert klare Kommunikationsrichtlinien und den Einsatz geeigneter Tools, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder gut miteinander verbunden sind. Auch die Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz spielt in diesem Szenario eine wichtige Rolle.

Hinzu kommt ein erhöhter Koordinationsaufwand für das Unternehmen. Schließlich gilt es, die Planung der Bürobelegung, die Organisation von Meetings oder das Projektmanagement so effizient wie möglich zu gestalten. Zu Beginn können sogar höhere Investitionen erforderlich sein, um beispielsweise Büroräume so auszustatten, dass die Teilnahme an Besprechungen vor Ort oder von zu Hause aus problemlos möglich ist, oder wenn für Heimarbeitsplätze eine zusätzliche technische Ausstattung zur Verfügung gestellt werden muss.

Auch das Thema psychische Gesundheit darf nicht vernachlässigt werden. Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich allein gelassen, haben Probleme mit der Work-Life-Balance oder fühlen sich sozial isoliert. Auch die Bindung an das eigene Unternehmen kann leiden, wenn Mitarbeitende nur noch selten im Büro sind und dadurch weniger Kontakt zu ihrem Team haben.

Wie kann man ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich umsetzen?

Die erfolgreiche Einführung eines hybriden Arbeitsmodells erfordert eine sorgfältige Planung und eine gewissenhafte Umsetzung. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen beachten sollten:

Definieren Sie klare Richtlinien und Erwartungen: Legen Sie klare Arbeitszeit- und Kommunikationsrichtlinien fest, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. Auch Regeln für die Nutzung von Technologie und den Datenschutz haben hier oberste Priorität.

Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen: Neben der eigentlichen Ausstattung der Mitarbeitenden mit Home-Office-fähiger Hardware sind digitale Tools notwendig, die eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden im Büro und Mitarbeitenden an anderen Standorten ermöglichen. Investieren Sie daher in Videokonferenzsysteme, Instant-Messaging-Plattformen und Projektmanagement-Tools.

Flexibilität bieten: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Raum für Flexibilität. Das kann die freie Wahl von Büro- oder Telearbeitstagen oder die Einteilung der Arbeitszeit nach eigenem Ermessen bedeuten.

Bieten Sie Aus- und Weiterbildung an: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Anpassung an das hybride Arbeitsmodell, indem Sie Aus- und Weiterbildungen anbieten. Diese können den Umgang mit digitalen Tools, virtuelle Zusammenarbeit oder effektives Zeitmanagement umfassen.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie das hybride Arbeitsmodell regelmäßig, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und des Unternehmens entspricht. Bitten Sie um Feedback und passen Sie Richtlinien und Prozesse gegebenenfalls an.

So unterstützt ein cloud-basiertes DMS

Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine der Grundlagen, um jederzeit den vollen Zugriff auf relevante Dokumente und Informationen sowohl im Büro als auch an externen Standorten zu gewährleisten. Darüber hinaus können die entsprechenden Dokumente zeitgleich bearbeitet, Änderungen vorgenommen oder zur Freigabe weitergeleitet werden. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Team, sondern sorgt auch für mehr Effizienz und Produktivität.

Wichtig sind auch die Themen Sicherheit und Datenschutz, wenn Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus auf Dokumente und Informationen zugreifen. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt mit robusten Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Berechtigungsverwaltung und regelmässiger Datensicherung für den Schutz sensibler Daten.

Fazit: Lohnt es sich, hybride Arbeitsmodelle einzuführen?

Die Antwort lautet: Ja! Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells bietet Unternehmen viele Vorteile. Durch die höhere Flexibilität können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten besser anpassen und ihre Produktivität steigern. Dies führt zu einer besseren Work-Life-Balance und mehr Zufriedenheit. Gleichzeitig haben Unternehmen die Möglichkeit, auf einen größeren Talentpool zuzugreifen und geografische Einschränkungen bei der Rekrutierung zu überwinden.

Unternehmen müssen sich jedoch auch darüber im Klaren sein, dass eine sorgfältige Planung, Umsetzung und kontinuierliche Anpassung unerlässlich sind, um den ersten Schritt in Richtung Arbeitsplatz der Zukunft zu machen und langfristig erfolgreich zu sein.

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