Indexeinträge für 100+ Dokumente auf einmal ändern

Bei der Ablage in DocuWare wird jedes Dokument mit Metadaten, den so genannten Indexeinträgen, versehen. Doch was tun, wenn ein Eintrag nachträglich geändert werden muss? Hier erfahren Sie, wie Sie dies im Handumdrehen erledigen - für ein einzelnes Dokument oder für mehrere hundert auf einmal.

Indexeinträge zu einem Dokument können z.B. der Dokumenttyp, der Dokumentstatus, der Firmenname, verschiedene Kontaktdaten, die Projektnummer oder jede andere Kategorie sein. Die ursprüngliche Indexierung kann schnell angepasst werden: Egal, ob Sie eine Rechtschreibkorrektur vornehmen, einen Namen ändern oder den Status eines Dokuments manuell von „gültig“ auf „ungültig“ setzen möchten. Einen besonderen Tipp haben wir für Sie, wenn mehr als 100 Dokumente betroffen sind.

Rufen Sie das Dokument auf, für das Sie die Indexierung ändern möchten, und öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag des Dokuments klicken. Wählen Sie dort die Funktion „Indexeinträge ändern“. Dies funktioniert sowohl in den Suchen und Listen als auch in den Aufgaben. Falls Sie die Funktion nicht sehen oder sie ausgegraut ist, haben Sie keine Berechtigung dazu.

Es öffnet sich der Indexdialog, in dem Sie nun alle zum Dokument gehörenden Indexbegriffe sehen und ändern können. Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld und übernehmen Sie den neuen Eintrag aus der Auswahlliste oder mit One Click Indexing. Alternativ können Sie den neuen Eintrag auch über die Tastatur eingeben. Speichern und fertig.

Wenn Sie denselben Indexeintrag für mehrere Dokumente ändern möchten, z. B. weil sich der Projektname geändert hat oder Sie einen Schreibfehler korrigieren möchten, ist dies ebenfalls schnell erledigt.

Führen Sie dazu eine Suche im Archiv durch, die Ihnen die Dokumente anzeigt, bei denen Sie denselben Indexeintrag ändern möchten. Dann markieren Sie die gewünschten Dokumente. Das funktioniert in DocuWare genauso wie in anderen Windows-Anwendungen:

• [Strg +A]: Alle Dokumente markieren
• [Strg + Klick]: Ausgewählte Dokumente markieren
• [Strg + Umstelltaste]: Einen Bereich von Dokumenten in der Ergebnisliste markieren

Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie die Funktion „Mehrere Indexbegriffe ändern“. Oder rufen Sie die Funktion direkt mit dem Tastaturkürzel [Strg+Alt+I] auf. Es öffnet sich folgender Dialog:

Wählen Sie zunächst das Feld aus, in dem der Indexeintrag geändert werden soll. Geben Sie dann den neuen Wert ein. Abschließend klicken Sie auf „Ändern“. Damit wird der neue Indexeintrag für alle Dokumente übernommen.

Mit der oben beschriebenen Methode können maximal 100 Dokumente in einer Ergebnisliste gleichzeitig markiert werden, da weitere Einträge auf einer neuen Seite angezeigt werden (und daher nicht gleichzeitig markiert werden können). Wenn Sie denselben Indexeintrag für mehr als 100 Dokumente ändern möchten, verwenden Sie daher den folgenden Tipp.  

Fügen Sie die Funktion „Indexbegriffe für alle Dokumente ändern“ als Button in die Ergebnisliste ein. Damit entfällt sowohl das Markieren der Dokumente als auch das Aufrufen der Funktion über das Kontextmenü. Und Sie können mit einem Klick direkt die Indexierung für alle Dokumente einer Trefferliste ändern.