14.11.2022
Jede Frist im Blick: Wiedervorlage für Verträge steuern

Verlängern, kündigen, nachverhandeln oder bezahlen: Mit der automatischen Wiedervorlage behalten Sie die Laufzeiten und Fälligkeiten Ihrer Verträge und Abonnements im Blick und leiten rechtzeitig die richtigen Schritte ein.
Das Prinzip der Wiedervorlage ist so einfach wie effektiv: Ein Vertrag erscheint mit ausreichendem Vorlauf in einer Liste fälliger Dokumente. Auf Wunsch erhalten Sie gleichzeitig eine E-Mail-Benachrichtigung. Der auslösende Stichtag wird entweder direkt bei der Ablage gesetzt oder nachträglich auf das Dokument gestempelt.
Wiedervorlage-Workflow in drei Schritten:
Voraussetzung dafür ist, dass der Ablagedialog, mit dem Sie Verträge ablegen, ein Feld enthält, in dem Sie die Fälligkeit terminieren können. Tragen Sie hier das auf dem Dokument angegebene Datum ein:

Außerdem benötigen Sie entsprechende Listen für die fälligen Dokumente. Listen können sehr flexibel konfiguriert werden. In unserem Beispiel ist die Abfrage so definiert, dass fällige Dokumente erinnert werden, sobald ihr Fälligkeitsdatum in den nächsten 30 Tagen liegt; sie wandern dann direkt am jeweiligen Stichtag in die Liste „Fällig heute/Überfällig“. Zusätzlich können Sie die Wiedervorlage mit automatischen E-Mail-Benachrichtigungen kombinieren.

Um die Wiedervorlage abzuschließen oder zu verlängern, verwenden Sie Stempel: Ein Stempel löscht das Fälligkeitsdatum und entfernt das Dokument aus der Liste, sobald alles erledigt ist. Ein anderer ermöglicht es, ein neues Fälligkeitsdatum zu setzen, so dass das Dokument in der Liste bleibt oder wieder erscheint, wenn die Zeit gekommen ist. Auch wenn ein Dokument zunächst ohne Fälligkeitsdatum abgelegt wurde, kann über diesen Stempel die Wiedervorlage gestartet werden.
