18.09.2023

Lassen Sie Ihr Formular für Sie rechnen

Sie wollen bei der Reisekostenabrechnung nicht nur Daten eingeben, sondern auch gleich wissen, mit welcher Erstattung Sie rechnen können? - Kein Problem, denn DocuWare Forms rechnet parallel zu Ihren Eingaben.

Seit der DocuWare-Version 7.8 können DocuWare-Formulare rechnen bzw. automatische Berechnungen in Zahlenfeldern hinterlegt werden. So werden beispielsweise Benutzereingaben automatisch addiert und die Summe der einzelnen Beträge direkt während der Eingabe in einem zusätzlichen Read-Only-Feld angezeigt. Neben Feldeingaben können auch Festwerte zur Berechnung verwendet werden, als Operatoren stehen die vier Grundrechenarten und Klammern zur Verfügung.

Anwendungsszenario Reisekostenabrechnung

Beispiel für ein Reisekostenformular: In den rot markierten Feldern werden die Ergebnisse der hinterlegten Berechnungen angezeigt

In einem Reisekostenformular gibt der Mitarbeiter die Anzahl der gefahrenen Kilometer ein. In einem weiteren Feld wird sofort angezeigt, mit welchem Erstattungsbetrag er rechnen kann. Dazu wird im Hintergrund die eingegebene Kilometerzahl mit dem Kilometererstattungsbetrag als festem Wert multipliziert.

Zusätzlich gibt der Mitarbeiter die Beträge der sonstigen Ausgaben während der Dienstreise ein. Alle diese Beträge und die Kilometerpauschale werden im Hintergrund addiert und die Summe zur Information angezeigt. Die Gesamtsumme wird zusätzlich in ein Indexfeld übertragen und steht somit direkt für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. So kann z.B. im Workflow der Erstattungsantrag ab einem bestimmten Betrag an zwei Personen zur Freigabe weitergeleitet werden.

Die neue Funktion bietet somit nicht nur dem Ausfüllenden Vorteile, sondern kann auch die nachgelagerten Prozesse beschleunigen.

Anwendungsszenario Bestellformular

Praktisch ist die neue Funktion auch im Bestellformular. Hinterlegen Sie für die angebotenen Waren den Einzelpreis, wird bei Angabe der Menge eines Artikels sofort der entsprechende Preis angezeigt. Die Beträge der einzelnen Artikel werden addiert und bei Bedarf noch mit dem Mehrwertsteuersatz multipliziert. Für den Kunden ist damit Transparenz geschaffen und für die Bearbeitung der Bestellung und der zugehörigen Rechnung sind alle Daten bereits im System.

So wird es konfiguriert

Klicken Sie im Formulardesigner in der oberen Menüleiste oder in den Feldeinstellungen auf Berechnungen, um den Formelgenerator zu öffnen.

Formelgenerator für DocuWare Formulare, Beispiel für die Berechnung des Kilometergeldes

Für Formeln stehen Eingaben aus Formularfeldern, feste Werte, die Grundrechenarten und Klammern zur Verfügung. Abschließend geben Sie an, in welchem Formularfeld das Ergebnis angezeigt werden soll.

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