19.02.2024
Mehr Automatisierung mit Tabellenkalkulation in Formularen
Mit den neuen, vielseitigen Tabellenkalkulationsfunktionen von DocuWare Forms können Sie die Anforderungen Ihres Rechnungswesens besser erfüllen und Prozesse beschleunigen. Was alles möglich ist, sehen Sie am Beispiel der Reisekostenabrechnung.
In DocuWare Forms ist es nun möglich, Berechnungen zwischen numerischen Spalten innerhalb einer Tabelle durchzuführen, Spaltensummen über mehrere Tabellen zu bilden und andere numerische Felder des Formulars sowie Festwerte zur Erstellung von Formeln zu verwenden.
Anwendungsfall Reisekostenabrechnung
Lernen Sie die neuen automatischen Berechnungsmöglichkeiten am Beispiel der Reisekostenabrechnung kennen.
Reisekostenformular: Alle Zahlen in den markierten Feldern werden automatisch anhand von Formeln berechnet
Dies sind die zugrundeliegenden Berechnungen:
- Ausgaben während der Reise (Reisedetails): Für jeden Artikel, den der Mitarbeiter eingegeben hat, wird der Einzelpreis mit der Menge multipliziert, um den entsprechenden Gesamtpreis zu erhalten.
- Kilometergeld (Mileage): Für jede zurückgelegte Strecke wird die Erstattung berechnet, indem die Anzahl der Kilometer mit einem festen Satz multipliziert wird, in diesem Beispiel 0,7 Euro pro Kilometer.
- Gesamtkosten (Reimbursement Items Total): Für dieses Feld wird die Summe der Einträge in der Spalte Gesamtpreis aus der ersten Tabelle gebildet.
- Gesamtkilometergeld (Mileage Total): In diesem Feld wird die Summe der einzelnen Kilometergelder angezeigt, d.h. die Einträge aus der Spalte „Total Euro“ der zweiten Tabelle.
- Gesamtbetrag (Total to claim): In diesem Feld wird die Summe der Teilbeträge aus den Feldern 3 und 4 angezeigt.
Automatische Berechnungen sind sowohl für den Mitarbeiter, der das Formular ausfüllt, als auch für den Mitarbeiter der Buchhaltung von Vorteil. Der Antragsteller erhält die Berechnungsergebnisse direkt zur Information, die Buchhaltung spart wertvolle Zeit und vermeidet das Risiko manueller Rechenfehler.
Und da alle berechneten Werte als Indexeinträge verwendet werden können, können sie auch zur Prozesssteuerung genutzt werden. Beträgt beispielsweise die Gesamtsumme eines Reisekostenantrags mehr als 1.000 Euro, wird der Antrag automatisch nicht nur an den Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet, sondern auch an die zuständige Person in der Personalabteilung.
So geht’s: Konfiguration der Berechnungen
Tabellenkalkulation
Zunächst wird eine Berechnung in einer Tabelle benötigt. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Tabelle mit mehreren numerischen Spalten.
Klicken Sie im Dialogfeld Feldberechnungen auf „Neu hinzufügen“, wählen dann „Tabellenberechnung“ und im Folgenden die Tabelle aus, für die Sie eine Formel erstellen möchten.
In diesen Formeln können Spalten aus der Tabelle und feste Werte verwendet werden. Die Berechnung kann nur Elemente aus dieser Tabelle verwenden und das Ergebnis wird in dieser Tabelle angezeigt.
Auf der Designer-Oberfläche sehen Sie einen Platzhalter mit dem Namen der Formel, der als Indikator dafür dient, dass das Ergebnis der Formel hier angezeigt wird. Im veröffentlichten Formular ist die Ergebnisspalte schreibgeschützt, d.h. es kann nichts eingetragen werden.
Formularberechnung
Die Berechnung innerhalb einer Tabelle reicht nicht aus, um die Reisekostenabrechnung abzudecken. Vielleicht möchten Sie die Summe der Spalte indizieren oder den Wert für andere Zwecke verwenden.
Wenn Sie alle wichtigen Tabellenspalten und numerischen Felder im Formular eingerichtet haben, navigieren Sie einfach zu „Berechnungen“ > „Neu hinzufügen“ > „Formularberechnung“, um auf den Formelgenerator zuzugreifen.
Auf der Oberfläche des Formelgenerators finden Sie eine Reihe von numerischen Feldern und numerischen Spaltensummen als Formularelemente. Ordnen Sie Ihre Formel einfach an, indem Sie diese Elemente per Drag & Drop in den dafür vorgesehenen Formelbereich ziehen. Denken Sie daran, ein bestimmtes numerisches Feld auszuwählen, um das Ergebnis der Berechnung anzuzeigen. Dadurch wird es automatisch schreibgeschützt.
Diese neue Erweiterung bringt viel Flexibilität in Ihre Formulare. Wie das obige Beispiel zeigt, können Sie mit der Formel „Spaltensumme*1“ automatisch die Summe einer Spalte außerhalb der Tabelle in einem numerischen Feld darstellen. Dies erleichtert auch die Indizierung und eröffnet die Möglichkeit, diesen Wert in anderen Formeln zu verwenden.