11.12.2023

Mit Bestellanforderungen den Rechnungsprozess effizienter machen

Mehr Kostenkontrolle gewünscht? Eine dem Rechnungsprozess vorgeschaltete Bestellanforderung stellt sicher, dass die Ausgaben innerhalb des Budgets bleiben und die Buchhaltungsprozesse optimiert werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das Zusammenspiel von Beschaffungs- und Abrechnungsprozessen die Effizienz steigern kann.

Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung - kurz BANF - ist der Beginn eines strukturierten Beschaffungsprozesses. Sie dient dazu, alle für eine Bestellung notwendigen Informationen zu sammeln und zur Genehmigung vorzulegen. Dies schafft Transparenz, ermöglicht ein frühzeitiges Kostenmanagement und stellt gleichzeitig sicher, dass nur genehmigte Bestellungen getätigt werden.

Web-Formular für Bestellanforderung

Bestellanforderungen lassen sich komfortabel über ein DocuWare-Formular bearbeiten, das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über einen Link aufrufen. In diesem Formular werden alle Daten wie Auftraggeber, Abteilung, Kostenstelle, Projektnummer, Lieferant/Dienstleister, benötigte Leistungen oder Artikel mit Artikelnummer, Menge und Preis erfasst. Falls ein Angebot vorliegt, kann dieses ebenfalls angehängt werden. Aber auch Informationen über die gewünschte Zahlungsweise oder ob eine Vorauszahlung erforderlich ist, können mitgeteilt werden.

Genehmigungs-Workflow für Bestellungen

Nach dem Absenden des Formulars startet der Genehmigungs-Workflow. Die Zuständigkeit für die Bestellfreigabe kann dabei von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. In Handelsbetrieben oder größeren Unternehmen liegt die Hauptverantwortung oft bei der Einkaufsabteilung. In kleineren Unternehmen erfolgt die Freigabe durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung. Darüber hinaus kann eine Bestellanforderung mehrere Freigabestufen durchlaufen. In vielen Unternehmen ist auch geregelt, dass eine Freigabe erst ab einer bestimmten Betragsgrenze, z.B. 500 Euro, erforderlich ist.

Der Zusammenhang zwischen Bestellanforderung und Rechnungsverarbeitung

Ein strukturierter Bestellprozess sorgt dafür, dass die nachgelagerte Rechnungsverarbeitung präzise und schnell abläuft. Sobald eine neue Rechnung eingeht, prüft ein DocuWare-Workflow, ob eine Bestellanforderung vorliegt und verknüpft die Dokumente. Aufgrund der bereits erfassten Daten kann die Rechnung ohne Zeitverlust der fachlichen Prüfung zugeordnet oder direkt freigegeben werden. Sind die Rechnungsdaten fehlerhaft oder liegt keine passende Bestellanforderung vor, informiert der Workflow die zuständigen Personen über die anstehenden Aufgaben.

Rechnungsfreigabe durch automatischen Abgleich der Belege

Der Idealfall bei Eingangsrechnungen ist eine automatisierte Verarbeitung, die z.B. das zeitaufwändige manuelle Abhaken von Rechnungspositionen überflüssig macht.  

Möglich wird dies durch einen automatischen Abgleich der Rechnungspositionen mit den Informationen aus Bestellung und Lieferschein. Stimmen die Positionen in allen Belegen überein, wird die Zahlung ohne weitere Freigabeschleifen veranlasst.

Fazit: Von der Bestellung direkt zur Zahlung

Die durchgängige Bearbeitung von der Bestellung bis zur Zahlung, auch Purchase-to-Pay-Prozess genannt, ist eine wichtige Möglichkeit, Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen und gleichzeitig zu optimieren. Die aktuelle DocuWare-Version bietet dafür flexible Möglichkeiten - von der Bestellanforderung mit Tabellenfeldern über deren Genehmigungs-Workflow bis hin zum Abgleich der Rechnung mit verschiedenen Belegen.  

Wenn Sie Ihren Rechnungsprozess in DocuWare um einen Bestellprozess erweitern möchten, berät Sie Ihr DocuWare-Ansprechpartner gerne. Gleiches gilt, wenn Sie den Purchase-to-Pay-Prozess komplett neu einführen möchten, um mehr Transparenz, Kostenkontrolle und Zeitersparnis zu erzielen.

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