13.11.2023

Nachhaltigkeit in Unternehmen: So unterstützt ein DMS

In der heutigen Geschäftswelt, in der Themen wie Umweltschutz und Nachhaltigkeit immer mehr an Bedeutung gewinnen, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, sich mit der Umsetzung nachhaltiger Strategien auseinanderzusetzen. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem kann dabei unterstützen - nicht nur durch die Optimierung von Prozessen oder die Einsparung von Kosten und Ressourcen, sondern auch durch die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Was Nachhaltigkeit im Unternehmenskontext bedeutet, welche Herausforderungen damit verbunden sind und welche Rolle ein DMS dabei spielt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet Nachhaltigkeit für Unternehmen?

Nachhaltigkeit im Unternehmenskontext bedeutet in erster Linie, die drei Säulen Ökologie, soziale Gerechtigkeit und Ökonomie im laufenden Geschäftsbetrieb fest zu verankern. Es geht darum, Ressourcen effizient einzusetzen, Umweltbelastungen zu minimieren und so eine langfristige Wertschöpfung für alle Stakeholder zu sichern. Wie Nachhaltigkeit letztlich gelebt wird, unterscheidet sich jedoch von Unternehmen zu Unternehmen. Manche sind schon aus Tradition nachhaltig. Hier steht der sorgsame Umgang mit Mensch und Natur seit der Unternehmensgründung im Vordergrund. Andere haben sich erst in den letzten Jahren nachhaltig aufgestellt, zum Beispiel durch entsprechende Anlagestrategien.

Wie können Unternehmen nachhaltige Strategien umsetzen?

Wie bereits erwähnt, sind Nachhaltigkeitsstrategien so vielfältig wie die Unternehmenslandschaft selbst. Dennoch gibt es einige bewährte Ansätze für ihre Umsetzung. Dazu gehören

  • Festlegung klarer Ziele und Meilensteine, z. B. Reduzierung von Treibhausgasemissionen, Einsatz erneuerbarer Energien oder Senkung des Wasserverbrauchs
  • die Einführung von Umweltmanagementnormen wie ISO 14001, die Unternehmen dabei unterstützen, Umweltauswirkungen zu ermitteln, zu bewerten und zu kontrollieren, um ihre Umweltleistung zu verbessern
  • Schulungen und Programme zur Förderung des Umweltbewusstseins und -engagements der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Umsetzung von Smart-Working- und Hybrid-Working-Konzepten
  • Effizienzsteigerung in der Lieferkette durch Zusammenarbeit mit Lieferanten mit hohen Umweltstandards  
  • Investitionen in energieeffiziente Technologien und den Einsatz erneuerbarer Energien, um den eigenen Verbrauch und die CO2-Emissionen zu senken
  • Transparente Kommunikation, um das Vertrauen der Stakeholder in die eigenen Nachhaltigkeitsbemühungen zu stärken und Fortschritte zu dokumentieren.

Welche Herausforderungen entstehen bei der Umsetzung nachhaltiger Strategien?

Die Umsetzung von Nachhaltigkeitsstrategien kann für Unternehmen mit verschiedenen Hindernissen verbunden sein. Hier ein Überblick über die häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind.

Anfangskosten und Investitionen:  
Auch wenn sie in der Regel langfristig zu Einsparungen führen, erfordert die Einführung nachhaltiger Praktiken in der Regel neue Investitionen in Technologie, Ausbildung und Prozessoptimierung.  

Änderung der Unternehmenskultur:  
Die Umstellung auf nachhaltige Strategien und eine digitale Arbeitsweise erfordert eine Veränderung der Unternehmenskultur und der Denkweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dies kann bei einigen zu Widerstand und Unsicherheit führen.

Messbarkeit und Berichterstattung:  
Die genaue Messung von Umweltauswirkungen und die Erstellung aussagekräftiger Berichte stellen eine weitere Herausforderung dar, wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, relevante Daten zu erheben, zu verfolgen und entsprechend an Stakeholder zu kommunizieren.

Wettbewerb und Konkurrenzdruck:  
Unternehmen befinden sich häufig in einem Wettbewerbsumfeld, in dem nicht alle Konkurrenten auf Nachhaltigkeit setzen. Dies kann Druck auf die Margen ausüben und die eigene Wettbewerbsfähigkeit stark beeinflussen.

Stakeholder einbeziehen:  
Die Einbindung von Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern in die eigene Nachhaltigkeitsstrategie kann komplex sein und erfordert zudem eine breite Unterstützung.  

Regulatorische Unsicherheiten:
Sich ändernde Umweltvorschriften und -gesetze können für Unternehmen zu Unsicherheiten führen, da sie sich je nach Branche und Standort unterscheiden. Unternehmen sollten sich daher kontinuierlich über neue Vorschriften informieren und sicherstellen, dass sie diese einhalten.  

Kommunikation und Glaubwürdigkeit:  
Nachhaltigkeitsbemühungen müssen authentisch und transparent sein. Sogenanntes "Greenwashing", also die falsche Behauptung von Umweltfreundlichkeit, führt sonst schnell zu Image- und Reputationsschäden.

Welche Rolle spielt eigentlich ein DMS bei der Reduzierung der CO2-Bilanz?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann für die Nachhaltigkeitsstrategie eines Unternehmens einen großen Unterschied machen. Es ermöglicht ein effizientes Dokumentenmanagement, reduziert den Papierverbrauch und erleichtert die Datenerfassung für Umweltkennzahlen. Im Folgenden finden Sie fünf gute Gründe für die Einführung eines DMS:

Reduzierung des Papierverbrauchs
Mit einem DMS können Unternehmen ihre papierbasierten Prozesse digitalisieren. Durch die Einsparung von Papier werden nicht nur Ressourcen geschont, sondern auch Kosten gesenkt. Gleichzeitig eröffnen sich neue Möglichkeiten, Prozesse im gesamten Unternehmen zu optimieren und für mehr Effizienz zu sorgen. Denn: Ein DMS erleichtert die Organisation, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten in digitaler Form. Dadurch entfallen physische Aktenordner und das endlose Blättern und Suchen nach Dokumenten.

Telearbeit fördern und Flexibilität erhöhen
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Mitarbeitende wesentlich flexibler arbeiten. Das Erstellen, Prüfen, Bearbeiten und rechtskonforme Abspeichern von Dokumenten ist ortsunabhängig und jederzeit möglich. Pendeln, hohe Benzinkosten und Umweltbelastungen durch Autofahren gehören damit der Vergangenheit an.

Bessere Zusammenarbeit
Als Teil der digitalen Transformation optimiert ein DMS die Zusammenarbeit und Kommunikation - sowohl im Team und abteilungsübergreifend als auch mit Geschäftspartnern und Kunden.  

Bessere Compliance und Einhaltung von Umweltauflagen
Ein DMS unterstützt die Einhaltung von Umweltvorschriften und -standards, indem es die Dokumentation und Nachverfolgung von Umweltprozessen vereinfacht. Neben der Effizienzsteigerung erfüllen Unternehmen mit einem DMS auch die Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Datensicherheit.

Verbesserte Datenauswertung und Berichterstattung
Ein DMS ermöglicht durch verschiedene Funktionen und Werkzeuge eine einfache Datenerfassung, -verarbeitung und -auswertung. Auf diese Weise können Unternehmen ihre eigene Nachhaltigkeitsleistung und ihre CO2-Emissionen besser verfolgen.

Wie können Unternehmen ihre Nachhaltigkeit messen?

Für den Erfolg der eigenen Nachhaltigkeitsstrategie ist es wichtig, die entsprechenden Maßnahmen anhand spezifischer KPIs (Key Performance Indicators) wie Energieverbrauch, Abfallaufkommen und CO2-Emissionen zu messen und gegebenenfalls zu optimieren. Die Wahl der KPIs hängt von der Art des Unternehmens und seinen Nachhaltigkeitszielen ab. Einige gängige Methoden sind

  • Energieverbrauch und -effizienz
  • Wasserverbrauch
  • Menge an produziertem Abfall und die Effizienz des Abfallmanagements
  • CO2-Emissionen und Treibhausgasemissionen
  • Soziale Kennzahlen wie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die Fluktuationsrate, die Vielfalt im Unternehmen sowie die Einhaltung von Arbeitsrechtsstandards
  • Bewertung der Nachhaltigkeitsleistung von Lieferanten  
  • Effizienz bei der Nutzung von Rohstoffen, Materialien und anderen Ressourcen
  • Standards wie ISO 14001 (Umweltmanagement) oder andere branchenspezifische Zertifizierungen  

Fazit

Nachhaltigkeit in Unternehmen ist heute sowohl aus Verantwortung gegenüber der Umwelt und zukünftigen Generationen als auch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und Marktanforderungen unverzichtbar und dringend erforderlich. Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt Unternehmen dabei, Workflows durchgängig zu optimieren, Smart- und Hybrid-Working-Konzepte zu realisieren und die eigene Nachhaltigkeitsstrategie effizient umzusetzen. Darüber hinaus sollten Unternehmen auf die Förderung digitaler Kompetenzen und den nachhaltigen Umgang mit Ressourcen setzen, um ihren langfristigen Erfolg zu sichern und einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

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