11.01.2023

Neue Schnittstelle: DocuWare Connect to Teams

Moderne Kommunikation gepaart mit sicherer Dokumentenarchivierung und einfachem Dokumentenaustausch: Das ist der Kern der bidirektionalen Schnittstelle zur Microsoft-Plattform. Probieren Sie es aus, bei DocuWare Cloud ist alles inklusive.

Mit der neuen DocuWare-App in Teams archivieren Sie Dokumente aus Chats und Channels sicher in DocuWare. Und Dokumente, die sich bereits in DocuWare befinden, veröffentlichen Sie einfach per Link, um sie mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen.

Das bietet die Integration im Detail:

Von Teams nach DocuWare

Über Microsoft Teams wird nicht nur telefoniert und kurz gechattet, es werden auch immer mehr Dokumente ausgetauscht, die per se in Chats und Channels verstreut sind. Damit diese später auch im Kontext der zugehörigen Geschäftsdokumente und E-Mails einfach wiedergefunden werden können, ist ihre Archivierung ein Muss. Mit der DocuWare-App in Microsoft Teams stehen dafür die Funktionen Ablegen im Archiv und Ablegen im Briefkorb zur Verfügung. Mit wenigen Klicks sind die Dokumente sicher in DocuWare abgelegt und stehen allen berechtigten Anwendern jederzeit und überall zur Verfügung. Auch Workflows können auf Basis der neu archivierten Dokumente gestartet werden.

Bei der Ablage in ein Archiv öffnet sich der DocuWare-Ablagedialog direkt in Microsoft Teams. Mit dem Werkzeug One Click Indexing werden die relevanten Dokumentinhalte mit wenigen Klicks in die Indexfelder übertragen.

Von DocuWare nach Teams

Veröffentlichen Sie archivierte Dokumente per Link direkt aus DocuWare in einem Chat oder in einem Microsoft Teams-Channel, um beispielsweise das Angebot eines Lieferanten in einer Projektgruppe zu teilen. Dazu müssen Sie DocuWare nicht verlassen und die in DocuWare definierten Berechtigungen bleiben erhalten. Denn Sie versenden nicht das Dokument selbst, sondern nur einen Link auf das Dokument, das sicher in DocuWare abgelegt bleibt.

Beim Teilen von archivierten Dokumenten öffnet sich direkt in DocuWare ein Microsoft Teams-Fenster zur Auswahl des Chats oder Channels. Sie können auch direkt eine Nachricht hinzufügen.

Die Teilen-Funktion kam bereits im Frühjahr 2022 mit DocuWare Version 7.6 auf den Markt.

Lizensierung

Connect to Teams steht DocuWare Cloud-Kunden zur Verfügung und ist in allen DocuWare Cloud-Lizenzpaketen enthalten. Nutzern von Microsoft Teams steht die App im Bereich Teams Apps zur Verfügung. Um archivierte Dokumente in Chats und Channels zu posten, muss in der DocuWare-Konfiguration unter Organisationseinstellungen lediglich einmalig die Freigabefunktion für Microsoft Teams aktiviert werden.

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