28.06.2023

Passgenaue Briefkörbe – mit wenigen Klicks erstellt

Benötigen Sie zusätzliche Briefkörbe, um Dokumente effizienter für die Archivierung vorzubereiten? Ob mit oder ohne Intelligente Indexierung - Briefkörbe sind immer schnell hinzugefügt.

In DocuWare Briefkörben bearbeiten, sortieren und heften Sie Dokumente vor der Archivierung. Mindestens einen Briefkorb haben Sie. Je nach Dokumententyp und Zielarchiv weitere Briefkörbe für noch mehr Effizienz. Hier zwei Beispiele:

Beispiel 1: Ein Briefkorb mit Intelligent Indexing und einer ohne

Sie erhalten viele Eingangsrechnungen, manchmal aber auch andere Dokumente. Für die Eingangsrechnungen nutzen Sie einen Briefkorb, für den Intelligent Indexing aktiviert ist, so dass die Rechnungsdaten direkt an DocuWare übergeben werden und die Ablage im Rechnungsarchiv im Handumdrehen erledigt ist. Weitere Geschäftsdokumente wie Verträge oder Leistungsverzeichnisse sollen in anderen Archiven abgelegt werden. Zur besseren Übersicht sollten diese Dokumente nicht mit den Rechnungen in einem Briefkorb gemischt, sondern in einem separaten Briefkorb abgelegt werden. Für diesen sollte die intelligente Verschlagwortung nicht aktiviert werden, da das Tool vor allem bei einheitlich strukturierten Dokumenten eine große Unterstützung bietet.

Beispiel 2: Ein Briefkorb pro Archiv

Organisieren Sie Ihre Dokumente effizient: Insbesondere wenn Sie viele Dokumente in verschiedenen Archiven ablegen, empfehlen wir Ihnen, pro Archiv einen Briefkorb anzulegen. So können Sie die Dokumente im jeweiligen Briefkorb optimal für die Archivierung vorbereiten. Für eine effiziente Zuordnung geben Sie jedem Briefkorb einen aussagekräftigen Namen und wählen in den Briefkorb-Einstellungen die gleiche Farbe wie das Archiv sowie dieses Archiv als Standardziel.

So erstellen Sie einen Briefkorb

Öffnen Sie im DocuWare-Client über das Hauptmenü (Klick auf Ihren Benutzernamen) den Bereich „Profil & Einstellungen“ und wechseln Sie dort auf den Reiter „Briefkörbe“. Hier sehen Sie alle Briefkörbe, die Sie nutzen dürfen. Ein durchgestrichenes Auge bei einem Briefkorb bedeutet, dass der Briefkorb im Web Client momentan nicht angezeigt wird. Klicken Sie auf das Auge, um den Briefkorb wieder anzuzeigen.

Bei „Profil & Einstellungen“ sehen Sie, welche Briefkörbe Sie benutze dürfen und ob Sie das Recht haben, Briefkörbe selbst zu erstellen.

Wenn Sie den Link „Klicken Sie hier, um Ihre Briefkörbe zu konfigurieren“ in Ihrem Dialog sehen, wie im Screenshot oben, können Sie Ihre Briefkörbe selbst konfigurieren. Andernfalls wenden Sie sich bitte an Ihr Admin-Team.

Über den genannten Link gelangen Sie in die Briefkorb-Konfiguration. Für einen neuen Briefkorb sind im Wesentlichen nur drei Einstellungen erforderlich:

1. Name: Geben Sie dem Briefkorb einen aussagekräftigen Namen. Unter diesem Namen wird er auch im Web Client angezeigt.


2. Farbe: Wenn Sie im Briefkorb Dokumente für ein bestimmtes Archiv vorbereiten möchten, empfehlen wir, die Farbe des entsprechenden Archivs zu wählen. Dies macht die Arbeit im Web Client übersichtlicher. Ansonsten bleibt es Ihrem Geschmack überlassen.


3. Archiv: Einem Briefkorb muss immer ein Archiv zugeordnet sein. Beim manuellen Ablegen von Dokumenten aus dem Briefkorb können Sie aber auch ein anderes, zum jeweiligen Dokument passendes Archiv auswählen.

Ein neuer Briefkorb ist mit nur wenigen Angaben erstellt

Hinweise zu den anderen Optionen:

Intelligent Indexing kann hier nur ausgewählt werden, wenn das Tool für das angegebene Archiv aktiviert ist. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an Ihr Admin-Team.

Rechte: Für den Ersteller eines Briefkorbs sind Benutzer- und Administratorrechte direkt aktiviert. Legen Sie als Administrator einen Briefkorb für einen anderen Benutzer an, erteilen Sie diesem die Nutzungsrechte und deaktivieren Sie diese für sich selbst.

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