Reisekosten abrechnen: Schnell und einfach im Workflow

Entlasten Sie Buchhaltung und Personalabteilung und automatisieren Sie die Reisekostenabrechnung. Mit DocuWare binden Sie alle Beteiligten in einen Workflow ein, der den Prozess beschleunigt, repetitive Aufgaben reduziert und die Zufriedenheit im Team steigert.

Die Reisekostenabrechnung ist in Unternehmen oft noch mit zu viel Aufwand verbunden. Mit DocuWare gestalten Sie den Prozess für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kostenstellenverantwortliche und die Buchhaltung schnell und einfach.

Angenommen, Manager Thomas Sanders ist auf dem Rückweg von einem Geschäftstermin. Noch im Zug beginnt er mit der Reisekostenabrechnung: Mit seinem Smartphone scannt er alle Belege für Hotel, Verpflegung und Fahrtkosten ein.

Dann füllt er mit wenigen Klicks das Reisekostenformular aus, das ihm die Buchhaltung webbasiert auf seinem Smartphone oder Laptop zur Verfügung gestellt hat. Es gibt ihm klar vor, welche Angaben er machen muss, zum Beispiel welche Mahlzeiten in Rechnung gestellt werden. Auslagen wie Taxi- oder Kilometerkosten werden direkt im Formular hinzugefügt.

Dann lädt Sanders seine eingescannten Belege in das Formular. Mit einem Klick schickt er es ab - und damit hat er einen Workflow in Gang gesetzt. Die Pauschalen, die sich nach der Dauer der Reise richten, werden nun automatisch berechnet. Schon am nächsten Tag erhält Thomas Sanders eine E-Mail, in der ihm die Buchhaltung den Gesamtbetrag mitteilt, den er erstattet bekommt.

Das geht für Sanders so schnell und unkompliziert, weil sein Vorgesetzter den Reisekostenantrag automatisch als Workflow-Aufgabe erhalten hat und mit DocuWare Stempel im Handumdrehen freigeben konnte. Anschließend wurde die Aufgabe automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet.

Ausgangspunkt für die Reisekostenabrechnung mit DocuWare ist immer ein mit DocuWare Forms erstelltes Formular, das der Mitarbeiter ausfüllt. Alle weiteren Schritte werden automatisch per Workflow gesteuert. Sobald die Belege erfasst sind, sind also nur noch diese Schritte notwendig, die hier anhand unseres Beispiels erläutert werden:

1. Formular ausfüllen und Belege hochladen.
Im Browser füllt Sanders das Reisekostenformular aus und sendet es ab, damit geht sein Reisekostenantrag als Aufgabe an seinen Vorgesetzten.

2. Reisekostenantrag prüfen und freigeben
Die Vorgesetzte prüft die Angaben und gibt die Reisekostenabrechnung per Klick frei, so dass die Reisekostenabrechnung als Aufgabe an die Buchhaltung geht.

Aufgabe der Vorgesetzten im Web Client

3. Betrag buchen und bezahlen
Die Buchhaltung bucht den Betrag und veranlasst die Zahlung. Sanders wird automatisch per E-Mail über den Gesamtbetrag der Rückerstattung informiert. Das war's.

Wenn Sie ein Reisekostenabrechnungsprogramm einsetzen, können die Daten je nach Lösung auch an DocuWare übergeben werden. Je nachdem, mit welchem Reisekostenprogramm Sie arbeiten, stehen Ihnen mit DocuWare verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie beispielsweise einen Webservice nutzen oder eine Datenbank anbinden.

Mit DocuWare Cloud stehen Ihnen alle Funktionen für die Reisekostenabrechnung wie beschrieben zur Verfügung. Wenn Sie mit einem lokal installierten DocuWare-System arbeiten, benötigen Sie Lizenzen für DocuWare Forms und Workflow Manager.