16.08.2023

Richtig scannen für optimale Texterkennung

Um Papierdokumente optimal für den Import in DocuWare zu scannen, sollten Sie die richtigen Einstellungen an Ihrem Gerät wählen. Das erspart aufwendige Nacharbeiten und beschleunigt die korrekte Ablage und Verschlagwortung in DocuWare.

Viele Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge kommen noch auf Papier ins Unternehmen und werden zentral eingescannt, bevor sie als digitale Dokumente in DocuWare landen. Dies geschieht in der Regel an einem Netzwerkgerät, an dem Sie die Scanqualität detailliert einstellen und so Erfassungsfehler vermeiden können. Bei optimaler Einstellung lassen sich Daten, beispielsweise aus Rechnungen, nahezu fehlerfrei auslesen.

Das ist nicht nur für die Erstindizierung bei der Archivierung Ihrer Dokumente wichtig, sondern auch für nachgelagerte Prozesse, etwa wenn Sie Rechnungspositionen automatisch mit Lieferschein und Bestellung abgleichen möchten. Oft genügt es, an ein paar Schrauben zu drehen, um die Scanqualität deutlich zu verbessern. Hier einige Tipps.

Welches Dateiformat für welchen Zweck?

Was soll mit dem gescannten, also digitalisierten Dokument geschehen? Die Antwort auf diese Frage ist entscheidend für die Wahl des Dateiformats.

Daten auslesen PDF oder PDF/A
Beim Import liest DocuWare Daten aus Dokumenten wie Rechnungen aus, um sie für die Indizierung und oft auch in Workflows zu verwenden. Dabei kann es sich um Text oder auch Barcodes handeln.

Reine Archivierung: PDF, PDF/A, PNG, JPEG, TIFF und weitere Formate
Andere Dokumente, wie z. B. Pläne, werden wiederum nur in DocuWare archiviert und sollen lediglich im DocuWare-Client angezeigt oder als E-Mail-Anhang versendet werden können. In diesem Fall können Sie ein beliebiges Format wählen. Damit auch diese Dokumente gut angezeigt werden können, wählen Sie eine geeignete Scanqualität.

Das Geschäftsumfeld bestimmt den Farbmodus

Die Farbeinstellung wird von Ihrem Unternehmen vorgegeben. So kann der Modus „Farbe“ sinnvoll sein, wenn Verträge nach einem Rechtesystem mit unterschiedlichen Stiftfarben unterschrieben werden oder wenn Pläne mit einem Farbschema digitalisiert werden. Für Rechnungen und Lieferscheine genügt in der Regel die speicherplatzsparende Einstellung Schwarzweiß oder Graustufen.

Die Auflösung oder was „dpi“ bedeutet

DocuWare kann Ihre Dokumente am besten indexieren, wenn die Auflösung beim Scannen optimal eingestellt ist. Damit ist die Punktdichte der Datei gemeint, gemessen in dpi, „dots per inch“. Wir empfehlen eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Bei einem niedrigeren Wert kann es leicht zu Fehlern bei der Zeichenerkennung (OCR) kommen. Beispielsweise kann statt „I“ ein „i“ oder „!“ oder statt „w“ ein doppeltes „v“ gelesen werden.

Je nach Farbmodus sind unterschiedliche dpi-Werte empfehlenswert: Für Schwarz-Weiß-Scans 300 oder 400 dpi, für Graustufen- und Farbscans reichen oft 150 bis 300 dpi.

Wie Schriftgröße und Auflösung zusammenspielen

Auch die Schriftgröße des Dokuments sollte beachtet werden, da sie in Wechselwirkung mit der Auflösung beim Scannen steht. Als Faustregel gilt: Je kleiner die Schrift, desto höher die Auflösung.

Schwarzweiß-Modus: Die Zeichenfolge „Ilti“ ist erst ab 300 dpi genau zu erkennen.
Graustufen-Modus: Schon bei 100 dpi sind die Zeichen gut erkennbar, aber es sind noch Bildinformationen, wie hier die Papierstruktur, enthalten. Diese vergrößern die Datei und nehmen unnötig Speicherplatz in Anspruch. Der Schwarz-Weiß-Modus kann daher bei gleicher dpi-Zahl überlegen sein, da er weniger Speicherplatz benötigt.

Beste Datenqualität, beste Prozesse in DocuWare

Achten Sie beim Scannen auf die richtigen Einstellungen, um eine optimale Datenqualität Ihrer Dokumente zu gewährleisten. So sparen Sie Zeit und Geld, das Scannen geht schneller und Ihre Prozesse mit DocuWare laufen wie am Schnürchen.

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