03.05.2023
So machen Sie DocuWare zur Datenzentrale für alle Abteilungen
Um Prozesse zu automatisieren, benötigt man in der Regel Daten aus mehreren Abteilungen. Dort ist jedoch unterschiedliche Software im Einsatz. Kein Problem mit DocuWare, denn damit führen Sie alle Informationen zentral zusammen und machen sie für Ihre Prozesse und Workflows nutzbar.
Ihr Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichen Systemen, möchte aber die Daten zusammenführen, um noch mehr Prozesse zu automatisieren? DocuWare steht bereit - nutzen Sie sein volles Potenzial als Ihre Daten- und Dokumentenzentrale. Lassen Sie es mit Ihrem CRM-, ERP- oder FiBu-System sprechen oder integrieren Sie es in Ihre HR-Software.
CRM-Stammdaten abgleichen
Gleichen Sie beispielsweise die Firmenstammdaten aus Ihrem CRM mit DocuWare ab. So sind die Informationen in allen beteiligten Systemen immer auf dem neuesten Stand und bei der Recherche im Archiv werden immer die richtigen Daten zu den Dokumenten angezeigt. Mit dem passenden Konnektor für Ihr CRM können Sie dies ganz einfach einrichten.
Halten Sie Ihre FiBu auf dem Laufenden
DocuWare kann Ihr Finanzbuchhaltungssystem benachrichtigen, sobald eine Rechnung geprüft und der Belegstatus auf "freigegeben" gesetzt wurde. Das FiBu-System synchronisiert dann den Belegstatus und gibt die Rechnung in den Zahlungsverkehr. Dies geschieht durch regelmäßige automatische Benachrichtigungen zwischen den Systemen, sobald Dokumente im Archiv neu abgelegt werden oder sich die zugehörigen Indexdaten ändern. Andere Anwendungen im Unternehmen können darauf reagieren, ihre Datenbestände synchronisieren oder Aktionen und Workflows auslösen.
Sie können auch Ihr Finanzbuchhaltungssystem oder CRM per Webservice in Workflows einbinden und so Daten zwischen den Systemen austauschen. Auf diese Weise können Sie über Ihre Workflows Informationen in anderen Anwendungen anlegen, aktualisieren oder löschen. Umgekehrt können Sie Daten aus anderen Anwendungen in Ihren Workflows verwenden.
Indexdaten exportieren und in der Finanzbuchhaltung nutzen
Nutzen Sie die Indexdaten Ihrer Dokumente effizient für Ihre Finanzbuchhaltung. Mit DocuWare Export passen Sie die Daten exakt an die Konventionen an, die Ihr System für den Import und die Weiterverarbeitung vorsieht.
Rechnungspositionen mit einem Klick übertragen
Oder umgekehrt: Sie benötigen für Ihre Splitbuchungen alle Rechnungspositionen in DocuWare? Die intelligente Verschlagwortung überträgt auf Knopfdruck den kompletten Rechnungsinhalt in die passende DocuWare-Index-Tabelle. Bei der Splitbuchung werden einzelne Positionen bei Bedarf unterschiedlichen Kostenstellen zugeordnet, der Freigabeprozess aufgeteilt und schließlich die Rechnung entsprechend gebucht.
HR-Abteilung direkt mit DocuWare verbinden
Integrieren Sie DocuWare Personalakten und greifen Sie direkt aus Ihrer HR-Software auf Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise, Urlaubs- und Krankmeldungen, Bonusvereinbarungen oder allgemeine Korrespondenz zu. Mit der DocuWare-Integration müssen HR-Mitarbeiter ihre führende Anwendung nicht verlassen, um im HR-Archiv zu recherchieren.
Mit Smart Connect lässt sich die Suche in wenigen Schritten effizient konfigurieren. Smart Connect ermöglicht es, Suchbuttons in die Oberfläche eines beliebigen Systems einzubinden. Ein Klick auf den Button liefert dann genau das oder die Dokumente, die zu einem Vorgang gehören. So können Sie beispielsweise direkt aus dem HR-System alle Dokumente zu einer Personalnummer aufrufen.
Daten und Dokumente mit anderen Cloud-Anwendungen austauschen
Mit den DocuWare iPaaS-Konnektoren tauschen Sie Daten und Dokumente mit über 1.000 anderen Cloud-Anwendungen aus. So lassen sich beispielsweise Buchhaltungsdaten synchronisieren: Wenn Ihre Rechnungen in DocuWare archiviert sind und die Rechnungsprüfung in DocuWare durchlaufen haben, werden die Informationen automatisch an die ERP- oder Fibu-Software übergeben. Oder Sie gleichen Bestellanforderungen ab. Sie erfassen und archivieren die Anfragen über DocuWare-Formulare. Zur weiteren Bearbeitung werden diese Daten an das ERP übergeben.
Über zahlreiche weitere Konnektoren und Integrationen interagiert DocuWare mit allen gängigen Business-Applikationen, um Daten und Dokumente zentral für Sie zu verwalten.