Transparenter Lebenszyklus Ihrer Dokumente

Sie möchten wissen, was mit einem Dokument geschehen ist? Wer hat es freigegeben oder zuletzt heruntergeladen? Mit DocuWare sind diese Informationen mit wenigen Klicks zur Hand.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind zwei wesentliche Vorteile von DocuWare. Alles, was mit einem Dokument geschieht, ist sichtbar. Und zwar unabhängig davon, ob es einen Workflow durchläuft oder „nur“ archiviert wird.

DocuWare bietet dreifache Transparenz durch:

1.    Stempel und andere Anmerkungen auf dem Dokument
2.    Workflow-Historie
3.    Dokument-Historie

Viele Zusatzinformationen zu einem Dokument sind direkt im Viewer sichtbar. Anmerkungen und Stempel, die im Rahmen von Workflows oder individuell gesetzt wurden, werden in sogenannten Anmerkungsebenen gespeichert. Bei einer Rechnung, die einen Freigabe-Workflow durchlaufen hat, ist anhand der Workflow-Stempel auf den ersten Blick ersichtlich, wer die Rechnung freigegeben hat und auf welche Kostenstelle sie gebucht wurde.

Bei einem Vertragsentwurf sind Anmerkungen durch Markierungen, Textboxen oder ähnliches direkt erkennbar. Nach Absprache können verschiedene Personen jeweils eigene Farben verwenden, so dass sofort klar ist, wer was kommentiert hat.

Rechnung mit Workflow-Stempel und weiteren Anmerkungen

Für Dokumente, die einen Workflow durchlaufen haben, gibt es zusätzlich eine tabellarische Übersicht der durchlaufenen Workflow-Schritte. Hier werden neben Beginn und Ende des Workflows alle Aktivitäten der Benutzer mit Namen, Ergebnis und Datum inklusive Uhrzeit aufgelistet. Durch Anklicken eines Eintrags in der Liste werden Details zum Workflow-Schritt angezeigt.

Neben den Workflow-Schritten mit Benutzerinteraktion können in der Historie auch die automatischen Aktivitäten angezeigt werden.

So öffnen Sie die Workflow-Historie: Wählen Sie für ein Dokument in der Ergebnisliste den Kontextmenüeintrag „Historie“ und dann den Reiter „Workflow“. In der Aufgabenliste öffnen Sie die Historie über den Kontextmenüeintrag „Workflow-Historie öffnen“.

Die Dokumentenhistorie listet alle Ereignisse seit der Archivierung auf: Wer hat das Dokument wann im Archiv abgelegt, wer hat wann welche Indexeinträge geändert? Wer hat das Dokument wann im Viewer geöffnet, es per E-Mail verschickt oder im Viewer mit Anmerkungen versehen? Alles ist hier ersichtlich.

So öffnen Sie die Dokumenthistorie: Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments, z. B. innerhalb der Trefferliste, auf den Eintrag „Historie“ und dann auf den Reiter „Dokument“. Sie benötigen das Archivierungsrecht „Dokumenthistorie anzeigen“, das im vordefinierten Archivprofil „Eigentümer“ enthalten ist.

Neben den Dokumentenereignissen werden auch alle Aktivitäten auf Archiv-, Organisations- und Systemebene protokolliert. Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit wird bei DocuWare groß geschrieben.