17.07.2023

Übersichtliche Projektakten mühelos anlegen und pflegen

Alle Dokumente zu einem Vorgang sofort griffbereit zu haben, ist einfach. Dazu müssen Sie sie weder kopieren noch mehrfach ablegen. Denn in DocuWare entstehen und füllen sich Projektakten fast wie von selbst.

Vielleicht kennen Sie das: Von der ersten Besprechung bis zum Abschluss eines Projektes fallen zahlreiche Dokumente an, die über Wochen und Monate jongliert, bearbeitet, geprüft, freigegeben und ausgetauscht werden. Briefe, Protokolle, Angebote, Rechnungen und Verträge sammeln sich in unterschiedlichen Ordnerstrukturen, E-Mail-Postfächern, Laufwerken oder Klarsichtfolien - oft sogar doppelt und dreifach abgelegt von verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichen.

Vermeiden Sie solche Informationssilos, indem Sie projektbezogene Dokumente zentral in DocuWare ablegen, bearbeiten und wiederfinden. Dazu benötigen Sie lediglich ein Ordnungskriterium, das bei der Ablage die Verbindung zwischen den Dokumenten herstellt: zum Beispiel das Indexfeld „Projekt“, „Vorgangsnummer“ oder „Kunde“ - je nachdem, mit welchen Kategorien Sie arbeiten. Dieses Indexfeld wird in allen relevanten Ablage- und Suchdialogen ergänzt und ermöglicht so auf einfache Weise den projektbezogenen Zugriff auf Dokumente, ohne die gewohnten Ablagestrukturen ändern zu müssen:

Dokumente bei der Ablage einem Projekt zuordnen...

Dokumente projektbezogen aufrufen.

Ordneransicht für Projektakten

Ideal für die projektbezogene Ablage und Recherche ist zudem der Zugriff über eine flexibel definierbare Ordneransicht in DocuWare. Als erste Ordnerebene dient der jeweilige Eintrag im Indexfeld „Projekt“. Als nächste Unterebene bietet sich beispielsweise die Dokumentart an. Über welche und wie viele Indexfelder Sie die Struktur Ihrer Projektmappen definieren, ist frei konfigurierbar.

Zugriff auf Projektakten über eine Ordneransicht...

Beispiel für die zweite Ordnerebene in der Projektakte.  

Ordner, die sich selbst anlegen

Besonders praktisch: Sobald Sie das erste Dokument zu einem neuen Projekt ablegen, wird automatisch der Ordner für das neue Projekt angelegt. Die darin enthaltenen Unterordner entsprechen allen Dokumenttypen, die Sie zu diesem Projekt ablegen. Angenommen, Sie haben bisher Briefe, Angebote, Verträge und Protokolle zu den Projekten Alpha, Beta und Gamma in DocuWare abgelegt, so sehen Sie im Ordnerbereich die Projektmappen Alpha, Beta und Gamma und darunter die jeweiligen Ordner Brief, Angebot, Vertrag und Protokoll. Sobald Sie nun beim Ablegen eines Dokuments das Indexfeld „Projekt“ mit Delta füllen, erscheint zusätzlich der Ordner Delta.

Dokumente direkt im Projektordner speichern

In der Ordneransicht können Sie Dokumente nicht nur projektbezogen suchen, sondern auch ablegen. Dazu ziehen Sie diese einfach aus einem Briefkorb, Ihrem Dateisystem oder auch Outlook per Drag & Drop auf den entsprechenden Projektordner oder Unterordner. Sofort öffnet sich der Ablagedialog, in dem die entsprechenden Indexfelder (in unserem Beispiel „Projekt“ und „Dokumententyp“) bereits ausgefüllt sind und Sie weitere Indexeinträge einfach ergänzen können:

Ein Dokument wird per Drag & Drop in der Projektakte abgelegt...

Die entsprechenden Indexfelder im Ablagedialog wurden automatisch gefüllt.  

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