Von Bestellung bis Bezahlung: Neue Version beschleunigt den Einkaufsprozess

Mit dem aktuellen Release machen Sie Ihren Beschaffungsprozess mit DocuWare schneller und robuster: durch erweiterte Gegenprüfungen von Rechnungspositionen, den Abgleich von Tabellendaten aus unterschiedlichen Quellen sowie neue Funktionen für Formulare und XML-Rechnungen.

In DocuWare-Web-Formulare können jetzt auch Tabellen eingefügt werden. Dies vereinfacht die strukturierte Erfassung von Daten und schafft die Grundlage für deren automatisierte Weiterverarbeitung. Im Einkaufsprozess, auch Purchase-to-Pay-Prozess genannt, nutzen Sie dies im Bestellanforderungsformular mit einer Tabelle für die Artikel, die ein Kollege oder eine Kollegin anfordert. Aber auch in anderen Szenarien ist die Neuerung hilfreich, z.B. im Reisekostenformular mit einer Tabelle für die Ausgaben während einer Dienstreise.

Webformular mit Tabelle zur Erfassung gewünschter Artikel bei der Bestellanforderung

Nach der Bestellung kommt die Rechnung ins Haus. Auch bei diesem Dokumenttyp spielen Tabellen in DocuWare eine wichtige Rolle, nämlich um die einzelnen Rechnungspositionen in DocuWare zu übernehmen. Bei Papier- oder PDF-Rechnungen übernimmt dies die Intelligente Indexierung. Neu ist jetzt, dass Sie auch bei XML-Rechnungen die Daten der aufgelisteten Einzelpositionen automatisch in eine DocuWare-Index-Tabelle übertragen können. So ist die Rechnung perfekt für den nachfolgenden Freigabe-Workflow vorbereitet.

Für die automatisierte Rechnungsprüfung können nun die Daten von bis zu 20 Belegen zum Abgleich herangezogen und dabei auch Zahlenwerte addiert werden. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Positionen aus verschiedenen Bestellungen oder Lieferungen in einer Rechnung zusammengefasst werden. Sie rufen die Daten aus allen Bestellungen und/oder Lieferscheinen ab, um sie mit der Rechnung zu vergleichen. Kommt derselbe Artikel in mehreren Bestellungen oder Lieferscheinen vor, werden die einzelnen Mengen addiert.  

Zur Verdeutlichung ein Beispiel:
Es gibt zwei Bestellanforderungen bei einem Lieferanten: Mitarbeiter A bestellt 400 Schrauben, Mitarbeiter B bestellt 600 Schrauben desselben Typs.
Die Lieferung erfolgt in zwei Paketen zu je 500 Schrauben.
Die Rechnung umfasst beide Bestellungen, also 1000 Schrauben.  
Für den automatischen Rechnungsabgleich werden die Mengen der Schrauben pro Belegart addiert, also 400+600=1000 für die Bestellanforderungen und 500+500=1000 für die Lieferscheine.

Da die Mengen in Bestellanforderung, Lieferschein und Rechnung übereinstimmen, kann die Rechnung direkt freigegeben werden.  
Dies funktioniert selbstverständlich auch mit mehreren Artikeln wie z.B. Schrauben, Muttern und Gewindestangen.

Durch Fuzzy Matching, also einen „unscharfen Abgleich“, kann der Datenabgleich auch robust gegenüber kleinen Scan- oder OCR-Fehlern gestaltet werden. So würde beispielsweise die Artikelnummer „S523-A336M5“ aus der Bestellung mit der Artikelnummer „S523-A336MS“ aus der Rechnung bei einer Ähnlichkeit von 95% als übereinstimmend gelten.

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