13.09.2023

Vorkontieren in DocuWare: Schnell erledigt dank Buchungsvorschlag

Digitale Abrechnungsprozesse schaffen Transparenz, minimieren Fehler und verkürzen die Durchlaufzeiten. Buchungen erfolgen kontinuierlich und der lästige Arbeitsstau am Monatsende entfällt. Wie Sie Ihre Buchhaltung mit einer in den Freigabeprozess integrierten Vorkontierung zusätzlich beschleunigen, erfahren Sie hier.

Ein großer Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitung ist die automatische Erfassung der Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum, Belegnummer und Beträge, die dann per Export oder Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können. Die zusätzliche Anreicherung dieser Daten im Verarbeitungsprozess mit weiteren Kontierungsinformationen macht Ihren Prozess noch effizienter und reduziert manuelle Dateneingaben und Fehler auf ein Minimum. Die Kontierung erfolgt dabei komfortabel über ein Tabellenfeld, das direkt in die Workflow-Aufgaben integriert ist:

Kontierung per Auswahlliste und Klick im Dokument

In unserem Beispiel wird die Kontierungsmöglichkeit beim Rechnungsabschluss angezeigt. Sie könnte aber auch bereits in den Freigabeprozess oder sogar in den Ablagedialog integriert werden. Die Beträge und der Buchungstext können mit der Funktion One Click Indexing einfach aus dem Dokument in die Tabelle übernommen werden. Kostenstellen, Konten und Steuerschlüssel wählen Sie über eine Auswahlliste aus - hinterlegt werden können z.B. die Aufwandskonten des Kontenrahmens SKR04 und die codierten Steuerkürzel der DATEV oder beliebige andere.  
Tipp: Ist die Auswahlliste sehr lang, können Sie über eine Sternchensuche im jeweiligen Feld schnell zum gewünschten Eintrag gelangen. Selbstverständlich ist es auch möglich, die Rechnung aufzuteilen und für jeden Teilbetrag eine neue Kontierungszeile hinzuzufügen.

Kontierungsvorschläge nutzen

Noch komfortabler wird die Kontierung durch automatisierte Buchungsvorschläge, die Sie nur noch anpassen oder bestätigen müssen. Dazu kann sich DocuWare beispielsweise die Kontierung der letzten Rechnung eines Lieferanten merken und die Tabelle automatisch füllen. Alternativ ist es auch möglich, für jeden Lieferanten eine feste Vorbelegung der Tabellenfelder zu definieren, die dann standardmäßig eingetragen wird.

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