15.03.2023
Wie von Zauberhand: 5 Ideen für mehr Automatisierung in der Rechnungsprüfung
Digitale Prozesse machen Rechnungsfreigaben schnell und einfach. Viele Schritte laufen fast wie von Geisterhand im Hintergrund ab, denn automatische Workflows verteilen und prüfen Rechnungen nach festen Regeln. Kennen Sie schon alle Möglichkeiten, die Ihnen DocuWare bietet? Lassen Sie sich von unseren 5 Ideen inspirieren.
1. Fehler automatisch erkennen
Stellen Sie sicher, dass nur korrekte und finanzkonforme Rechnungen in Ihre Freigabeprozesse gelangen. Ein digitaler Workflow kann beispielsweise automatisch prüfen, ob wichtige Pflichtangaben wie die Umsatzsteuer auf einer Rechnung vorhanden sind. Er kann ad hoc feststellen, ob die Endbeträge in Bezug auf die ausgewiesene Umsatzsteuer korrekt berechnet wurden oder ob es sich bei einer Rechnung um eine Dublette handelt. Dazu werden die Daten der Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und geprüft, sobald sie im Archiv eintreffen. Stellt der Workflow Fehler fest, erhalten Sie eine Aufgabe und können eingreifen, um die Daten zu korrigieren, eine neue Rechnung anzufordern oder die Verarbeitung abzubrechen.

Fehlerfrei: Dubletten und fehlende Rechnungsdetails werden automatisch erkannt.
2. Rechnungen automatisch zuweisen
Wo früher Freigabemappen von einem Verantwortlichen zum nächsten wanderten, genügt heute ein Mausklick auf die entsprechenden Personen oder Kostenstellengruppen, um Rechnungen zur Freigabe weiterzuleiten. Noch schneller geht es, wenn die Rechnungen eines Lieferanten immer von denselben Personen geprüft werden: Nutzen Sie in diesem Fall die Möglichkeit, feste Prüfer zu definieren und Rechnungen über einen automatischen Workflow an diese zu verteilen. Ein weiteres Plus für schnelle Freigabeprozesse: Sind Prüfer im Urlaub oder verhindert, finden die Rechnungen direkt ihren Weg zum Stellvertreter.

Schnurstracks: Ein Prüfer erhält Rechnungen ohne manuellen Zwischenschritt.
3. Freigaben automatisch durch mehrere Instanzen steuern
Insbesondere Rechnungen mit höheren Beträgen erfordern einen mehrstufigen Freigabeprozess. Diesen können Sie unter anderem über benutzerspezifische Freigabegrenzen steuern: Sobald ein Prüfer eine Rechnung freigibt, die über seinem Limit liegt, wird diese an einen weiteren Prüfer, z.B. den Vorgesetzten, weitergeleitet. Alternativ können Sie auch einen generellen Schwellenwert festlegen, ab dem Rechnungen immer von einer weiteren Instanz, z.B. der Geschäftsleitung, freigegeben werden.
4. Mit vollautomatischer Freigabe direkt zur Buchung
Die schnellste Freigabe erfolgt automatisch. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Rechnungen mit den Daten anderer Dokumente im Archiv verglichen werden. Gibt es z.B. eine passende Bestellung, wird diese als Ticket für die Freigabe verwendet, sofern Bestellnummer und Beträge mit denen der Rechnung übereinstimmen. Natürlich können Sie auch andere oder weitere Dokumente wie Angebot und Bestellung definieren, deren Übereinstimmung mit einer Rechnung deren Freigabe ermöglicht. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Rechnungen bestimmter Lieferanten direkt zur Buchung zu leiten, sofern sie unter einem bestimmten Wert liegen. Diese Form der Freigabe eignet sich z.B. für wiederkehrende Rechnungen, die monatlich in gleicher Höhe eingehen.
5. Automatisch Übersicht behalten und erinnert werden
Ein großer Vorteil der digitalen Bearbeitung ist die Transparenz aller Vorgänge. Anhand von Listen ist auf einen Blick ersichtlich, welche Rechnungen mit welchem Status im Umlauf sind. Sobald sich ein Status ändert, aktualisieren sich die Listen in Echtzeit. Welche Listen Sie nutzen, bestimmen Sie individuell nach Ihren Bedürfnissen. Und wenn Rechnungen nicht fristgerecht bearbeitet werden, mahnt und erinnert der Workflow automatisch.

Alles im Blick: Digitale Listen schaffen Transparenz.
Die Regeln, nach denen Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen automatisieren, lassen sich mit dem DocuWare Workflow Manager und Task Manager flexibel anpassen, wenn sich Prozesse oder Richtlinien ändern. So kann beispielsweise eine mehrstufige Rechnungsfreigabe zunächst uninteressant sein, aber notwendig werden, wenn ein Unternehmen wächst und immer mehr Personen in Freigabeprozesse involviert sind.