Wie Workflow-Automation bei elektronischem Rechnungsaustausch und E-Reporting unterstützt

Immer mehr Staaten verpflichten ihre Unternehmen zum elektronischen Rechnungsaustausch und führen Reportingsysteme ein, über die die Rechnungsdaten an die Finanzbehörden übermittelt werden müssen. Gerade wenn Rechnungen über ein solches E-Reporting-Portal empfangen und/oder versendet werden, hilft ein automatisierter Rechnungsworkflow Kosten zu sparen und die Compliance zu erfüllen.

E-Invoicing-Systeme sind Online-Plattformen, über die so genannte strukturierte Rechnungen ausgestellt, empfangen, bereitgestellt und aufbewahrt werden können. Die Steuerbehörden erhalten dadurch Zugang zu Informationen über die von Unternehmen ausgestellten Rechnungen. Dies trägt zur Betrugsbekämpfung bei.

Eine strukturierte Rechnung ist eine elektronische Rechnung im XML-Format. Sie enthält die gesetzlich vorgeschriebenen Daten in einer festgelegten Datenstruktur. In den meisten Ländern erfassen die E-Rechnungsplattformen nur die Daten von strukturierten Rechnungen, die zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen (B2G) ausgestellt werden. Rechnungen zwischen inländischen und ausländischen Unternehmen werden ebenfalls erfasst. Rechnungen von Unternehmen an Privatkunden werden in der Regel nicht erfasst.

Die Meldesysteme der Finanzbehörden funktionieren grundsätzlich nach zwei verschiedenen Modellen, je nachdem, ob die Rechnungen nur über die staatliche Plattform an den Empfänger weitergeleitet werden (V-Modell wie z.B. in Italien) oder auch über andere autorisierte Stellen (Y-Modell wie z.B. in Frankreich).

In jedem Fall sollten sich Unternehmen mit dem in ihrem Land bestehenden oder zu erwartenden Meldesystem der Finanzbehörden auseinandersetzen. In der EU ist z.B. im Rahmen von „VAT in the Digital Age“ (ViDA) eine einheitliche Umsatzsteuerregistrierung geplant, zu der es länderspezifische Merkblätter gibt.

Doch wozu braucht man Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, wenn man jetzt oder in Zukunft eine Meldeplattform nutzt, in der ohnehin alle Rechnungsdaten gespeichert sind? In welchen Fällen bringt die Workflow-Automatisierung mit DocuWare im Zusammenspiel mit einem E-Reporting-Portal Vorteile?

• Fall 1: In Ihrem Unternehmen gehen monatlich nicht mehr als ca. 100 Rechnungen ein und Sie benötigen pro Rechnung nur eine Freigabe durch eine Abteilung. Hier kann eine Workflow-Automatisierung unterstützen, ist aber nicht zwingend erforderlich.  
• Fall 2: Ihr Unternehmen erhält Hunderte von Rechnungen und der Prozess sieht häufig oder immer mehrere Freigaben durch mehrere Stellen vor. Ab dieser Komplexität ist ein automatisierter Workflow notwendig, um Ihren Prozess zu rationalisieren und gesetzeskonform abzuwickeln.
  Entscheidend ist also immer, wie viele Rechnungen Sie verarbeiten müssen und wie viele Freigabestellen in den Prozess involviert sind.

Sie haben einen DocuWare-Workflow zur elektronischen Rechnungsverarbeitung und ein ERP- oder Buchhaltungssystem im Einsatz. Welches System Sie nun mit der E-Reporting-Plattform kombinieren, hängt von Ihrem Rechnungsworkflow ab.

• Wenn Ihr ERP über eine Integration mit der Plattform verfügt, können Sie es anbinden. Es ruft dann die Daten ab und übergibt sie an die Plattform, während der DocuWare-Workflow die Daten aus dem ERP-System abruft. In diesem Fall ist das ERP-System die erste Anlaufstelle für Rechnungen und sollte daher mit der E-Reporting-Plattform integriert sein.
• Die im System eingehenden Rechnungen werden dann an DocuWare übergeben und durchlaufen dort Indexierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse, oft zusammen mit anderen in DocuWare archivierten Dokumenten. Am Ende dieses Prozesses werden die ergänzten Daten an das ERP-System übergeben, das bereits mit der E-Reporting-Plattform integriert ist.

Hier benötigt das ERP-System in erster Linie die Rechnungsdaten und DocuWare fungiert als zusätzliches Element der Dokumentenverarbeitung. Die ERP-Integration mit DocuWare ist bereits vorhanden.

Verfügt Ihr ERP nicht über eine Integration mit der E-Reporting-Plattform, ist der Rechnungsworkflow in DocuWare direkt mit der E-Reporting-Plattform integriert.

• In DocuWare sind die Prozesse für den Rechnungseingang bereits definiert, die Meldeplattform ist dann nur eine weitere Quelle für den Rechnungseingang.
• Die Rechnungen durchlaufen den Prozess der Indizierung, Prüfung und Freigabe - auch auf Basis anderer Dokumente in DocuWare wie Angebote oder Lieferscheine. Am Ende des Prozesses steht die Übergabe der Daten an das ERP- oder FiBu-System.

In diesem Fall benötigt DocuWare also zunächst die Daten, um sie an das ERP- oder FiBu-System übergeben zu können. Die Integration von DocuWare mit dem ERP-System ist gegeben und es ändert sich nur die Datenmenge.

Unabhängig von der Frage der Integration lohnt sich die Beibehaltung des Rechnungsworkflows mit DocuWare aufgrund des einfachen Zugriffs in DocuWare, insbesondere der Volltextsuche. Hinzu kommen die Querverweise zwischen den Dokumenten. So lassen sich beispielsweise alle Rechnungen aufrufen, die zu einem angezeigten Vertrag gehören. Mit DocuWare als Dokumentenmanagement- und Workflow-System können Sie strukturierte Rechnungen elektronisch empfangen, verarbeiten und schnell auf die Informationen zugreifen.

Für eine E-Reporting-Plattform bzw. die dort verarbeiteten Rechnungen ist keine OCR (Optical Character Recognition) erforderlich. Ihr Unternehmen wird jedoch wahrscheinlich nicht alle Rechnungen über die E-Reporting-Plattform erhalten. Darüber hinaus gibt es eine Reihe weiterer Dokumente, die häufig für die Rechnungsfreigabe benötigt werden, seien es Bestelllisten, Frachtbriefe, Lieferscheine oder Abnahmeprotokolle. Mit DocuWare Intelligent Indexing können Sie die Inhalte und Daten dieser Dokumente in Form von Indexdaten beschreiben und so den Prozess noch effektiver gestalten.

Fazit: Wenn Ihr Unternehmen mehr als etwa hundert Rechnungen pro Monat erhält und mehrere Freigabestellen in den Prozess involviert sind, lohnt sich die Kombination eines automatisierten Rechnungsworkflows mit einem Reporting-Portal.