16.11.2022

Wissensmanagement im Unternehmen ist eine Aufgabe, die jede Organisation ernst nehmen sollte. Denn unstrukturiertes oder an einzelne Mitarbeiter gebundenes Wissen hemmt nicht nur die Produktivität, sondern stellt auch ein entscheidendes Risiko für die Wettbewerbsfähigkeit dar. Wissensmanagement hilft, Know-how aufzubereiten und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Lesen Sie in diesem Beitrag, welchen Nutzen Sie daraus ziehen können und wie Sie es richtig umsetzen.

Wissensmanagement im Unternehmen hat oberste Priorität – doch warum?

Im Alltag stehen uns heute mehr Informationen zur Verfügung als noch vor 20 Jahren. Ob und wann diese Datenflut ihren Zenit erreicht, ist noch nicht absehbar. Für Unternehmen bedeutet dies einerseits eine sehr positive Entwicklung. Denn mit mehr Informationen über Zielgruppen, Märkte und Wettbewerber lassen sich Entscheidungen leichter treffen und Strategien sicherer planen.

Andererseits bringt diese Informationsflut neue Herausforderungen mit sich:

  • Unternehmen müssen noch stärker darauf achten, auf dem aktuellen Wissensstand zu sein, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
  • Es bedarf eines völlig neuen organisatorischen Ansatzes, um Daten, Informationen und Fachwissen sinnvoll strukturiert zur Verfügung zu stellen.

Genau hier setzt das betriebliche Wissensmanagement an. Zusammengefasst erfüllt ein richtig umgesetztes Wissensmanagement folgende Aufgaben:

  • Erleichterung des Wissenserwerbs
  • Horizontaler und vertikaler Wissenstransfer
  • Prozessoptimierung
  • Förderung von Kommunikation, Innovations- und Ideenmanagement
  • Steigerung der Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch schnelle und verständliche Beantwortung von Anfragen
  • Unterstützung der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung der Mitarbeiterrinnen und Mitarbeiter, was wesentlich zu deren Zufriedenheit und Selbstvertrauen beiträgt.

Wissensmanagement entsteht jedoch nicht im luftleeren Raum. Es braucht bestimmte Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, um seinen vollen Nutzen entfalten zu können.

Das braucht gelungenes Wissensmanagement

Wissensmanagement im Unternehmen erfordert zunächst eine Plattform und einen Prozess, der den Austausch von Wissen ermöglicht und Informationen verfügbar macht. In vielen Unternehmen wird dies durch Wissensplattformen, Mentoren und Onboarding-Prozesse realisiert.

Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen helfen, Wissen zu generieren oder langfristig in den Köpfen zu verankern. Idealerweise setzen Unternehmen dabei bereits auf innovative, digitale Weiterbildungskonzepte - denn diese ermöglichen einen nachhaltigeren Wissenserwerb als eine klassische PowerPoint-Präsentation.

All diese Punkte sind von hoher Relevanz. Sie stellen aber nur die Spitze des Eisbergs dar. Denn erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen muss sowohl explizites als auch implizites Wissen berücksichtigen.

  • Explizites Wissen: In Dokumenten und Anweisungen festgehaltenes, „offiziell bekanntes“ Wissen, das leicht weitergegeben werden kann.
  • Implizites Wissen: Erfahrungsbasiertes Wissen, das nicht dokumentiert ist und meist nur im direkten Austausch geteilt wird.

Vor allem langjährige, erfahrene Mitarbeiter verfügen über eine große Menge an implizitem Wissen („tacit knowledge“). Dieses gilt es allen Kolleginnen und Kollegen zugänglich zu machen - am besten, bevor die betreffenden Mitarbeiter möglicherweise das Unternehmen verlassen.

Implizites Wissen verfügbar machen – das SECI-Modell zur umfassenden Wissensorganisation

Die Vermittlung von implizitem Wissen ist keine leichte Aufgabe. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie müssten einem Fahranfänger erklären, woher Sie wissen, wie weit Sie das Lenkrad in einer Kurve einschlagen, wann Sie vom Gas gehen und wann Sie bremsen müssen. All das sind subjektive Faktoren, die man durch jahrelange Fahrpraxis ganz selbstverständlich verinnerlicht hat. Sie basieren jedoch nicht auf einer expliziten Regel, die man sich schnell auf einem Blatt Papier notieren könnte.

Die Wissenschaftler Ikujirō Nonaka und Hirotaka Takeuchi haben mit ihrer Wissensspirale ein Modell geschaffen, das genau dieses Problem adressiert und Transformation ermöglicht.

Das sogenannte SECI-Modell basiert auf vier Phasen, die in einem Kreislauf ineinander greifen und so ein umfassendes Wissensmanagement realisieren können:

  • Sozialisation: Durch Nachahmen, Beobachten und Üben lernt ein Mitarbeiter die Handgriffe seines Kollegen. Er verfügt nun selbst über dieses Wissen, auch wenn es implizit bleibt.
  • Artikulation: Mit Hilfe von Hypothesen, Konzepten, Modellen und Metaphern artikuliert der Mitarbeiter das erworbene Wissen. Reflexionen und Vergleiche helfen, es präzise, korrekt und verständlich aufzuschreiben.
  • Kombinieren: Das niedergeschriebene Wissen wird mit vorhandenem Wissen verglichen und eingeordnet. Je nach Thema kann es auch mit anderem Wissen kombiniert werden, um z.B. Anweisungen zu ergänzen oder zu verbessern.
  • Internalisierung: Nun liegt ein neues Wissenskonzept vor, das im nächsten Schritt in den Alltag überführt werden muss. Das zuvor nur sporadisch verfügbare Wissen ist nun in den Köpfen vieler Mitarbeiter vorhanden und kann umgesetzt werden. Mit der Zeit werden auch diese Mitarbeiter ihre eigenen Tricks und Kniffe beisteuern - das Wissen wird wieder implizit und der Kreislauf beginnt von vorne.

    Sie haben nun einige Informationen darüber erhalten, was Wissensmanagement im Unternehmen bedeutet und was dafür notwendig ist. Lassen Sie uns das in die Praxis umsetzen.

Wissensmanagement im Unternehmen: Umsetzung in der Praxis

Grundlage ist ein Unternehmen, das sich als lernende Organisation versteht. Wenn Mitarbeitern und Führungskräften die Bedeutung von Weiterbildung und Wissensaustausch nicht bewusst ist, nützen auch die besten Prozesse wenig. Die Umsetzung von Wissensmanagement im Unternehmen beginnt daher mit der Schaffung der notwendigen Rahmenbedingungen durch die Führungskräfte.

Schritt 1: Status quo für das Wissensmanagement

In einem ersten Schritt geht es darum, den Status quo zu ermitteln.

  • Wie wird Wissen bisher aufbereitet und verfügbar gemacht?
  • Welches Wissen bzw. welche Kompetenzen müssen transparent gemacht werden?
  • Wer sind die Wissensträger?
  • Stimmen die Rahmenbedingungen – haben die Mitarbeitenden Motivation und Zeit, sich auszutauschen oder weiterzubilden?
  • In welchem Kontext ist Wissenstransfer gefragt – bei der Einarbeitung, bei der Nachfolgeplanung oder generell im Alltag?

Schritt 2: Technische Möglichkeiten bereitstellen

Je größer das Unternehmen, desto mehr Wissen sammelt sich an. Je mehr Wissen vorhanden ist und je komplexer dieses Wissen ist, desto schwieriger wird es, es mit analogen bzw. manuellen Maßnahmen zu verwalten. Um das Wissensmanagement im Unternehmen effizient zu gestalten, liegt es nahe, auf digitale Unterstützung zurückzugreifen.

Diese sollte folgende Funktionen bieten:

  • Zugriff von überall und zu jeder Zeit, so dass der Wissenserwerb auch außerhalb des Büros möglich ist
  • Benutzerverwaltung mit übersichtlicher Klassifizierung des vorhandenen Wissens, um Wissensträger schneller zu finden
  • Zugriffsbeschränkungen für sensible Informationen
  • Gruppierung von Benutzern, um z.B. Mitarbeiter mit bestimmten gleichen Kompetenzen zu identifizieren
  • Unterstützung verschiedener Medien wie Text, Bilder oder Grafiken
  • Dokumentenverwaltung, um Dokumente wie Anleitungen zu digitalisieren und Einträge schnell auffindbar zu machen
  • Versionierung, um Änderungen an Einträgen nachzuvollziehen zu können
  • Statusfunktion, um anzuzeigen, ob neu eingestelltes Wissen von Kollegen/Führungskräften bestätigt wurde

Schritt 3: Strukturen für das Wissensmanagement im Unternehmen etablieren

Erst im dritten Schritt geht es um die konkrete Umsetzung. Damit das Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich ist, braucht es Strukturen für den Wissenstransfer. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter ihr Know-how selbstständig in die Wissensdatenbank einstellen oder bestehende Einträge erweitern, sobald ihnen neues Wissen zur Verfügung steht. Prozesse für den Wissenstransfer sind aber auch:

  • 1-on-1 Paten- und Mentorenprogramme – zum Beispiel zwischen Mitarbeitern verschiedener Generationen und Erfahrungsstufen
  • Treffen, bei denen sich mehrere neue Mitarbeiter regelmäßig mit einem Mentor treffen, um offene Fragen zu klären
  • Weiterbildung und die Qualifizierung einzelner Mitarbeiter zu Wissensvermittlern
  • To-Dos, um das personengebundene Wissen ausscheidender Mitarbeiter rechtzeitig zu sichern

Schritt 4: Wissen auf dem aktuellen Stand halten

Wissensmanagement im Unternehmen ist eine nie abgeschlossene Aufgabe. Gerade in der heutigen Zeit, in der sich vieles sehr schnell ändert, muss das vorhandene Wissen ständig auf seine Aktualität überprüft werden.

  • Welche Einträge in der Wissensplattform sind noch aktuell?
  • Welche müssen überarbeitet, welche gelöscht werden?
  • Und wie sieht es mit dem Know-how der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus? Wer muss zu welchen Themen weitergebildet oder geschult werden?

Fazit: Unternehmen kommen heute nicht mehr um Wissensmanagement herum

Je schneller sich die Anforderungen ändern, desto besser müssen die Strukturen sein, um die Mitarbeiter mit dem notwendigen Wissen auszustatten. Eine digitale Wissensplattform sowie durchdachte Prozesse für den Wissenstransfer sind die besten Mittel, um Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich umzusetzen. Denken Sie immer daran: Wissensmanagement ist ein kontinuierlicher Kreislauf.

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